Những điều cần biết trong quản lý nhân viên quán trà sữa vừa và nhỏ

Apr 3, 2021 | Blog, Nhân sự

Khi được hỏi làm thế nào để tuyển nhân viên quán trà sữa vừa và nhỏ? Không ít người đã khuyên nên chọn nhóm học sinh, sinh viên để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên đây lại là nhóm nhân sự khó làm việc vì tính gắn bó, động lực làm việc chưa cao. Vậy làm thế nào để tạo động lực cho nhân viên quán trà sữa, đặc biệt là mô hình vừa và nhỏ, một nhân viên đôi khi phải kiêm nhiệm nhiều vị trí? Dưới đây là những lưu ý về công việc để bạn hướng dẫn, phân bổ và quản lý nhân viên cửa hàng của mình hiệu quả hơn. 

1. Nhân viên quán trà sữa nhỏ – một chức danh đảm nhận nhiều công việc 

1.1. Order – bán hàng

Cơn sốt trà sữa nhượng quyền rộ lên trong giai đoạn 2018 làm thay đổi diện mạo thị trường trà sữa nói chung. Tất cả các cửa hàng trà sữa lớn nhỏ theo đó cũng xây dựng quy trình bán hàng và quản lý chuẩn chỉnh, từ cách thức order bán hàng cho đến quản trị và cả marketing. Đã có không ít quán trà sữa ứng dụng công nghệ để nâng cao trải nghiệm người dùng, đưa phần mềm vào để order, thanh toán một cách nhanh chóng tiện lợi. 

Nhân viên trà sữa

Hướng dẫn nhân viên sử dụng thành thạo phần mềm bán hàng

Nhân viên phục vụ quán trà sữa khi tuyển vào sẽ được đào tạo cách giới thiệu đồ uống và order cho khách. Với các cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý, nhân viên sẽ được hướng dẫn sử dụng thành thạo phần mềm ở các hạng mục: order, thanh toán bằng nhiều hình thức, nhận đơn online, chốt ca và bàn giao ca cho nhân viên khác. Lợi thế của mô hình kinh doanh trà sữa là đa phần nhân viên đều là những bạn trẻ, thường xuyên sử dụng công nghệ, khá nhạy bén và dễ thích nghi với phần mềm bán hàng. 

1.2. Pha chế 

Các quán trà sữa hiện nay đều bán hàng dưới hình thức take away – thanh toán trả trước. Hình thức này giúp thương hiệu cắt giảm đi không ít chi phí cho nhân sự phục vụ, đổi lại các bạn nhân viên trong quán sẽ phải một mình kiêm nhiệm nhiều vị trí. Nếu nhân viên các quán cafe truyền thống tách riêng bộ phận bar và phục vụ bàn thì nhân viên quán trà sữa phải kiêm nhiệm hai vị trí này cùng lúc. Sẽ có 2 – 3 bạn trong một ca làm việc, một bạn order thì một bạn pha chế, luân phiên nhau. Trường hợp ít khách và vào thời gian vắng, một nhân viên pha chế sẽ phụ trách hết các phần việc trên. 

Nhân viên trà sữa

Nhân viên trong quán trà sữa nhỏ phải kiêm nhiệm nhiều vị trí

Bởi một nhân viên quán trà sữa phải làm cùng lúc nhiều đầu việc nên yêu cầu tuyển dụng và mức chi trả cũng cao hơn. Các bạn sinh viên khi đi làm thêm cũng có nhiều thử thách, trải nghiệm hơn khi làm nhân viên pha chế quán trà sữa. 

1.3. Đón tiếp và phục vụ khách hàng

Ngoài những công việc kể trên thì nhân viên phục vụ quán trà sữa còn phải đón tiếp và phục vụ khách hàng. Tức là khi khách vào quán, nhân viên phục vụ phải liên tiếp thực hiện các nghiệp vụ từ chào hỏi, tư vấn order, thanh toán, trả đồ và chào khi khách ra về. Một quy trình làm việc khép kín xuyên suốt. Ngoài ra nhân viên quán trà sữa cũng cần thích ứng nhanh và xử lý được những trường hợp khách hàng khiếu nại, trà có vị không chuẩn, lượng đường đá có phù hợp và tốc độ trả đồ chậm chạp. 

Đón tiếp và phục vụ khách hàng

Tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên khi bắt đầu công việc

Làm nhiều công việc cùng lúc với tốc độ nhanh và lượng khách dồn dập vào giờ cao điểm, áp lực làm việc của nhân viên quán trà sữa cũng nhiều hơn. Một phần vì thế mà có không ít những vụ “lùm xùm” xoay quanh chủ đề thái độ nhân viên không tốt với shipper, khách hàng,… Để hạn chế tối đa những trường hợp kể trên thì nhân viên quán trà sữa cần được đào tạo hướng dẫn kỹ lưỡng khi bắt tay vào làm việc. Trở thành một nhân viên ngành dịch vụ chuyên nghiệp chứ không đơn thuần là vị trí hỗ trợ kinh doanh như trước đây. 

1.4. Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm

Để có thể đảm bảo được vệ sinh an toàn thực phẩm trong cơ sở kinh doanh ăn uống, nhân viên cần hiểu được tiêu chuẩn ATTP là gì. Thông thường khi mới tuyển dụng, các hệ thống đào tạo của quán trà sữa sẽ gửi tài liệu để nhân viên học, sau đó tiến hành thi tuyển để đảm bảo các nhân viên đều nắm được tiêu chuẩn VSATTP, hỗ trợ cho quá trình làm việc. 

Nhân viên quán trà sữa

Nhân viên quán trà sữa phải cùng lúc làm rất nhiều đầu việc

Nếu cơ sở kinh doanh của bạn không có bộ phận đào tạo riêng thì quản lý/người trực tiếp đào tạo cần hướng dẫn chi tiết cho nhân viên mới hiểu về nguyên liệu, sản phẩm, quy trình làm việc và vệ sinh an toàn thực phẩm. Bởi điểm cốt lõi thành công của các quán ăn đồ uống là sản phẩm. Muốn sản phẩm có chất lượng tốt thì nhân viên pha chế phải là người hiểu rõ về công thức và lưu ý vấn đề ATVSTP. Hãy tin rằng “một con ruồi trong cốc nước có thể khiến bạn đóng cửa thương hiệu”. 

2. Làm thế nào để tăng động lực cho nhân viên quán trà sữa vừa và nhỏ?

2.1. Xây dựng quy trình làm việc phù hợp

Nếu nhân viên sau khi được tuyển không được hướng dẫn công việc, không biết phải bắt đầu từ đâu, chuẩn bị những gì thì khó tránh những việc mất động lực làm việc. Vậy chủ quán và quản lý cần làm gì để tăng động lực và trách nhiệm làm việc cho nhân viên quán của mình? 

nhân viên quán cafe

Xây dựng nội quy cho nhân viên quán trà sữa

Việc đầu tiên là xây dựng quy trình làm việc và văn bản hóa các nội quy quy định đào tạo. Thay vì phụ trách từng phần việc như nhân viên quán ăn và quán cafe, công việc của nhân viên trà sữa là một dây chuyền làm việc khép kín. Các bạn phải chịu trách nhiệm phục vụ khách hàng từ lúc bước chân vào cửa đến lúc ra về từ chào đón – tư vấn order – thanh toán – trả đồ – chào tạm biệt. Do vậy quy đào tạo nhân viên đều cần được văn bản hóa các cách thức phục vụ: từ câu chào, cách chào, cách kiểm soát cảm xúc trong quá trình phục vụ,…

2.2. Giao quyền và phân chia trách nhiệm công việc

Mỗi một nhân viên phục vụ trà sữa đều chịu trách nhiệm đảm bảo trải nghiệm khách hàng tốt, xuyên suốt quá trình họ có mặt tại cửa hàng. Vậy để nhân viên có thể phục vụ và xử lý nhanh chóng những trường hợp phát sinh thì quản lý và chủ quán cần giao quyền quyết định cho các bạn để tránh xảy ra những lúc khách hàng không vừa lòng, đánh giá dịch vụ kém sao.

Những quyền hạn dành cho nhân viên mà bạn có thể được đưa vào phần quy định làm việc như: tách bill phù hợp để khách nhận được chương trình khuyến mãi của cơ sở; ưu tiên khách hàng nào nhận đồ trước trong trường hợp cần gấp; lắng nghe và giải quyết những trường hợp phàn nàn, phản hồi của khách bằng việc giảm giá, đền bù,… trong hạn mức quy định, dưới sự giám sát của quản lý.

2.3. Lương và chính sách đãi ngộ phù hợp với năng lực

Thông thường ở quán trà sữa sẽ có những vị trí như nhân viên bán hàng và quản lý, giám sát. Mỗi một vị trí sẽ có mức lương nhất định. Thay vì để lương theo thâm niên thì nhân viên được chia lương theo level. Level được tính bằng mức độ hoàn thành công việc và thời gian làm việc. Ví dụ một nhân viên trung bình sẽ nhận mức lương 20,000 đồng/giờ nếu làm đủ 120 giờ/tháng. Trường hợp nhân viên tăng ca lên 140 giờ/tháng sẽ nhận mức lương 23,000 đồng/giờ từ giờ thứ 121 chẳng hạn. 

Nhân viên trà sữa

Tính lương theo level để các bạn có động lực chăm chỉ hơn

Ngoài ra bạn cũng có thể đưa ra những chính sách khác để khuyến khích nhân viên quán trà sữa làm việc. Thưởng nóng cho nhân viên xuất sắc trong giờ cao điểm nhưng vẫn đảm bảo công việc. Những nhân viên có phản ứng nhanh khi giải quyết khiếu nại khách hàng,… Ngoài ra đưa lộ trình thăng tiến từ nhân viên bán thời gian lên nhân viên fulltime, lên nhân viên quản lý và giám sát để các bạn có động lực gắn bó và làm việc.

 

 

 

 

2.4. Tạo điều kiện học hỏi cho nhân viên

Không ít người trước giờ vẫn giữ suy nghĩ làm nhân viên phục vụ chỉ là công việc tay chân cần chăm chỉ chịu khó, đi làm phục vụ thuần chỉ mong muốn có thêm một khoản thu nhập. Tuy nhiên ngành dịch vụ hiện giờ có rất nhiều thay đổi, các cơ sở và thương hiệu trà sữa đều hoạt động dưới dạng một công ty, tổ chức, có quy trình làm việc bài bản và có những chính sách đãi ngộ rõ ràng. Đây hoàn toàn là môi trường phù hợp cho các bạn trải nghiệm và tích lũy kỹ năng làm việc.

nhân viên quán cafe

Tạo điều kiện để nhân viên học tập và phát triển

Hãy dạy cho nhân viên rằng họ đang không chỉ làm việc tay chân, bất kể một công việc gì cũng đều mang lại những trải nghiệm có giá trị. Các bạn sẽ học được cách làm việc theo quy trình kín của quán trà sữa. Hoàn thành đồng thời cùng lúc nhiều công việc và hiểu chi tiết đặc thù của ngành công nghiệp ăn uống. Các bạn cũng sẽ hiểu về định lượng, về nguyên liệu, về cách thức vận hành một cơ sở kinh doanh và đây sẽ là tiền đề nếu các bạn muốn tự kinh doanh trong tương lai. 

Đọc thêm: Có nên kinh doanh trà sữa ở thời điểm này

Đa phần các bạn phục vụ quán trà sữa đều là học sinh, sinh viên. Đây là nhóm đối tượng khó quản lý vì động lực làm việc và trách nhiệm của các bạn chưa cao. Tuy nhiên lại là nguồn nhân sự giá rẻ và phù hợp với vị trí nhân viên quán trà sữa nhất hiện nay. Dựa vào những lưu ý kể trên, chúc bạn sớm xây dựng được đội ngũ làm việc hiệu quả.