7 kinh nghiệm đắt giá khi mở quán cafe cần ghi nhớ 

Jan 25, 2021 | Blog, Quản trị

Chứng kiến sự thành công không nhỏ của những chuỗi cafe lớn như Highlands Coffee, The Coffee House, Cộng Cà phê,… rất nhiều người “đua nhau” mở quán cafe như một xu hướng tất yếu. Tuy nhiên, mở quán cafe mà không có kinh nghiệm, chiến lược hay kế hoạch kinh doanh cụ thể có thể khiến chủ quán phải “tiền mất tật mang”.

Vậy phải làm những gì để mở quán cafe thành công? Những kinh nghiệm “xương máu” nào của người đi trước bạn cần lưu ý? Hãy theo dõi ngay trong bài viết dưới đây. 

1. Phải có kế hoạch kinh doanh quán cafe

Để mở quán cafe thành công, điều bạn cần làm đầu tiên chính là lập bản kế hoạch kinh doanh. Kinh doanh không có kế hoạch rất dễ dẫn chủ quán đến những sai lầm không đáng có hoặc mông lung không biết phải làm gì tiếp theo. Trong bản kế hoạch, bạn nên đặt ra mục tiêu cụ thể và định hướng phát triển rõ ràng cho nhà hàng của mình.

Mở quán cafe cần kế hoạch kinh doanh rõ ràng, cụ thể

Mở quán cafe cần kế hoạch kinh doanh rõ ràng, cụ thể

Trong kế hoạch kinh doanh quán cafe, bạn cần xác định rõ những vấn đề sau:

Định vị quán cafe: Phục vụ đối tượng khách hàng nào? Lợi thế cạnh tranh của bạn là gì? Quán cafe hướng tới phong cách nào? Điểm khác biệt gì khiến khách hàng nhớ đến bạn? Mô hình quán cafe là gì?

Quy mô quán cafe: Bạn dự định quy mô quán cafe của mình như thế nào? Phục vụ được tối đa bao nhiêu khách hàng? Quán cafe có thêm những dịch vụ tiện ích gì không? Khu vực bạn muốn mở quán ở vị trí nào? Diện tích bao nhiêu?

Kế hoạch tài chính: Hãy chỉ ra doanh số mong muốn, mức doanh thu cần đạt được hàng tháng, dự kiến bao lâu có thể thu hồi vốn, khả năng tăng trưởng qua từng giai đoạn,… Đây là cơ sở để bạn đo lường hiệu quả kinh doanh cũng như có những sự điều chỉnh kế hoạch sau này.

Điều lưu ý khi xác lập các mục tiêu kinh doanh nhà hàng là mục tiêu cần đảm bảo các yếu tố như rõ ràng, cụ thể, có phương pháp để đo lường, phù hợp với tình hình thực tế của thị trường cũng nguồn lực của chủ kinh doanh, có thời gian và lộ trình cụ thể. Dựa vào kế hoạch kinh doanh, bạn sẽ vạch ra cho mình từng giai đoạn phát triển của quán cafe và cách quản lý, điều hành để đạt được mục tiêu đó. 

2. Tập trung vào chất lượng sản phẩm

Chất lượng đồ uống chính là linh hồn của một quán cafe, nhưng dường như đang bị các chủ quán lơ là, bỏ qua. Nhiều quán chỉ tập trung vào trang trí không gian vì nghĩ rằng khách hàng hiện nay đến quán cafe chỉ để chụp hình check-in là chính. Sự thật là những quán cafe có đồ uống ngon mới là thứ đọng lại trong tâm trí khách hàng và giữ chân họ quay trở lại lần sau. Để thực sự biến một người xa lạ thành khách hàng thân thiết, bạn cần tập trung cải thiện và phát triển chất lượng sản phẩm. 

Điều bạn cần lưu ý đầu tiên khi mở quán cafe là lên thực đơn. Từ những thông tin thu được qua việc nguyên cứu thị trường, đối thủ và thấu hiểu khách hàng mục tiêu, bạn sẽ lên danh sách những món đồ uống trong quán cafe của mình. Một quán cafe dù truyền thống hay hiện đại thì cũng có những thức uống cơ bản như các loại cafe (cafe đen, cafe sữa, bạc xỉu, espresso, cappuccino, latte,…), các loại trà (trà đào cam sả, trà táo bạc hà, trà sen vàng, trà vải, trà sữa,…), thức uống đá xay (cookie đá xay, socola đá xay,…) và các loại nước ép, sinh tố hoa quả. 

Đồ uống ngon sẽ khiến khách hàng quay lại quán cafe

Đồ uống ngon sẽ khiến khách hàng quay lại quán cafe

Tiếp theo, bạn cần đảm bảo chất lượng đồ uống phải luôn ở mức tốt nhất. Để làm được điều này, hãy xây dựng công thức với định lượng pha chế rõ ràng. Hiện nay rất nhiều quán cafe do nhân viên pha chế theo cảm tính dẫn đến chất lượng thức uống lên xuống thất thường. 

Ngoài ra, chủ quán hãy không ngừng nghiên cứu, tìm kiếm những xu hướng mới để sáng tạo ra đồ uống phù hợp với thị hiếu của thị trường. Bí quyết để khách hàng nhớ đến là quán cafe là bạn phải có một loại đồ uống độc đáo đi kèm với tên tuổi của quán. Như nhắc đến chuỗi Highlands Coffee người ta nhớ đến trà sen vàng, The Coffee House là trà đào cam sả hay Cộng Cà phê có cà phê cốt dừa,…

3. Lựa chọn một vị trí “đắc địa”

Một quán cafe có đồ uống ngon, dịch vụ tốt nhưng ở một khu vực vắng vẻ, ít người qua lại thì liệu có thể đắt khách? Địa điểm là yếu tố quyết định tới 30% sự thành công của quán cafe. Nếu không lựa chọn cẩn thận và kỹ càng ngay từ đầu, rất có thể sẽ có ngày bạn phải đóng cửa quán cafe chỉ vì địa điểm khuất, không có chỗ để xe cho khách, chủ đòi lại nhà,… Một số tiêu chí để chọn được mặt bằng đẹp cho quán cafe:

Diện tích: Tùy vào mô hình kinh doanh và năng lực tài chính của chủ quán để lựa chọn diện tích sao cho phù hợp. Thông thường, diện tích của một quán cafe có thể dao động từ 50m2 đến 200m2.

Vị trí: Quán cafe nên được đặt ở những ngã tư, khu gần các trường đại học, trung tâm thương mại, tòa nhà văn phòng, khu dân cư đông đúc,… Vị trí của quán nên ở gần nhóm khách hàng mục tiêu, ví dụ như quán cafe nhỏ xinh dành cho sinh viên, quán cafe cao cấp dành cho dân văn phòng,… 

Chỗ để xe: Nên lựa chọn mặt bằng thuê có chỗ để xe rộng rãi. Nếu không, chủ quán cần thuê địa điểm khác gần đó để tiện cho khách hàng để xe khi tới quán.

Mật độ lưu thông: Bạn nên chọn vị trí có đông người qua lại, nhưng không nên chọn địa điểm thường xuyên xảy ra tắc đường, gây bất tiện cho khách hàng khi muốn ghé uống cafe.

Giá thuê: Tất nhiên những vị trí đẹp và ở mặt đường lớn sẽ đòi hỏi mức giá cao. Tuy nhiên, kinh phí thuê địa điểm chỉ được phép chiếm tối đa 15% tổng chi phí là phù hợp nhất. Giá thuê mặt bằng để làm quán cafe dao động trong khoảng 10 – 100 triệu/tháng tùy địa điểm và diện tích.

Một vấn đề khác cần lưu ý trong việc thuê mặt bằng chính là xem xét kỹ lưỡng hợp đồng thuê nhà. Hãy đọc chi tiết từng điều khoản để tránh tình trạng bị chủ đòi nhà hay nâng giá mặt bằng trong thời gian ngắn.

4. Thiết kế không gian quán có “chất” riêng

Khi mở quán cafe, bạn cũng cần lưu tâm đến việc thiết kế không gian quán vì đây là yếu tố thu hút, hấp dẫn nhiều khách hàng mới và giữ chân họ quay lại vào lần sau. Giữa hàng nghìn quán cafe ngoài kia, một cách trang trí độc đáo sẽ khiến khách hàng “cộng điểm” cho quán cafe của bạn.

Thiết kế trang trí quán cafe nên khác biệt, độc đáo

Thiết kế trang trí quán cafe nên khác biệt, độc đáo

Thiết kế không gian quán phụ thuộc vào thị hiếu và sở thích của đối tượng khách hàng mục tiêu. Nếu quán cafe dành cho học sinh, sinh viên,… thì cách trang trí trẻ trung, hiện đại rất được ưa chuộng. Còn nếu khách hàng của quán là những người đi làm hoặc đứng tuổi thì phong cách Retro hoài cổ sẽ tạo được sức hút lớn. Các công việc cần làm khi thiết kế không gian quán là chọn phong cách chủ đạo, sắp xếp vị trí và bố cục nội thất từng nội thất, màu sắc và ánh sáng,…

Mặc dù thiết kế không gian quán rất quan trọng, nhưng bạn cũng cần tối ưu chi phí ở mục này để không bị thâm hụt vốn nghiêm trọng trong thời gian đầu. Theo kinh nghiệm những người thành công ở lĩnh vực mở quán cafe, bạn nên thuê một đơn vị thiết kế chuyên nghiệp đầu tiên. Sau khi nhận được bản vẽ kết cấu và 3D, bạn sẽ thuê đơn vị thi công khác để thực hiện để tiết kiệm chi phí. 

5. Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe

Rất nhiều chủ quán cafe gặp khó khăn trong việc quản lý khi quán bắt đầu đi vào hoạt động. Một số tình trạng thường gặp khi điều hành quán cafe là thất thoát nguyên liệu chế biến sản phẩm, thất thoát tài chính, nhân viên gian lận, không kiểm soát được số lượng đồ uống bán ra,…  Để giải quyết tình trạng này, phần mềm quản lý nhà hàng chính là giải pháp hiệu quả xóa tan mọi nỗi niềm của chủ quán cafe. 

Chủ kinh doanh nên sử dụng phần mềm quản lý khi mở quán cafe

Chủ kinh doanh nên sử dụng phần mềm quản lý khi mở quán cafe

Phần mềm quản lý mà nhiều người tin dùng nhất khi mở quán cafe chính là phần mềm FABi. FABi là giải pháp 5 trong 1 dành riêng cho ngành kinh doanh F&B, đặc biệt là quán cafe với nhiều ưu điểm vượt trội. Không những hỗ trợ nhân viên bán hàng những thao tác order đơn giản, dễ sử dụng, đây còn là “cánh tay phải” đắc lực của chủ quán trong việc quản lý. 

Với FABi, chủ quán cafe có thể phân quyền và theo dõi lịch sử giao dịch của nhân viên để tránh gian lận, quản lý khách hàng qua hệ thống tự động, giúp chăm sóc khách hàng hiệu quả và quản lý chặt chẽ nguyên liệu chế biến nhằm hạn chế thất thoát. Hơn nữa, hệ thống báo cáo trực quan, chi tiết và ứng dụng FABi Manager, bạn có thể quản lý quán cafe dù đang ở bất cứ đâu, theo dõi tình hình kinh doanh theo thời gian thực và đưa ra các quyết định kịp thời. 

6. Lên quy trình đào tạo nhân viên bài bản

Nhiều chủ quán cafe nghĩ rằng nhân viên chỉ là những cỗ máy để ghi đơn, pha chế hay bưng bê không hơn không kém. Đây là quan điểm sai lệch có thể khiến nhiều chủ quán phải trả giá đắt sau những vụ việc như nhân viên “thái độ” với khách hàng, shipper tạo ra bùng nổ phẫn nộ trên mạng xã hội. 

Trong ngành F&B cạnh tranh gay gắt, thái độ phục vụ quyết định rất lớn đến sự thành công của một quán cafe. Muốn tạo thiện cảm cho khách hàng, khiến họ hài lòng, bạn cần tạo dựng một quy trình chuẩn chung về dịch vụ khách hàng cho nhân viên, từ cách chào hỏi, giới thiệu đồ uống, phục vụ, giải đáp thắc mắc,…

7. Lập kế hoạch marketing truyền thông

Bạn có sản phẩm tốt, dịch vụ tốt nhưng nếu bạn không truyền thông tốt đến khách hàng thì họ cũng không biết bạn là ai và không tìm tới bạn. Nếu muốn thành công khi mở quán cafe, bạn cần xây dựng kế hoạch marketing trước khi quán khai trương đi vào hoạt động. 

Những phương thức marketing hiệu quả cho quán cafe là tiếp thị tại điểm bán với biển hiệu, mascot,… Tạo ra những chương trình khuyến mãi như mua 2 cafe tặng 1 đồ uống, giảm 50%,… Tặng quà khách hàng để nhận lại sự “quảng cáo” từ họ như check-in, like và share bài viết của thương hiệu, viết lời đánh giá quán trên mạng xã hội,…

Ngoài ra, hãy đầu tư vào quay chụp đồ uống và không gian để làm tư liệu cho marketing. Những hình ảnh không gian lung linh, đồ uống đẹp và ngon mắt trên mạng xã hội sẽ làm khách hàng không thể chối từ mà phải ghé quán cafe của bạn.

Hình ảnh đồ uống bắt mắt kèm khuyến mãi vô cùng kích thích khách hàng

Hình ảnh đồ uống bắt mắt kèm khuyến mãi vô cùng kích thích khách hàng

Tóm lại, mở quán cafe có rất nhiều thách thức, nhưng nếu bạn áp dụng đúng những kinh nghiệm trên, bạn chắc chắn sẽ “chân cứng đá mềm” để vượt qua mọi khó khăn. Chúc bạn kinh doanh thành công!