Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng cho nhà hàng, quán cafe

Feb 26, 2021 | Blog, Công nghệ

Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, phần mềm quản lý bán hàng chính là công cụ đắc lực giúp các nhà hàng, quán cafe vận hành trơn tru, hiệu quả hơn. Tuy nhiên, đứng trước rất nhiều sự lựa chọn, không ít chủ kinh doanh phải hoang mang, đắn đo không biết phần mềm nào sẽ phù hợp với cửa hàng của mình. 

Bài viết sau đây sẽ chia sẻ cho bạn những kinh nghiệm hữu ích nhất để lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng dành cho cửa hàng kinh doanh ăn uống. Qua đó, bạn sẽ có sự đầu tư sáng suốt cho “trợ thủ công nghệ” sắp tới của mình. 

1. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng cho nhà hàng, quán cafe

1.1. Đầy đủ tính năng cần thiết

Trước hết, một phần mềm quản lý bán hàng tốt phải đáp ứng những tính năng quan trọng với ngành kinh doanh ăn uống. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng, tuy nhiên, những sản phẩm sử dụng chung cho nhiều lĩnh vực, ngành nghề thường chỉ sở hữu một số tính năng cơ bản mà không được tối ưu cho nhà hàng, quán cafe. Bạn nên lựa chọn những phần mềm quản lý bán hàng có những tính năng chuyên biệt cho nhà hàng, quán cafe như bán hàng và thanh toán, báo cáo doanh thu, quản lý kho nguyên vật liệu,…

1.2. Đơn giản, dễ sử dụng

Bạn không thể dành quá nhiều thời gian để làm quen với rất nhiều kiến thức phần mềm công nghệ phức tạp rồi lại mất công đào tạo cho nhân viên. Vì vậy, hãy lựa chọn một phần mềm có cấu trúc giao diện thân thiện, nội dung dễ hiểu và chỉ cần những thao tác đơn giản, dễ dàng. Việc sử dụng phần mềm nhanh chóng sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc của cả nhà quản lý và nhân viên trong quá trình hoạt động kinh doanh. 

Bạn nên lựa chọn một phần mềm có giao diện dễ hiểu, thao tác dễ thực hiện 

Bạn nên lựa chọn một phần mềm có giao diện dễ hiểu, thao tác dễ thực hiện 

 1.3. Chi phí phù hợp

Đối với những nhà hàng, quán cafe mới mở và đang tốn rất nhiều chi phí ban đầu, việc đầu tư vào phần mềm quản lý bán hàng cũng cần cân nhắc đến yếu tố tài chính. Bạn không nên đầu tư quá nhiều vào chi phí này nếu năng lực tài chính còn yếu và cần giữ một khoản dự phòng cho việc kinh doanh. 

Tuy nhiên, việc đầu tư vào một sản phẩm đáp ứng đủ những tính năng cần thiết giúp việc vận hành, quản lý cửa hàng thuận lợi hơn là việc hoàn toàn hợp lý và xứng đáng. Hãy đầu tư vào một phần mềm quản lý bán hàng chất lượng ngay từ đầu để tránh phải tiêu tốn chi phí thay đổi phần mềm, thiết bị khác trong tương lai. 

1.4. Khả năng nâng cấp, mở rộng

Nếu bạn có ý định phát triển nhà hàng, quán ăn, quán cafe, quán trà sữa,… của mình sang mô hình dạng chuỗi trong tương lai, bạn nên xem xét kỹ lưỡng xem phần mềm quản lý bán hàng đã lựa chọn có đáp ứng khả năng mở rộng chức năng mà không cần tốn thêm chi phí mua phần mềm mới hay không. Tốt nhất bạn nên ưu tiên phần mềm có thể quản lý công việc bán hàng của nhiều chi nhánh, nhiều nhân viên và xem báo cáo trên điện thoại từ xa. 

1.5. Đơn vị cung cấp uy tín

Nếu lên internet và tìm kiếm từ khóa “phần mềm quản lý bán hàng”, bạn sẽ thấy rất nhiều phần mềm được quảng cáo là tốt nhất, hiệu quả,… và cảm thấy phân vân, hoang mang giữa các lựa chọn. Lúc này, bạn nên xem xét kỹ lưỡng về đơn vị cung cấp của giải pháp đó. Những nhà cung cấp uy tín, tin cậy, có thương hiệu lâu đời sẽ đảm bảo cho bạn có sản phẩm chất lượng, được hỗ trợ tối đa và hạn chế rủi ro không đáng có. 

2. Quy trình lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng 

2.1. Xác định nhu cầu sử dụng

Trước hết, bạn nên dựa vào mô hình kinh doanh của mình để xác định nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Hãy liệt kê tất cả các nhu cầu đặc biệt mà nhà hàng, quán cafe của bạn có thể cần trong hiện tại và tương lai để xem những phần mềm đang cân nhắc có đáp ứng được những yêu cầu đó hay không và đáp ứng như thế nào: Thông tin khách hàng được lưu trữ, quản lý và cập nhật ra sao? Thông tin hóa đơn bán hàng được thêm mới, theo dõi như thế nào? 

Thông thường, một nhà hàng, quán cafe mới mở sẽ chỉ cần phần mềm có thể hỗ trợ các công việc bán hàng, quản lý số lượng sản phẩm bán ra và hóa đơn, quản lý nguyên vật liệu, báo cáo doanh thu,… Tuy nhiên, khi cửa hàng phát triển hơn, chủ kinh doanh sẽ có nhu cầu thêm những tính năng nâng cao về quản lý khách hàng như phát hành voucher khuyến mãi, chăm sóc khách hàng thân thiết,…; quản lý đơn hàng online từ nhiều kênh như Facebook, Zalo và bên thứ ba như Grab, Now, Baemin và kết nối với đơn vị giao hàng,…  

Xem thêm: Review 3 phần mềm quản lý bán hàng trên điện thoại tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý bán hàng cần đáp ứng đủ nhu cầu của cửa hàng 

Phần mềm quản lý bán hàng cần đáp ứng đủ nhu cầu của cửa hàng 

2.2. Hoạch định ngân sách

Ngân sách sử dụng cho chi phí mua phần mềm quản lý bán hàng sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng, quy mô kinh doanh và các tính năng bạn yêu cầu. Hiện nay có 2 lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất:

Thứ nhất, nếu bạn có nguồn lực tài chính tốt thì có thể đầu tư sử dụng phần mềm quản lý bán hàng dạng On-premises. Đây là sản phẩm được cài đặt trên server do chủ kinh doanh trực tiếp quản lý, sở hữu đầy đủ chức năng, đồng thời có tính ổn định và bảo mật cao. Nhược điểm của giải pháp này là quá trình triển khai khá phức tạp và tốn nhiều chi phí khởi tạo ban đầu.

Thứ hai, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp giúp tối ưu về mặt chi phí, thì phần mềm quản lý bán hàng dạng Cloud – lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây là sự lựa chọn hợp lý nhất. Với phần mềm này, người dùng có thể sử dụng trên máy POS, máy tính bảng tablet, nền tảng website, ứng dụng điện thoại app và trả phí thuê bao theo tháng. Tuy nhiên, dữ liệu quản lý trên Cloud nên mức độ kiểm soát và bảo mật thấp hơn phần mềm quản lý bán hàng dạng On-premises.

2.3. Tham khảo các sản phẩm trên thị trường

Sau khi đã xác định được nhu cầu và ngân sách, việc bạn cần làm là đi tìm tất cả những sản phẩm đáp ứng được những tính năng cần thiết, có mức giá trong chi phí cho phép rồi bắt đầu nghiên cứu, so sánh chi tiết. Để có được những lời gợi ý khách quan và chân thực nhất, hãy tham khảo ý kiến của những chủ kinh doanh khác trong các hội nhóm, diễn đàn trên mạng xã hội để có thể đưa ra quyết định lựa chọn đúng đắn. 

2.4. Liên hệ và trải nghiệm sản phẩm

Nếu muốn biết phần mềm quản lý bán hàng đó có phù hợp với nhà hàng, quán cafe của mình hay không, tốt nhất là hãy liên hệ với nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp và yêu cầu họ đến demo để trải nghiệm thử sản phẩm. Trong quá trình trải nghiệm sản phẩm, bạn sẽ đánh giá được các chức năng, tốc độ, giao diện, sự thân thiện với người dùng một cách chính xác nhất.

Hãy để nhân viên trực tiếp trải nghiệm thử phần mềm quản lý bán hàng để đưa ra nhận xét khách quan nhất

Hãy để nhân viên trực tiếp trải nghiệm thử phần mềm quản lý bán hàng để đưa ra nhận xét khách quan nhất

Ngoài chủ kinh doanh, nhân viên cũng nên được trải nghiệm thử phần mềm quản lý bán hàng vì đây cũng là những người sẽ sử dụng chính sản phẩm này. Sau đó, yêu cầu nhân viên đưa ra những nhận xét, đây cũng sẽ là những gợi ý quan trọng cho chủ kinh doanh. Nhờ đó, chủ kinh doanh có thể biết chắc chắn nên chọn mua phần mềm quản lý bán hàng của nhà cung cấp nào là thích hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

2.5. Trao đổi với đơn vị cung cấp

Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp, bạn nên trao đổi thêm với nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp để làm rõ những thông tin khác như: ưu đãi khi cài đặt, thời gian bảo hành, tính bảo mật của phần mềm, chế độ chăm sóc khách hàng,…

Trong đó, bạn cần lưu ý đến thỏa thuận về hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật. Trong quá trình cài đặt và sử dụng phần mềm, chắc chắn sẽ không tránh khỏi trường hợp có lỗi, gián đoạn hoạt động,… Một số phần mềm bán hàng hiện nay đòi hỏi người dùng phải trả thêm một khoản phí khác ngoài chi phí phần mềm để được hỗ trợ trong quá trình sử dụng. Tốt nhất là bạn nên lựa chọn đơn vị có chính sách hỗ trợ kỹ thuật rõ ràng để tránh phát sinh chi phí ngoài lề. 

3. FABi – phần mềm quản lý bán hàng dành riêng cho nhà hàng, quán cafe

Nếu bạn đang loay hoay không biết lựa chọn sản phẩm nào cho nhà hàng, quán cafe của mình, thì phần mềm quản lý bán hàng FABi là một lựa chọn không tồi. FABi được phát triển bởi iPOS.vn – đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp công nghệ cho ngành kinh doanh ăn uống F&B với hơn 30.000 khách hàng tiêu biểu như The Coffee House, Cộng Cà Phê, ToCoToCo,… Giải pháp này phù hợp với đa dạng quy mô kinh doanh từ các cửa hàng ăn uống nhỏ lẻ đến các chuỗi lớn.

FABi đáp ứng đủ những tiêu chí cần thiết của một phần mềm quản lý bán hàng

FABi đáp ứng đủ những tiêu chí cần thiết của một phần mềm quản lý bán hàng

FABi là phần mềm quản lý quán cafe/nhà hàng đang được rất nhiều nhà hàng, quán cafe lựa chọn hiện nay vì sở hữu nhiều tính năng vượt trội từ nghiệp vụ bán hàng và thanh toán nhanh chóng, quản lý và phân quyền nhân viên chặt chẽ để tránh gian lận, tất cả các đơn hàng online tập trung để xử lý, kết nối với các đối tác cung cấp dịch vụ thanh toán, đặt hàng, vận chuyển….

Ngoài ra, FABi được đánh giá là phần mềm quản lý bán hàng toàn diện vì được tích hợp và mở rộng với các tính năng nâng cao khác phục vụ cho nhu cầu của cửa hàng kinh doanh ăn uống như phần mềm quản lý khách hàng CRM, ứng dụng quản lý kho Inventory, phần mềm kế toán Accounting và ứng dụng quản lý từ xa trên điện thoại di động FABi Manager. 

Ngoài ra, phần mềm quản lý nhà hàng/quán cafe FABi còn đáp ứng đủ các tiêu chí khác như giao diện thân thiện, có độ ổn định cao, dễ dàng sử dụng và chi phí vô cùng hợp lý. Chủ kinh doanh hoàn toàn có thể yên tâm khi lựa chọn FABi phần mềm có thể hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh cùng lúc cho các chuỗi nhà hàng, quán cafe một cách dễ dàng. 

Hy vọng kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng trên đã đem lại những chia sẻ hữu ích cho các chủ nhà hàng, quán cafe. Hãy cân nhắc thật kỹ trước những lựa chọn để tránh “tiền mất tật mang” cho cửa hàng của mình. Chúc bạn kinh doanh thành công!