Quy trình 10 bước để lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hoàn chỉnh

Feb 6, 2021 | Blog, Quản trị

Ngày nay, bên cạnh công việc “làm công ăn lương” thì rất nhiều người lựa chọn con đường khởi nghiệp kinh doanh cho riêng mình. Và một lựa chọn phổ biến đó là mở quán cafe. Tuy nhiên kinh doanh quán cafe tưởng chừng đơn giản nhưng thực ra lại không hề dễ dàng, đặc biệt là trong bối cảnh cạnh tranh khắc nghiệt như hiện nay. Để sống sót cũng như thành công chiếm giữ trái tim khách hàng thì việc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe thật kỹ lưỡng trước khi mở quán là điều không thể bỏ qua.

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến bạn quy trình 10 bước để lập một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe hoàn chỉnh, tạo bước đệm vững chắc cho công việc kinh doanh của bạn.

1. Nghiên cứu thị trường

Trước khi bắt đầu bất kỳ một kế hoạch kinh doanh nào thì nghiên cứu thị trường là bước tối quan trọng đầu tiên không thể bỏ qua. Với thị trường kinh doanh quán cafe nhiều cạnh tranh và đầy biến động thì việc nghiên cứu, phân tích thật kỹ về thị trường và khách hàng mục tiêu sẽ giúp bạn xác định hướng đi đúng đắn cho quán cafe của mình.

1.1. Nghiên cứu tổng quan về thị trường

Có một cái nhìn toàn diện về thị trường là điều cần thiết để bắt đầu lập kế hoạch kinh doanh quán cafe. Những biến động lên xuống của quy luật cung – cầu, xu hướng người tiêu dùng hiện tại và tương lai, tình hình thị trường,… sẽ là những thông tin quan trọng để bạn nhận định những cơ hội và thách thức, từ đó đưa ra kế hoạch kinh doanh khôn ngoan nhất.

1.2. Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh

Sau khi đã có cái nhìn tổng thể về thị trường thì đừng quên tìm hiểu thật kỹ về các đối thủ cạnh tranh của bạn. Khi số lượng quán cafe mọc lên ngày càng nhiều, cuộc cạnh tranh không chỉ dừng lại ở chất lượng đồ uống, phục vụ hay không gian đẹp mà các quán cafe phải không ngừng đổi mới, tạo nên những trải nghiệm mới mẻ và tốt nhất cho khách hàng. Nếu bạn không nắm được đối thủ của mình đang làm gì thì rất có thể bạn chỉ là người đến sau.

nghiên cứu thị trường để lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

Tìm hiểu về thị trường và đối thủ là bước cần thiết để bắt đầu kinh doanh quán cafe

Vậy khi tìm hiểu đối thủ cạnh tranh thì bạn cần chú ý những điểm gì? Cách thức vận hành, giá bán, các hoạt động truyền thông, ưu đãi và chăm sóc khách hàng, tình hình kinh doanh, các điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ,… những nghiên cứu này sẽ hỗ trợ bạn đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp bằng những lợi thế của mình và hơn hết là tránh mắc phải những sai lầm như họ. Bạn có thể tìm hiểu thông tin thông qua các kênh truyền thông, các group review trên mạng xã hội,… hoặc dành thời gian đến trực tiếp quán của các đối thủ xung quanh để quan sát cụ thể hơn.

1.3. Tìm hiểu nhu cầu khách hàng

Khách hàng hài lòng thì công việc kinh doanh của bạn mới thuận lợi. Do đó khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe, việc tìm ra và đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng là cực kỳ quan trọng.

Thường thì ngay từ những bước đầu mở quán cafe, bạn đã phải xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu. Trong trường hợp bạn chưa xác định rõ ràng thì đây là lúc để bạn làm điều đó. Không một quán cafe nào đủ sức đáp ứng tất cả mọi người. Mỗi nhóm khách hàng khác nhau sẽ có những nhu cầu khác nhau. Vì vậy, hãy dựa trên những tìm hiểu về thói quen, sở thích của khách hàng cũng như điểm mạnh của quán để bạn lựa chọn đối tượng khách hàng mục tiêu phù hợp nhất.

Khi đã xác định rõ ràng đối tượng khách hàng mục tiêu, bạn tiến hành nghiên cứu kỹ hơn về họ: Thói quen, sở thích, người ảnh hưởng, xu hướng tiêu dùng, những nhu cầu chưa được đáp ứng,… Từ đó tìm ra những “khoảng trống” mà quán cafe của bạn có thể lấp đầy.

2. Lựa chọn mô hình kinh doanh quán cafe

Những nghiên cứu về thị trường ở trên sẽ giúp bạn định hình rõ nét hơn về quán cafe của mình: Lựa chọn mô hình nào? Quy mô ra sao? Trang trí quán theo phong cách nào?… 

Cùng với sự thay đổi trong thị hiếu của người tiêu dùng, các mô hình quán cafe đang ngày càng trở nên đa dạng. Chúng ta thường bắt gặp nhiều mô hình phổ biến như cafe sách, cafe thú cưng, cafe vintage, cafe sân vườn, cafe acoustic,… Bên cạnh đó cũng có không ít những ý tưởng độc đáo như quán cafe ngủ, cafe “bao cao su” hay các quán cafe theo chủ đề dành cho những người cùng sở thích,… Tùy thuộc vào đối tượng khách hàng mục tiêu và lợi thế của bạn để lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp nhất.

lựa chọn mô hình kinh doanh quán cafe

Mô hình quán cafe vintage ngày càng được ưa chuộng

3. Xây dựng mục tiêu cho kế hoạch kinh doanh quán cafe

Nhiều chủ quán thường bắt tay ngay vào kinh doanh mà bỏ quên mất việc xác định mục tiêu cho kế hoạch kinh doanh quán cafe của mình. Điều này dẫn đến những khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả cũng như khiến các hoạt động kinh doanh đi lệch định hướng ban đầu.

Bởi vậy, khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe bạn nên đề ra những mục tiêu nhất định. Các mục tiêu kinh doanh đặt ra trong giai đoạn đầu mở quán có thể là mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận (mức doanh số, doanh thu, lợi nhuận dự kiến, thời gian thu hồi vốn,..) hay mục tiêu về thị phần. Mục tiêu càng cụ thể và có tính thực tế sẽ giúp bạn hoạch định kế hoạch kinh doanh rõ ràng hơn.

4. Lập kế hoạch tài chính, dự toán chi phí

Tài chính là yếu tố quyết định để bắt đầu một công việc kinh doanh. Kế hoạch tài chính sẽ phụ thuộc nhiều vào quy mô quán cafe cũng như mục tiêu kinh doanh mà bạn hướng tới.

lập kế hoạch tài chính kinh doanh quán cafe

Tài chính là yếu tố quan trọng khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

Vậy trong kế hoạch tài chính bạn sẽ cần làm rõ những vấn đề gì?

  • Nguồn vốn: Bao nhiêu % là vốn tự có? Bao nhiêu % vốn vay? Khả năng huy động vốn như thế nào?
  • Bảng dự toán chi phí: Bao gồm các chi phí đầu tư ban đầu cho thuê mặt bằng, sửa chữa, thiết kế nội thất, thủ tục pháp lý, mua sắm trang thiết bị,… và các khoản phí định kỳ như điện nước, lương nhân viên, nguyên vật liệu, các chi phí cho marketing,… Ngoài ra bạn cũng đừng quên một khoản chi phí dự phòng để duy trì hoạt động kinh doanh của quán trong thời gian đầu chưa có lãi.

Bạn nên tính toán kỹ lưỡng, phân bổ các khoản chi phí sao cho hợp lý để sử dụng nguồn vốn có hiệu quả. 

5. Lựa chọn mặt bằng kinh doanh

Yếu tố mặt bằng luôn đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh quán cafe. Vị trí tốt cùng với cách bố trí khoa học, thiết kế không gian đẹp sẽ là điểm cộng vô cùng lớn để thu hút khách hàng của bạn. Chính vì thế đây cũng là một khâu quan trọng khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe.

Không ít quán cafe đã phải đóng cửa vì lựa chọn sai vị trí dù chất lượng đồ uống hay không gian quán không hề tệ. Lý do bắt nguồn từ vị trí mặt bằng không thuận lợi cho việc tiếp cận của khách hàng mục tiêu: địa điểm xa, dân cư ít, nằm sâu trong ngõ nhỏ khó tìm,… Bởi vậy khi lựa chọn mặt bằng mở quán, bạn nên xem xét đến các yếu tố như: Vị trí ở nơi tập trung đông khách hàng mục tiêu, giao thông thuận lợi, dễ tìm kiếm và dễ tiếp cận, có chỗ để xe hoặc gần các bãi giữ xe,… đồng thời dựa trên các tiêu chí về diện tích và khả năng tài chính. Lựa chọn được một vị trí tốt để mở quán cafe là bạn đã đi được 1/3 chặng đường đến thành công. 

Khi đã có được mặt bằng phù hợp, bạn cần tiến hành phân bổ diện tích cho từng khu vực trong quán cafe (khu phục vụ, quầy bar, khu vực kho, khu vực vệ sinh, chỗ để xe,…) sao cho hợp lý cũng như thiết kế lại không gian theo đúng concept mà bạn hướng tới. 

6. Lên menu quán cafe

Tầm nhìn, định hướng kinh doanh quán cafe của bạn một phần được thể hiện từ chính menu của quán. Từ cách xây dựng thực đơn, giá cả cho đến việc thiết kế, sắp xếp thứ tự món trên menu,… đều thể hiện dụng ý của chủ kinh doanh và đồng thời cũng là yếu tố thu hút, giữ chân khách hàng đến quán.

xây dựng menu quán cafe

Xây dựng thực đơn tốt sẽ nâng cao hiệu quả kinh doanh cho quán cafe

Trước khi bắt tay vào xây dựng menu, hãy chắc chắn rằng bạn đã có sự tìm hiểu về nhu cầu, sở thích của khách hàng mục tiêu bởi mỗi nhóm khách hàng khác nhau sẽ có khẩu vị, sở thích cũng như thị hiếu khác nhau. Bạn có thể tham khảo thêm về quy trình xây dựng menu quán cafe như sau:

Bước 1: Xác định menu chính

Đây là giai đoạn để bạn xác định menu quán sẽ bao gồm những món nào. Rõ ràng với một quán cafe thì menu chính không thể thiếu các thức uống chủ đạo từ cafe. Tuy nhiên không phải ai đến quán cafe cũng chỉ để uống cafe, do đó bạn nên bổ sung thêm một số đồ uống khác để tạo sự đa dạng trong menu cũng như mang đến cho khách hàng nhiều lựa chọn hơn. Sinh tố, nước ép trái cây, đồ uống đá xay, các loại trà, bánh ngọt,… là những lựa chọn tốt để thêm vào thực đơn của bạn. Ngoài ra việc cập nhật thêm một số đồ uống theo trend cũng là một cách để thu hút khách hàng. Chủ động tìm hiểu thị trường và thị hiếu khách hàng sẽ giúp bạn đưa ra được một menu tốt và đủ sức cạnh tranh.

Bước 2: Xác định chi phí, giá bán

Định giá là bước quan trọng khi xây dựng menu quán cafe bởi đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của quán. Để đưa ra được một mức giá phù hợp nhất, bạn nên tính toán dựa trên chi phí nguyên vật liệu (thường chiếm dưới 25% giá bán), các chi phí khác như thuê mặt bằng, nhân công, điện nước,… Bên cạnh đó bạn cũng nên tham khảo giá bán tại các quán cafe đối thủ cùng phân khúc để có thể đưa ra mức giá cạnh tranh nhất.

Bước 3: Thiết kế menu

Ngày nay có rất nhiều phong cách và hình thức thiết kế menu quán cafe đẹp để tạo ấn tượng với khách hàng. Menu một tờ, menu bảng, menu dạng quyển,… là những dạng menu phổ biến hiện nay. Tùy thuộc vào phong cách quán, đối tượng khách hàng để bạn lựa chọn dạng menu và hình thức thiết kế cho phù hợp nhất.

Hiện nay, ngoài việc sử dụng các menu truyền thống, nhiều quán cafe cũng đã áp dụng hình thức menu điện tử (khách hàng có thể xem menu và đặt món trên các máy tính bảng, thiết bị tự đặt đồ Self Order hoặc bằng cách quét mã QR tại bàn). Hình thức này vừa giúp bạn tiết kiệm chi phí in ấn mà vẫn có một menu đẹp mắt vừa giúp tăng thêm trải nghiệm cho khách hàng tại quán.

7. Lập kế hoạch mua hàng

Khi đã có menu thì bước tiếp theo trong lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chính là lựa chọn nhà cung cấp và lập kế hoạch mua nguyên vật liệu.

Bên cạnh những đồ nội thất cho quán thì bạn sẽ cần mua sắm trang thiết bị, dụng cụ pha chế và đặc biệt là nguyên vật liệu. Chất lượng của các trang thiết bị, nguyên liệu pha chế này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hương vị đồ uống và cả công suất pha chế trong quán cafe. Vì vậy bạn thêm tham khảo nhiều nhà cung cấp để lựa chọn ra nhà cung cấp uy tín, chất lượng đảm bảo và hợp lý về giá cả.

Nếu như trang thiết bị bạn chỉ cần mua một lần và sử dụng được lâu dài thì với nguyên vật liệu pha chế thì bạn sẽ cần lên kế hoạch mua hàng định kỳ bởi đặc trưng là không bảo quản được lâu. Việc mua hàng cần được lên kế hoạch cẩn thận (Mua bao nhiêu? Mua vào thời gian nào?) dựa trên lịch sử kinh doanh (nếu có), doanh số ước tính, xu hướng thị trường,… để tránh trường hợp nguyên liệu không đủ đáp ứng dịp cao điểm nhưng lại lãng phí vào khoảng thời gian vắng khách.

lập kế hoạch mua nguyên vật liệu quán cafe

Lập kế hoạch mua hàng và quản lý nguyên vật liệu hiệu quả

Ngoài ra bạn cũng cần có kế hoạch quản lý kho chặt chẽ để kịp thời điều chỉnh kế hoạch mua hàng cũng như hạn chế những thất thoát không đáng có. Các phần mềm quản lý quán cafe có tích hợp giải pháp quản lý kho là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các chủ kinh doanh. Tiêu biểu là phần mềm quản lý FABi với khả năng mở rộng kết nối ứng dụng quản lý kho iPOS Inventory cho phép bạn xây dựng định mức món, hệ thống tự động trừ kho khi sản phẩm được bán ra, theo dõi xuất nhập tồn chính xác theo thời gian thực, hỗ trợ kết nối nhà cung cấp,… Từ đó việc lên kế hoạch mua hàng cũng như quản lý kho nguyên vật liệu trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Đọc thêm: Cách quản lý nguyên vật liệu quán cafe để không thất thoát

8. Kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự

Nhân viên là bộ phận quan trọng trong quán cafe – những người liên quan trực tiếp đến việc vận hành cũng như bộ mặt của quán. Chính vì vậy khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe bạn không nên bỏ qua kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân viên cũng như xây dựng một quy trình phục vụ bài bản.

Đa phần nhân sự quán cafe thuộc đối tượng lao động phổ thông hoặc sinh viên làm việc bán thời gian. Sự khác biệt về trình độ cùng tính không ổn định của nhân sự quán cafe yêu cầu bạn cần có quy trình tuyển dụng, đào tạo bài bản. Quy trình phục vụ từ khâu chuẩn bị, tiếp đón khách, gọi món, phục vụ cho đến lúc thanh toán, tiễn khách cũng cần được xây dựng rõ ràng, trôi chảy và đảm bảo mọi nhân viên đều phải nắm được.

Bên cạnh đó, khâu quản lý nhân sự cũng rất quan trọng. Bạn cần quy định rõ nhân sự nào làm công việc gì, phân chia ca làm việc cụ thể để tránh tình trạng công việc chồng chéo ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả. Cùng với đó, chế độ lương, đãi ngộ, thưởng phạt cũng nên được quy định đầy đủ, rõ ràng.

lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự

Nên có kế hoạch kỹ lưỡng trong việc tuyển chọn, đào tạo và quản lý nhân sự

9. Xây dựng quy trình quản lý chuyên nghiệp

Kinh doanh quán cafe vốn không đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Đặc biệt là nếu không có phương pháp quản lý chặt chẽ về quy trình vận hành, doanh thu, chi phí thì rất dễ xảy ra thất thoát, kinh doanh nhưng không mang lại lợi nhuận. Ngay từ khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe, bạn nên xây dựng cả quy trình và phương pháp quản lý chuyên nghiệp.

Nhiều quán cafe hiện nay quen thuộc với phương pháp quản lý thủ công, ngày bán hàng tối về cộng sổ, doanh thu bao nhiêu biết bấy nhiêu mà không phát hiện được những sai sót, thất thoát để kịp thời điều chỉnh. Ngoài ra, tình trạng nhân viên gian lận, hao hụt nguyên vật liệu,… thường xảy ra trong khi chủ quán không phải lúc nào cũng có mặt trực tiếp để giám sát mọi hoạt động kinh doanh. Đó cũng là lý do mà các phần mềm quản lý bán hàng ra đời để giúp các chủ quán tối ưu quy trình vận hành, đồng thời quản lý doanh thu chặt chẽ.

Một trong những phần mềm được ưa chuộng nhất hiện nay là FABi. Đây là phần mềm được cung cấp bởi iPOS.vn – đơn vị đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc phát triển các giải pháp công nghệ dành cho ngành F&B với hơn 30.000 khách hàng lớn nhỏ. Phần mềm FABi cung cấp nhiều tính năng quản lý vượt trội như phân quyền nhân viên, theo dõi lịch sử giao dịch, quản lý doanh thu, chi phí thông minh với hệ thống báo cáo đầy đủ và chi tiết theo thời gian thực, quản lý từ xa trên thiết bị di động,… Bên cạnh đó, khả năng tích hợp đa dạng giải pháp như iPOS CRM (ứng dụng quản lý và chăm sóc khách hàng), iPOS Inventory (ứng dụng quản lý kho), iPOS Accounting (phần mềm kế toán nhà hàng), iPOS Call Center (ứng dụng quản lý đơn hàng online đa kênh),… giúp FABi trở thành giải pháp quản lý toàn diện cho các cơ sở kinh doanh ăn uống.

phần mềm quản lý quán cafe

Quản lý quán cafe hiệu quả hơn với phần mềm quản lý bán hàng FABi

10. Kế hoạch truyền thông, marketing cho quán cafe

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chính là lên kế hoạch về truyền thông, marketing. Để thành công trong việc thu hút khách hàng thì bạn cần marketing hướng đến đúng đối tượng, đúng nhu cầu.

Bên cạnh những phân tích về khách hàng mục tiêu và thị trường, một bản kế hoạch marketing quán cafe đầy đủ nên bao gồm những vấn đề như: Chiến lược marketing, thông điệp marketing, kênh truyền thông, ngân sách phân bổ cho từng hạng mục,… Điều bạn cần đặc biệt lưu ý là cần đặt ra những mục tiêu marketing cụ thể. Mỗi giai đoạn phát triển của quán cafe có thể có những mục tiêu marketing khác nhau. Bạn chỉ nên tập trung hướng đến một tiêu nhất định để đạt được hiệu quả cao nhất.

Ngày nay, bên cạnh những hình thức phát tờ rơi, khuyến mãi, quảng cáo quen thuộc, nhiều quán cafe đã marketing bằng nhiều cách khác như thuê KOLs là các bloggers, food reviewers, tận dụng các kênh review trên mạng xã hội, wifi marketing,… Ngoài ra, các hoạt động gia tăng trải nghiệm và chăm sóc khách hàng cũng được chú trọng hơn.

kế hoạch marketing quán cafe

Concept độc đáo giúp quán cafe của bạn được marketing tự nhiên trên các kênh review

Kinh doanh quán cafe cạnh tranh vô cùng khắc nghiệt nhưng vẫn là thị trường đầy tiềm năng nếu bạn biết nắm bắt và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi mở quán. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn lập kế hoạch kinh doanh quán cafe tốt, tạo nền tảng vững chắc cho công việc kinh doanh sau này.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN