Đào tạo nhân viên quán cafe và những điều luôn phải ghi nhớ

Apr 3, 2021 | Blog, Nhân sự

Đội ngũ nhân viên phục vụ là yếu tố quan trọng, quyết định sự thành bại của một quán cafe. Họ gần như là điểm mấu chốt trong hành trình tương tác với khách hàng tại quán. Để quy trình làm việc diễn ra trơn tru, các bộ phận kết hợp với nhau ăn ý cả trong lúc vắng và đông khách thì nhân viên phải làm đúng quy trình, khéo léo trong giao tiếp. Vậy làm thế nào để đào tạo nhân viên quán cafe chuyên nghiệp? Dưới đây là những lưu ý bạn luôn phải ghi nhớ!

1. Lựa chọn ứng viên phù hợp 

Trước đây, khi tìm kiếm công việc, ứng viên thường nộp hồ sơ hoặc nhờ giới thiệu rồi vào làm việc, làm không hiệu quả thì nghỉ. Còn bây giờ, hầu hết các công ty, doanh nghiệp và các cơ sở kinh doanh đều yêu cầu ứng viên tham gia vào những buổi phỏng vấn trước. Mục đích của những buổi trao đổi này là để doanh nghiệp tìm người phù hợp, tránh lãng phí thời gian và công sức của hai bên. 

Nhân viên quán cafe

Hãy lựa chọn những nhân viên phù hợp nhất

Mô hình kinh doanh quán cafe cũng không ngoại lệ. Tất cả các vị trí từ nhân viên phục vụ, quản lý, nhân viên pha chế, bảo vệ, hay những vị trí khác trong mô hình cafe lớn như kế toán, marketing, mua hàng,… khi tuyển dụng cần lựa chọn những cá nhân phù hợp. Mỗi một vị trí sẽ có những yêu cầu chuyên môn và kỹ năng riêng để bạn dựa vào đó lựa chọn những người có thể cùng mình đi xa. Ví dụ như nhân viên phục vụ quán cafe, tiêu chí lựa chọn nên là những bạn nhanh nhẹn, tươi tắn, ngoại hình tốt một chút, có sức khỏe. Bởi các bạn là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, những người ảnh hưởng trực tiếp đến dịch vụ của quán và phải làm việc dưới áp lực đông khách giờ cao điểm. 

Với vị trí như quản lý quán cafe thì cần yêu cầu khác hơn. Ứng viên cho vị trí này phải là người hiểu về vận hành/quản trị, có kinh nghiệm quản lý đội nhóm; từng làm và am hiểu về lĩnh vực kinh doanh F&B (Food & Beverage – ngành kinh doanh đồ ăn uống); là người kết nối được với nhân viên trong cửa hàng,… Và khi bạn chọn được một ứng viên phù hợp, bạn sẽ tiết kiệm thời gian thử việc, giảm công sức đào tạo và cả chi phí cho quán cafe.

2. Văn bản hóa quy trình đào tạo

Thường thì chỉ những thương hiệu cafe lớn hoặc chuỗi cafe nhượng quyền mới có bộ phận đào tạo. Đa phần các quán cafe vừa và nhỏ ở Việt Nam đều đang “dạy việc” cho nhân viên mới theo hình thức người cũ bảo người mới. Tuy nhiên kể cả là quán cafe nhỏ thì bạn cũng nên xây dựng nội dung đào tạo cho nhân viên ở dạng văn bản. Văn bản đó sẽ bao gồm quy định, hướng dẫn công việc ở các công đoạn trong quy trình phục vụ quán cafe.

nhân viên quán cafe

Xây dựng văn bản đào tạo nhân viên quán cafe

Có nhiều lý do để bạn cần văn bản hóa nội dung đào tạo nhân viên quán cafe như: 

  •  Tiết kiệm thời gian đào tạo: Thay vì cầm tay chỉ việc, nhắc nhở và ghi chép, bạn đưa cho nhân viên mới một văn bản trong đó có quy định làm việc, hướng dẫn cách thức phục vụ, đảm bảo vệ sinh khu vực làm việc,… Nhân viên sẽ đọc và tìm hiểu trước khi đến bắt tay vào công việc thực tế. Đồng thời bạn cũng có thể sử dụng văn bản này cho những lần đào tạo nhân viên sau này. 
  • Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Văn bản hóa các quy định, tài liệu và thông tin đào tạo nhân viên quán cafe là một trong những cách bạn xây dựng văn hóa thương hiệu, hình ảnh chuyên nghiệp cho cửa hàng của mình. Một nhân viên phục vụ mới vào, nhận được tài liệu hướng dẫn, thời gian đào tạo, văn bản quy định,… ít nhiều sẽ thấy đây là môi trường làm việc chuyên nghiệp, tăng sự yêu thích của các bạn với công việc sẽ làm. 

3. Hướng dẫn và thực hành

Thực hành hay còn là giai đoạn thử việc. Sau khi nhân viên quán cafe nhận được tài liệu đào tạo thì các bạn sẽ bắt đầu thực hành công việc trực tiếp tại quán. Mỗi ca làm việc cũng cần có quản lý hướng dẫn chi tiết hoặc hỗ trợ những trường hợp các bạn chưa xử lý được như: khách đòi trả món, khách phàn nàn về dịch vụ, khách muốn thanh toán bằng thẻ trên phần mềm (trong trường hợp quán cafe sử dụng phần mềm quản lý),… Nếu như bạn chú ý lựa chọn những nhân viên nhanh nhẹn từ khi tuyển dụng thì giai đoạn thử việc sẽ rút ngắn hơn. 

nhân viên quán cafe

Để nhân viên thực hành công việc ít nhất một tuần

Thông thường những thương hiệu cafe lớn hoặc những chuỗi nhượng quyền, sẽ có những lớp đào tạo nhân viên trước đó. Sau khi đào tạo xong sẽ phân bổ nhân viên mới tới làm việc trực tiếp tại các cửa hàng từ 1-2 tuần, tùy vị trí làm việc. Sau khi thử việc mới phân bổ nhân viên về đúng cửa hàng thiếu người. Như vậy các quán cafe sẽ đảm bảo đồng bộ chất lượng dịch vụ trong chuỗi. Đó là lý do mà khách hàng có đến quán The Coffee House của cơ sở Nguyễn Hoàng hay Hồ Tùng Mậu thì đều được phục vụ như nhau. 

 

 

 

 

4. Giám sát và đặt câu hỏi

Ở giai đoạn thực hành ban đầu, hầu hết nhân viên đều sẽ mắc lỗi vì chưa quen với công việc và quy trình. Bạn cũng cần theo sát các hoạt động để đảm bảo quy trình phục vụ không bị ảnh hưởng. Đồng thời để sửa ngay các lỗi của nhân viên, không để dần hình thành tác phong hay văn hóa sai lệch trong cửa hàng. 

Nhân viên quán cafe

Theo dõi quá trình nhân viên làm việc

Các bạn nhân viên quán cafe đa phần là các bạn sinh viên, nếu ở tỉnh thì thường là nhóm người lao động tốt nghiệp THPT. Đa phần các bạn còn thiếu sự chủ động trong công việc, có nhiều vấn đề chưa rõ nhưng không hỏi, do đó nếu không giám sát kỹ sẽ dễ dẫn đến việc nhân viên vi phạm quy định, lãng phí nguyên liệu, tính toán sai sót hoặc gian lận trong bán hàng. Hãy nhớ rằng người lao động luôn mang tâm lý làm thuê, trách nhiệm làm việc nhiều thời điểm còn “tùy hứng”. Cửa hàng của bạn thì bạn vẫn phải chủ động theo dõi, nhắc nhở, đặt câu hỏi để kiểm tra nhân viên của mình thường xuyên. 

Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay

5. Xây dựng văn hóa làm việc và công nhận đóng góp của nhân viên

Việc tuyển dụng nhân viên phục vụ mới, đào tạo, thử việc rất mất thời gian và cả chi phí cho quán cafe. Vậy nên đa phần các thương hiệu cafe sẽ có những cách thức giữ người như: thưởng nóng, team building, đào tạo, tăng cấp bậc trong công việc,… Tuy nhiên, với đối tượng người lao động là các bạn sinh viên, các bạn đi làm với động lực là học hỏi, giao tiếp, chưa áp lực vấn đề tài chính nhiều nên họ cần một môi trường làm việc khiến mình yêu thích và thoải mái trước tiên. 

Nhân viên quán cafe

Xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp

Xây dựng văn hóa và công nhận kết quả của nhân viên là bạn tạo ra nơi để môi trường làm việc dễ chịu, giúp mọi người có động lực đến cửa hàng mỗi ngày. Nhân viên giúp nhau thay ca khi một bạn trong nhóm có việc bận, quản lý vào bưng bê trong trường hợp quán đông khách. Chủ quán khen nhân viên khi sau một ngày làm việc dài vẫn nán lại giặt nốt khăn, đổ tàn thuốc lá,… Hãy công nhận mọi hoạt động của nhân viên từ những điều nhỏ bé nhất để họ thấy giá trị của mình trong quán cafe của bạn. Đó là cách hiệu quả nhất nếu muốn nhân viên ở lại cùng bạn lâu hơn. 

Khi mở quán cafe, bạn làm việc trong quán là làm việc cho chính mình. Nó khác rất nhiều so với việc thuê người khác về. Đó là lý do việc đào tạo nhân viên quán cafe là bước quan trọng mà tất cả các chủ đầu tư đều cần phải lưu ý, để đảm bảo quá trình vận của quán diễn ra hiệu quả.