Hướng dẫn lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng từ A-Z

Dec 26, 2020 | Blog, Đo lường, Quản trị | 0 comments

Câu hỏi đầu tiên với bất kỳ ai khi có dự định kinh doanh nhà hàng chính là “Mở nhà hàng cần bao nhiêu vốn?” Để trả lời được câu hỏi này một cách chính xác nhất, bạn cần một bảng dự toán chi phí mở nhà hàng được xây dựng đầy đủ và chi tiết.

Dự toán chi phí không chỉ là ước lượng một con số về tài chính mà còn là sự phân bổ chi phí như thế nào cho hợp lý. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn từng bước lập nên một bảng dự toán chi phí mở nhà hàng hoàn chỉnh!

1. Chi phí thuê mặt bằng

Khi mở nhà hàng, quán ăn thì yếu tố cần quan tâm hàng đầu chính là tìm kiếm mặt bằng. Vị trí mặt bằng có vai trò quan trọng trong kinh doanh ăn uống. Diện tích phù hợp quy mô, vị trí ở nơi đông khách hàng tiềm năng, giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm, dễ tiếp cận,… là những vấn đề cần lưu ý khi lựa chọn mặt bằng mở nhà hàng. Tuy nhiên một vị trí đẹp thường đi kèm với chi phí cao, do đó bạn cần dự trù một khoản ngân sách hợp lý cho việc thuê mặt bằng để vừa tối ưu kinh doanh vừa phù hợp nguồn vốn.

chi phí mặt bằng mở nhà hàng

Chi phí mặt bằng là yếu tố đầu tiên cần tính đến khi mở nhà hàng

Diện tích cần thiết cho một nhà hàng trung bình khoảng 200m2 với sức phục vụ 200 – 250 khách, bao gồm không gian dành cho khu vực phục vụ khách hàng, khu vực bếp, kho thực phẩm,… Tùy vào quy mô, diện tích, vị trí mặt bằng mà giá thuê mặt bằng cũng khác nhau. Thông thường, khoản ngân sách dành cho mặt bằng chiếm từ 20 – 25% tổng chi phí đầu tư.

Hiện nay, giá thuê mặt bằng ở các quận trung tâm Hà Nội hay Tp. HCM dao động từ 100 – 150 triệu đồng/tháng. Các khu vực khác hoặc tỉnh lẻ, giá thuê từ vài chục triệu đồng mỗi tháng. Khi thuê mặt bằng mở nhà hàng thường sẽ thuê dài hạn (ít nhất từ 2 – 3 năm) để việc kinh doanh đi vào ổn định. Điều này đồng nghĩa với khoản tiền cọc hay các khoản ứng trước khác dành cho thuê mặt bằng ban đầu sẽ khá lớn.

2. Chi phí sửa chữa, thiết kế nội thất

Khi đã có mặt bằng, bạn sẽ cần đầu tư một khoản chi phí dành cho cải tạo, thiết kế không gian nhà hàng và mua sắm đồ nội thất. Khoản phí này lớn hay nhỏ tùy thuộc vào mức độ cải tạo, phong cách thiết kế nhà hàng mà bạn hướng đến. Với các nhà hàng nhỏ không cần thiết kế cầu kỳ nên chi phí thường chỉ từ 10 – 15 triệu đồng, nhưng với các nhà hàng lớn, chi phí dành cho thi công, thiết kế nội thất có thể tới 30 triệu đồng trở lên. Thông thường chi phí sửa chữa, thiết kế nội thất sẽ chiếm từ 5 – 10% tổng chi phí mở nhà hàng.

chi phí thiết kế nội thất nhà hàng

Chi phí thiết kế nhà hàng phụ thuộc vào phong cách mà bạn hướng đến

3. Chi phí mua sắm trang thiết bị

Chiếm một phần lớn trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng chính là khoản đầu tư mua sắm trang thiết bị. Bạn nên lập một danh sách chi tiết các trang thiết bị cần thiết, sau đó liên hệ các nhà cung cấp để nắm rõ hơn về mức giá cho từng loại thiết bị. Phụ thuộc vào số lượng, quy mô và chất lượng sản phẩm mà chi phí sẽ có sự chênh lệch nhất định. Nhìn chung, chi phí dành cho trang thiết bị không nên vượt quá 20% tổng số vốn đầu tư ban đầu.

chi phí trang thiết bị mở nhà hàng

Chi phí trang thiết bị nhà hàng nên chiếm dưới 20% tổng vốn đầu tư

Các trang thiết bị cơ bản trong một nhà hàng thường bao gồm:

  • Trang thiết bị khu vực bếp: Các loại dụng cụ nấu nướng, dụng cụ sơ chế, các thiết bị bảo quản thực phẩm,… Chi phí trang thiết bị dành cho khu vực bếp thường từ 50 – 100 triệu đồng.
  • Trang thiết bị phục vụ khách hàng: Bàn ghế, điều hòa, quạt mát, dụng cụ ăn uống,… Với quy mô nhà hàng từ 100 – 150 khách, bạn sẽ cần từ 25 – 35 bộ bàn ghế. Giá thị trường một bộ bàn ghế gỗ hiện nay trung bình từ 2 – 4 triệu đồng.
  • Trang thiết bị bán hàng: Máy tính tiền, máy in hóa đơn, máy POS ngân hàng,… Chi phí đầu tư cho những thiết bị này khoảng từ 5 – 10 triệu đồng.

Để tiết kiệm khoản chi phí này, bạn có thể mua lại các thiết bị thanh lý từ các nhà hàng sang nhượng. Tuy nhiên bạn nên kiểm tra chất lượng trước khi mua, tránh trường hợp chỉ sử dụng được một thời gian ngắn rồi lại phải tốn kém chi phí sửa chữa hoặc thay mới.

4. Chi phí trang bị phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý nhà hàng được sử dụng ngày càng phổ biến và trở thành một xu hướng tất yếu trong kinh doanh nhà hàng để thay thế cho phương pháp quản lý thủ công, sổ sách ghi tay dễ xảy ra nhầm lẫn, thất thoát. Các phần mềm quản lý bán hàng mang lại hiệu quả đắc lực trong việc tối ưu quy trình vận hành, nâng cao hiệu suất làm việc, quản lý nhà hàng chặt chẽ hơn,… Bởi vậy đầu tư cho phần mềm là điều nên tính đến từ khi lên kế hoạch mở nhà hàng.

chi phí phần mềm nhà hàng

Đầu tư cho phần mềm là cần thiết để vận hành và quản lý nhà hàng chặt chẽ

Có 2 loại phần mềm quản lý nhà hàng phổ biến hiện nay:

  • Phần mềm on-premises: Là phần mềm cài đặt và trả phí trọn gói 1 lần. Loại phần mềm này có độ ổn định cao, dữ liệu được lưu trữ tại chỗ nên bạn không cần lo lắng về vấn đề chia sẻ dữ liệu. Tuy nhiên chi phí đầu tư ban đầu cao hơn và phức tạp trong quá trình triển khai. Giá mua trọn gói một phần mềm trung bình từ 5 – 10 triệu đồng.
  • Phần mềm cloud: Là phần mềm hoạt động trên nền tảng cloud, tính tiền thuê bao theo tháng. Đây là phần mềm được ưa chuộng hiện nay bởi tính linh hoạt, dễ dàng triển khai cùng chi phí đầu tư ban đầu không cao. Nhưng tính ổn định và bảo mật dữ liệu không cao so với phần mềm on-premises. Chi phí dành cho phần mềm quản lý nhà hàng dạng cloud thường dao động từ 100 – 300 nghìn đồng/tháng.

Dựa trên quy mô nhà hàng cũng như nhu cầu quản lý để bạn lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp. Việc chọn đúng phần mềm ngay từ ban đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như khoản chi phí chuyển đổi sau này. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý nhà hàng FABi đang được ưa chuộng hiện nay. Đây là phần mềm dạng cloud, được phát triển bởi iPOS.vn với hơn 10 năm kinh nghiệm trong cung cấp giải pháp công nghệ chuyên biệt cho ngành kinh doanh ăn uống. Bạn có thể liên hệ hotline 1900 4766 để được tư vấn gói phần mềm phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của bạn.

5. Chi phí mua nguyên vật liệu

Để có được lợi nhuận, hầu hết các nhà hàng đều cố gắng duy trì chi phí cost nguyên vật liệu dưới 35% giá bán của món ăn, trong đó con số lý tưởng là từ 20 – 25%. Tùy thuộc mô hình kinh doanh, ví dụ món Á hay món Âu, buffet hay gọi món,… mà chi phí mua nguyên vật liệu sẽ khác nhau. Để cân đối chi phí cũng như có kế hoạch mua nguyên vật liệu hợp lý, bạn nên xây dựng định mức nguyên liệu chặt chẽ cho từng món ăn. Hiện nay một số phần mềm quản lý nhà hàng như phần mềm FABi có tính năng hỗ trợ xây dựng định mức món ăn, tự động trừ kho khi món được bán ra, giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi nguyên vật liệu chính xác và chặt chẽ hơn.

chi phí nguyên liệu mở nhà hàng

Cần cân đối chi phí nguyên vật liệu để kinh doanh có lãi

Ngoài các món ăn thì nhà hàng cũng thường phục vụ thêm một số món đồ uống. Khi lập dự toán chi phí mở nhà hàng thì bạn cũng nên lưu ý đến khoản chi phí này. Với những đồ uống đóng chai có thời hạn sử dụng dài, bạn có thể mua với số lượng lớn để tiết kiệm chi phí.

Khoản chi phí dành cho nguyên vật liệu thường chiếm khoảng 10% tổng vốn đầu tư ban đầu. Bạn nên lựa chọn các nhà cung cấp nguyên vật liệu uy tín để vừa có giá tốt vừa đảm bảo chất lượng. 

6. Chi phí nhân công

Các vị trí nhân viên cơ bản trong một nhà hàng bao gồm: Đầu bếp chính, phụ bếp, nhân viên phục vụ, thu ngân, bảo vệ,… Tùy thuộc vào quy mô nhà hàng để bạn tuyển số lượng nhân viên phù hợp. Hiện nay, lương nhân viên trung bình khoảng 7 triệu đồng/người/tháng, những vị trí như đầu bếp sẽ có mức lương cao hơn. Đối với những vị trí không cần làm việc cố định và không yêu cầu chuyên môn như nhân viên phục vụ, bạn có thể tối ưu chi phí bằng cách tuyển dụng sinh viên làm việc bán thời gian với mức lương từ 15.000đ – 20.000đ/h.

chi phí thuê nhân viên

Lương nhân viên là một khoản chi hàng tháng của nhà hàng

Với đặc trưng nhà hàng là làm việc theo ca, bạn nên có kế hoạch phân bổ số lượng nhân viên các ca phù hợp, đảm bảo đủ nhân viên phục vụ giờ cao điểm, đồng thời tránh lãng phí chi phí nhân sự vào những thời điểm vắng khách.

7. Chi phí marketing

Một nhà hàng mới mở không thể thiếu các hoạt động marketing, truyền thông để thu hút khách hàng và chiếm thị phần của đối thủ trong khu vực. Có rất nhiều hình thức marketing nhà hàng, đơn giản thì là tờ rơi, poster, thực hiện các chương trình khuyến mãi, hơn nữa thì chạy quảng cáo trên mạng xã hội, thuê KOLs, tổ chức các sự kiện,… Trong quá trình lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng, tùy thuộc các hoạt động marketing dự kiến để bạn dự trù ngân sách cho hợp lý.

chi phí marketing

Khuyến mãi là cách nhiều nhà hàng sử dụng để thu hút khách hàng

Nếu bạn thực hiện phát tờ rơi, treo poster/banner quảng cáo,… thì chi phí dành cho việc thiết kế, in ấn và thuê người đi phát sẽ dao động từ 5 – 10 triệu đồng. Nếu bạn muốn tận dụng các website, hội nhóm reviews thì chi phí cho một bài viết từ 5 – 7 triệu đồng. Ngoài ra còn ngân sách dành cho khuyến mãi, chạy quảng cáo,… Trung bình chi phí marketing nhà hàng thường chiếm khoảng 7 – 10% tổng chi phí.

8. Chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh nhà hàng

Để nhà hàng có thể đi vào hoạt động một cách hợp pháp bạn sẽ cần thực hiện đăng ký kinh doanh, xin các loại giấy phép theo đúng quy định hiện hành. Thông thường khi đăng ký kinh doanh nhà hàng bạn sẽ thực hiện đăng ký theo dạng hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp, mỗi loại hình sẽ yêu cầu những giấy tờ, thủ tục khác nhau. Các loại giấy phép cần có khi kinh doanh nhà hàng bao gồm giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm và giấy phép bán lẻ rượu, thuốc lá (nếu nhà hàng có kinh doanh sản phẩm này).

chi phí giấy phép mở nhà hàng

Xin đầy đủ các loại giấy phép để bắt đầu kinh doanh nhà hàng

Chi phí dành cho các loại giấy phép không chiếm nhiều trong tổng chi phí mở nhà hàng của bạn. Hiện nay, lệ phí cấp giấy đăng ký kinh doanh hộ cá thể khoảng 100.000đ/lần, lệ phí cấp giấy vệ sinh an toàn thực phẩm 100.000đ/lần, còn lệ phí đối với giấy phép kinh doanh rượu hoặc thuốc lá là khoảng 200.000đ/lần.

9. Chi phí duy trì và khoản dự phòng khi mở nhà hàng

Thông thường một nhà hàng vừa mở ra sẽ chưa thể có lãi ngay mà thậm chí còn phải bù lỗ. Không ít nhà hàng mở ra chỉ vài tháng rồi phải đóng cửa vì không đủ kinh phí để duy trì. Vì vậy khi lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng, bạn nên có một khoản dự phòng khoảng 10% để duy trì hoạt động kinh doanh trong ít nhất 3 tháng đầu. Khoản chi phí này sẽ phục vụ cho việc trả tiền điện nước, internet, lương nhân viên, thực hiện hoạt động marketing,… và các khoản phí phát sinh khác như các loại thuế phí, khấu hao, sửa chữa trang thiết bị,…

chi phí mở nhà hàng dự phòng

Khoản dự phòng là cần thiết để duy trì hoạt động của nhà hàng trong thời gian đầu chưa có lãi

Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng được xây dựng càng kỹ lưỡng và cụ thể sẽ là cơ sở để bạn xác định mức độ khả thi của kế hoạch kinh doanh cũng như đưa ra phương án chuẩn bị tài chính tốt nhất. Hy vọng rằng những chia sẻ từ FABi sẽ giúp bạn có những bước đi đầu tiên thuận lợi trong sự nghiệp kinh doanh nhà hàng của riêng mình.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN