Lưu ý quan trọng khi mở rộng quy mô kinh doanh ngành dịch vụ ăn uống

Feb 1, 2021 | Blog, Quản trị

Khi nhà hàng, quán cafe của bạn đã phát triển đến một mức độ nhất định thì việc mở rộng quy mô kinh doanh, phát triển lên chuỗi là một nhu cầu tự nhiên. Tuy nhiên, việc mở thêm cơ sở mới, quản lý cùng một lúc nhiều cửa hàng lại là một thách thức lớn. Với 1 – 2 cửa hàng bạn có thể quản lý suôn sẻ nhưng khi số lượng 5 – 10 cửa hàng hoặc nhiều hơn thì đó lại là một câu chuyện khác.

Vậy làm thế nào để mở rộng quy mô kinh doanh thành công, hạn chế tối đa rủi ro? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Khi nào nên mở rộng quy mô kinh doanh?

Mở thêm một hay nhiều cơ sở mới không giống như khi bạn chỉ quản lý một cửa hàng. Thị trường cũng đã chứng kiến sự thất bại của nhiều ông lớn khi kinh doanh chuỗi. Do đó, trước khi quyết định mở rộng quy mô kinh doanh, bạn phải cân nhắc, tính toán thật kỹ lưỡng về đặc điểm của quán và các nguồn lực có thể đáp ứng được việc kinh doanh chuỗi hay không.

khi nào nên mở rộng quy mô kinh doanh

Để mở rộng quy mô kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ nguồn lực

Khi dự định mở rộng quy mô kinh doanh, bạn nên cân nhắc một số vấn đề sau đây:

– Sản phẩm và concept: Đây là những yếu tố cốt lõi khi mở rộng thêm các cơ sở mới. Nhiều món ăn đặc biệt, concept độc lạ có thể rất thành công với một cửa hàng nhưng lại không dễ để nhân rộng khi phát triển chuỗi. Sự đồng bộ giữa các cửa hàng sẽ khó duy trì khi các món ăn, đồ uống có công thức và quy trình chế biến phức tạp, concept độc lạ không hẳn đã phù hợp với những thị trường khác. Chính vì vậy, để mở rộng quy mô kinh doanh, bạn cần một thực đơn tối giản, một quy trình chế biến được chuẩn hóa và một concept độc đáo nhưng dễ nhân rộng. 

– Rào cản cạnh tranh: Có nhiều mô hình kinh doanh rất dễ bắt chước theo, đặc biệt là khi đối thủ của bạn có tiềm lực lớn cả về kinh nghiệm và tài chính. Khi bạn kinh doanh doanh thuận lợi thì không tránh khỏi việc đối thủ cố gắng “copy” mô hình. Lúc này, chuỗi nhà hàng, quán cafe của bạn cần phải sở hữu những lợi thế nhất định để trở thành rào cản ngăn chặn sự gia nhập của đối thủ cạnh tranh. Những rào cản này có thể đến từ nguồn nguyên liệu, công thức chế biến, concept riêng biệt hay năng lực vận hành,…

 – Nguồn lực tài chính: Để có thể mở rộng quy mô kinh doanh, duy trì hoạt động của nhiều chuỗi nhà hàng, quán cafe thì không thể thiếu một nguồn tài chính đủ mạnh. Các chi phí cần thiết để duy trì kinh doanh là gì? Nguồn vốn hiện có của bạn là bao nhiêu? Khả năng huy động vốn từ bên ngoài như thế nào? Hãy chỉ mở chuỗi khi nguồn lực tài chính của bạn đã sẵn sàng.

– Tự kinh doanh hay nhượng quyền? Đây cũng là một bài toán đau đầu dành cho các chủ kinh doanh khi có mong muốn phát triển lên quy mô chuỗi. Tự đầu tư mở chuỗi sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý chất lượng, quy trình tại các cửa hàng nhưng khả năng phát triển chậm và đòi hỏi vốn lớn. Trong khi đó phát triển chuỗi theo hình thức nhượng quyền có thể phát triển nhanh chóng về số lượng mà không cần quá nhiều vốn, nhưng lại gặp phải hạn chế trong việc kiểm soát chất lượng. Bên cạnh đó, phát triển lên chuỗi theo hình thức nhượng quyền đòi hỏi mô hình kinh doanh của bạn cũng cần phải được thiết lập một cách bài bản, đã được chứng minh về mức độ lợi nhuận và dễ dàng nhân rộng. Hãy xem xét đầy đủ các nguồn lực hiện có để quyết định đâu là mô hình phù hợp nhất với bạn.

– Quản trị hệ thống: Bài toán quản trị luôn là thách thức lớn khi mở rộng quy mô kinh doanh. Làm sao thể đảm bảo sự đồng bộ về chất lượng, dịch vụ tại tất cả các cơ sở? Giám sát hoạt động, quản lý nhân sự, kế toán, marketing, kho nguyên vật liệu,… sẽ được thực hiện bằng cách nào? Đây là những câu hỏi bạn cần trả lời trước khi đưa ra quyết định mở thêm cơ sở mới.

Nếu bạn đã thông suốt các vấn đề trên và cảm thấy mô hình kinh doanh, nguồn lực của bạn đã sẵn sàng phát triển lên chuỗi thì đây là lúc để bạn mở rộng quy mô kinh doanh.

2. Bí quyết mở rộng quy mô kinh doanh thành công cho nhà hàng, quán cafe

2.1. Tìm hiểu thật kỹ về thị trường

Khi một nhà hàng, quán cafe kinh doanh tốt, nhiều chủ kinh doanh thường có xu hướng bắt tay vào mở thêm cơ sở mới với suy nghĩ rằng các cơ sở mới đó cũng sẽ hoạt động tốt như vậy mà bỏ qua bước nghiên cứu thị trường. Mở rộng quy mô kinh doanh đồng nghĩa với việc bạn đang mở rộng cả về quy mô thị trường, thậm chí là thâm nhập những thị trường mới. Không nghiên cứu kỹ hoặc nhận định sai về thị trường sẽ rất dễ khiến công việc kinh doanh của bạn đi đến thất bại. Ngay cả những ông lớn như KFC khi mới bước chân vào thị trường cũng đã phải rất “chật vật” để thay đổi thói quen của người tiêu dùng. 

nghiên cứu thị trường trước khi mở rộng quy mô kinh doanh

Đừng quên nghiên cứu thị trường trước khi quyết định mở rộng quy mô kinh doanh

Chính vì thế, khi mở rộng quy mô kinh doanh với nhiều cơ sở mới thì hãy nghiên cứu thị trường thật kỹ. Nếu như bạn có ý định thâm nhập thị trường mới với những khách hàng mới, hãy bắt đầu từ việc nghiên cứu nhu cầu, thói quen, hành vi của khách hàng mục tiêu, tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh. Nếu bạn mở rộng quy mô kinh doanh để đáp ứng tốt hơn cho tập khách hàng hiện tại thì nghiên cứu thị trường sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt khi lựa chọn địa điểm kinh doanh phù hợp với khách hàng mục tiêu.

Bên cạnh đó, như đã đề cập ở trên thì rào cản cạnh tranh chính là một trong những yếu tố quan trọng để mở rộng quy mô kinh doanh. Bạn sẽ cần nghiên cứu thật kỹ về đối thủ cạnh tranh: Họ có lợi thế gì? Đâu là điểm yếu của họ? Bạn có gì đặc biệt hơn đối thủ? Điểm đặc biệt đó có đủ để ngăn cản sự gia nhập của đối thủ hay không? Đừng vội mở rộng quy mô kinh doanh khi bạn chưa nắm rõ những vấn đề này.

2.2. Có kế hoạch quản lý và sử dụng vốn hiệu quả

Vốn chính là yếu tố vô cùng cần thiết khi duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của bạn khi mở rộng quy mô. Một sai lầm mà nhiều chủ kinh doanh mắc phải là đầu tư quá ồ ạt mà không có kế hoạch từ đầu dẫn đến tình trạng sớm cạn vốn, thiếu vốn, không thể tiếp tục duy trì kinh doanh các cơ sở mới.

Dựa trên tình hình kinh doanh của cửa hàng hiện tại cùng những nghiên cứu về thị trường để bạn ước tính số lượng vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh tại các cơ sở mới. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phân bổ tỷ lệ sử dụng vốn hợp lý cho từng hạng mục kinh doanh như vốn đầu tư, giá cost sản phẩm, nhân sự, marketing,… và đặc biệt chú ý đến việc thực hiện cái gì trước, cái gì sau, phân chia giai đoạn sao cho phù hợp nhất với nguồn lực tài chính hiện có, tránh việc cơ sở cũ phải gánh lỗ cho cơ sở mới.

quản lý vốn khi mở rộng quy mô kinh doanh

Quản lý vốn và dòng tiền rất quan trọng trong quá trình mở rộng quy mô kinh doanh

Ngoài ra trong quá trình hoạt động, bạn cần có kế hoạch kiểm soát tài chính bài bản, nắm bắt được chính xác dòng tiền, quản lý doanh thu, chi phí chặt chẽ,… để duy trì ổn định cho các hoạt động.

2.3. Đảm bảo đồng bộ về chất lượng món ăn và dịch vụ trên toàn chuỗi

Đồng bộ chất lượng là yếu tố sống còn khi mở rộng quy mô kinh doanh. Đây cũng là thách thức lớn nhất mà mọi chủ kinh doanh gặp phải khi phát triển lên chuỗi.

Đồng bộ về chất lượng món ăn

Như đã đề cập ở phần đầu, các món ăn, đồ uống cầu kỳ, chế biến phức tạp và không được chuẩn hóa sẽ rất khó để nhân rộng. Trong khi đó bạn cần đảm bảo món ăn tại tất cả các cơ sở phải có chất lượng như nhau. Vì vậy, nếu muốn mở rộng quy mô kinh doanh thì bạn cần chấp nhận “hy sinh” – nghĩa là tối giản menu, quy chuẩn và đơn giản hóa quy trình chế biến hoặc sẵn sàng loại bỏ những món phức tạp, khó chuẩn hóa. Ngoài ra, xây dựng mô hình bếp trung tâm cũng là một cách được nhiều chuỗi nhà hàng áp dụng. Các hoạt động sơ chế, tẩm ướp, hoặc chế biến sơ qua sẽ được thực hiện tại các bếp trung tâm, sau đó mới chuyển về các cơ sở để đảm bảo sự đồng đều trong chất lượng món ăn. Đồng thời, mô hình này cũng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đảm bảo bí mật công thức chế biến.

Đồng bộ về chất lượng dịch vụ

Bên cạnh chất lượng món ăn thì chất lượng dịch vụ cũng cần đảm bảo sự đồng bộ giữa các cơ sở kinh doanh. Muốn vậy, việc đào tạo nhân viên bài bản là điều không thể thiếu. Bạn nên xây dựng một bộ quy tắc cụ thể và văn bản hóa để áp dụng cho mọi cơ sở nhằm đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm được, duy trì thái độ phục vụ và chất lượng dịch vụ tốt trên toàn chuỗi.

đồng bộ chất lượng khi mở rộng quy mô kinh doanh

Đồng bộ chất lượng là yếu tố cốt lõi khi mở rộng thêm nhiều cơ sở kinh doanh mới

Ngoài việc đào tạo và quản lý nhân viên thì một quy trình vận hành, phục vụ bài bản đã được chuẩn hóa cũng là yếu tố không thể bỏ qua nếu muốn đảm bảo sự đồng bộ khi mở rộng quy mô kinh doanh. Quy trình phục vụ cần được đồng bộ hóa từ việc tiếp đón, ghi nhận order, chế biến món ăn, thức uống, phục vụ món cho đến thanh toán và chăm sóc khách hàng sau mua nhằm mang lại sự tiện lợi, thoải mái cho khách hàng vừa nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, các hoạt động marketing, chăm sóc khách hàng cũng cần được diễn ra đồng bộ. Nếu có sự khác biệt thì bạn cần có thông báo rõ ràng để khách hàng có thể nắm bắt được.

2.4. Ứng dụng công nghệ vào quy trình quản lý, vận hành

Khi mở rộng quy mô kinh doanh, phát triển lên mô hình chuỗi thì việc ứng dụng công nghệ được xem như một nhu cầu thiết yếu. 

Các phương thức quản lý sổ sách thủ công rất khó áp dụng khi quản lý nhiều cơ sở kinh doanh. Việc có mặt cùng lúc tại tất cả các cơ sở để theo dõi, giám sát các hoạt động là điều bất khả thi. Bên cạnh đó, việc kiểm soát nhân viên, kiểm soát nguyên vật liệu, điều phối đơn hàng, quản lý doanh thu, chi phí,… trở thành thách thức mà các phương thức quản lý truyền thống khó có thể giải quyết. Quy mô kinh doanh càng lớn, số lượng cơ sở càng nhiều thì việc quản lý và kiểm soát càng trở nên phức tạp.

Lúc này, công nghệ trở thành lời giải cho bài toán tối ưu hóa vận hành và chi phí, quản lý doanh thu chặt chẽ khi mở rộng quy mô kinh doanh. Các tính năng phân quyền nhân viên, hỗ trợ vận hành, quản lý từ xa cùng khả năng mở rộng kết nối nhiều ứng dụng nâng cao như CRM, kế toán,… trên các phần mềm quản lý nhà hàng/quán cafe sẽ giúp chủ kinh doanh vận hành chuỗi dễ dàng và linh hoạt hơn.

ứng dụng công nghệ khi mở rộng quy mô kinh doanh

Phần mềm quản lý bán hàng là trợ thủ đắc lực khi kinh doanh chuỗi

Hiện nay, phần mềm FABi đang được nhiều chuỗi nhà hàng, quán cafe tin tưởng sử dụng. Được phát triển bởi iPOS.vn – đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp công nghệ cho ngành kinh doanh ăn uống, phần mềm quản lý bán hàng FABi sở hữu nhiều tính năng vượt trội như:

  • Phân quyền nhân viên, ghi nhận lịch sử order, sửa hủy hóa đơn tại tất cả các chi nhánh, hạn chế gian lận khi không có mặt trực tiếp tại nhà hàng.
  • Quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi, kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động kinh doanh tại các chi nhánh với hệ thống báo cáo theo thời gian thực.
  • Hệ thống báo cáo quản trị đầy đủ và chi tiết từng cơ sở kinh doanh và toàn chuỗi, giúp bạn dễ dàng so sánh, đối chiếu hiệu quả kinh doanh giữa các cơ sở, quản lý thu chi chính xác để từ đó kịp thời đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
  • Quản lý kho nguyên vật liệu chặt chẽ, quản lý và kết nối nhà cung cấp dễ dàng với ứng dụng quản lý kho iPOS Inventory.
  • Kết nối phần mềm kế toán nhà hàng iPOS Accounting hỗ trợ đắc lực cho nghiệp vụ kế toán, hạn chế sai sót, nhầm lẫn.
  • Tiếp nhận các đơn hàng online đa kênh, dễ dàng kiểm soát và điều phối xử lý đơn hàng đến từng cơ sở với phần mềm quản lý bán hàng đa kênh iPOS CallCenter.
  • Đồng bộ các chương trình marketing, chương trình hội viên, chăm sóc khách hàng trên toàn chuỗi với phần mềm quản trị quan hệ khách hàng iPOS CRM.

Mở rộng quy mô kinh doanh là cơ hội để tăng trưởng doanh thu vượt bậc nhưng cũng là một thách thức lớn và ẩn chứa nhiều rủi ro. Hy vọng rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thêm sự chuẩn bị tốt nhất cho kế hoạch kinh doanh sắp tới để gặt hái thành công như mong đợi.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN