Tại sao nên sử dụng phần mềm POS trong nhà hàng, quán cafe?

Apr 23, 2021 | Blog, Công nghệ

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, hầu hết tất cả các nhà hàng, quán cafe đều sử dụng phần mềm POS. Phần mềm POS hay phần mềm bán hàng chính là một giải pháp công nghệ giúp tối ưu quy trình vận hành, nâng cao năng suất hoạt động của cửa hàng. Vậy phần mềm POS là gì? Giải pháp này có những tính năng và lợi ích gì đối với các cửa hàng kinh doanh ăn uống? Hãy theo dõi trong bài viết dưới đây. 

1. Phần mềm POS là gì?

“Phần mềm POS” là một thuật ngữ khá khó hiểu và rắc rối đối với một số chủ kinh doanh mới. Tuy nhiên, cụm từ này có thể hiểu đơn giản theo nghĩa như sau: POS là viết tắt của “Point of Sale”, có nghĩa là “điểm bán hàng” hay quầy bán hàng, quầy thanh toán. Thông thường, một hệ thống POS sẽ bao gồm hai phần: phần mềm quản lý bán hàng và thiết bị bán hàng. 

Phần mềm POS đang được sử dụng rộng rãi tại các cửa hàng bán lẻ và dịch vụ 

Phần mềm POS đang được sử dụng rộng rãi tại các cửa hàng bán lẻ và dịch vụ 

Phần mềm quản lý bán hàng là một hệ thống công cụ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý một cửa hàng hoặc chuỗi các cửa hàng như quản lý bán hàng, kiểm soát đơn hàng từ nhiều nguồn, quản lý kho hàng hóa, chăm sóc khách hàng, triển khai các chương trình khuyến mãi,… Thay vì việc nhân viên phải ghi chép tay hay gọi món bằng phương pháp thủ công, thì giờ đây có thể tiến hành ghi nhận trên hệ thống tự động cập nhật với vài thao tác đơn giản. Đối với nhà quản lý, phần mềm này là công cụ đắc lực hỗ trợ việc kiểm soát và theo dõi tình hình kinh doanh. 

Thiết bị bán hàng phục vụ để cài đặt và hoạt động phần mềm quản lý bán hàng cơ bản bao gồm máy POS bán hàng hoặc máy tính bàn, máy in hóa đơn kết nối với phần mềm, máy tính bảng hoặc điện thoại di động để phục vụ cho việc ghi nhận order gọi món. Khi lựa chọn thiết bị, bạn cần quan tâm đến các tiêu chí: sự tương thích với phần mềm quản lý bán hàng, độ ổn định và tốc độ khi hoạt động, phù hợp với quy mô và nhu cầu của cửa hàng. 

Hiện nay, các phần mềm POS trên thị trường được chia ra làm 2 loại: phần mềm POS nói chung dành cho ngành bán lẻ và phần mềm POS riêng biệt dành cho ngành kinh doanh ăn uống F&B. Nếu bạn đang kinh doanh nhà hàng, quán cafe, bạn nên lựa chọn những phần mềm chuyên biệt cho ngành này để các tính năng được tối ưu nhất phục vụ cho quy trình vận hành cửa hàng. Nhìn chung, phần mềm POS đem đến giải pháp quản lý điểm bán hàng dễ sử dụng, tiết kiệm chi phí và hiệu quả cao.

Xem thêm: Top 6 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất Việt Nam năm 2021

2. Lợi ích của phần mềm POS đối với nhà hàng, quán cafe

Tất cả các nhà hàng, quán ăn, quán cafe, trà sữa từ mô hình nhỏ đến lớn đều nên sử dụng phần mềm POS – một giải pháp công nghệ đắc lực vì những lý do sau đây:

– Tối ưu quy trình vận hành: Phần mềm POS sở hữu đầy đủ tính năng để hỗ trợ cho các nghiệp vụ trong nhà hàng, từ order gọi món và thanh toán cho đến những giải pháp mở rộng như quản lý nguyên vật liệu, quản lý đơn hàng online, giải pháp hỗ trợ tăng năng suất khu vực bếp/bar,… để nâng cao hiệu quả vận hành. 

– Dễ dàng kiểm soát hoạt động kinh doanh: Mọi dữ liệu kinh doanh sẽ được thể hiện qua hệ thống báo cáo quản trị đặc thù của ngành trên phần mềm POS. Phần mềm sẽ tự động tính toán, báo cáo lãi lỗ và các chỉ số dưới dạng biểu đồ trực quan, dễ hiểu để người quản lý có thể kiểm tra bất cứ lúc nào.

– Quản lý nhân viên chặt chẽ, tránh gian lận, thất thoát: Nhân viên có thể hủy hóa đơn, sửa món, thu thêm tiền,… hoặc bòn rút nguyên vật liệu để kiếm thêm bỏ túi riêng là tình trạng không hiếm trong các nhà hàng, quán cafe. Phần mềm POS có hệ thống phân quyền rõ ràng để chủ cửa hàng phát hiện ngay những bất thường, sai lệch thuộc về lỗi của ai và xử lý kịp thời.

Ứng dụng phần mềm POS trong nhà hàng đem tới rất nhiều lợi ích đáng kể

Ứng dụng phần mềm POS trong nhà hàng đem tới rất nhiều lợi ích đáng kể

– Tránh nhầm lẫn, sai sót khi phục vụ khách hàng: Vì ghi nhận order của khách hàng bằng phần mềm POS, nên mọi thông tin sẽ lưu trữ trên hệ thống và chuyển tới các bộ phận liên quan theo đúng thứ tự. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý là giúp giảm bớt áp lực cho nhân viên, vừa đảm bảo sự chính xác trong từng đơn hàng. 

Tăng năng suất, hiệu quả làm việc của nhân viên: Phần mềm POS giúp loại bỏ thao tác thừa thãi, nhân viên không còn phải di chuyển và thực hiện công việc thủ công nhiều. Nhờ đó, nhân viên có nhiều thời gian hơn, tập trung và nghiệp vụ chính, nâng cao tốc độ và hiệu quả công việc. 

– Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Thực khách sẽ không gặp tình trạng chờ đợi món mất nhiều thời gian, sai thứ tự, sai món,… Thêm vào đó, quá trình được phục vụ vô cùng nhanh chóng và tốc độ để khách hàng cảm thấy hài lòng khi sử dụng dịch vụ tại quán. 

3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm POS cho nhà hàng, quán cafe

Lợi ích của phần mềm POS đối với các cửa hàng kinh doanh ăn uống F&B là rất lớn. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng sẽ đem lại những lợi ích này cho nhà hàng, quán cafe của bạn. Trên thị trường hiện nay có vô số phần mềm POS, bạn cần xem xét kỹ lưỡng trước khi bắt đầu quyết định đưa vào sử dụng. Khi lựa chọn, bạn cần xem xét dựa trên một số tiêu chí sau: 

– Sự phù hợp với quy mô kinh doanh: Mỗi một mô hình hay quy mô kinh doanh ăn uống khác nhau sẽ có những nhu cầu quản lý khác nhau. Các nhà hàng, quán cafe lớn hoặc theo dạng chuỗi sẽ cần quy trình quản lý phức tạp hơn những quán cafe nhỏ lẻ. Bạn cần xác định đúng mô hình và quy mô kinh doanh của mình để đưa ra những yêu cầu quản lý cụ thể làm cơ sở cho việc lựa chọn phần mềm POS phù hợp nhất. 

– Tính năng phần mềm đầy đủ, phù hợp: Khi lựa chọn phần mềm POS, bạn cần xem xét phần mềm đó có những tính năng gì, có đáp ứng được những yêu cầu mà cửa hàng của bạn cần hay không. Kinh doanh ăn uống không đơn thuần chỉ là việc bán hàng mà còn cả các hoạt động hỗ trợ như quản lý xuất nhập tồn kho, kiểm soát nguyên vật liệu, quản lý và chăm sóc khách hàng, quản lý đơn hàng từ các nguồn đơn khác nhau,… 

Hãy kiểm tra kỹ lưỡng khi lựa chọn sử dụng phần mềm POS cho quán của bạn 

Hãy kiểm tra kỹ lưỡng khi lựa chọn sử dụng phần mềm POS cho quán của bạn 

Tính ổn định, linh hoạt của phần mềm: Trong quá trình sử dụng, nếu phần mềm không ổn định, thường xuyên xảy ra lỗi, bị đơ, bị treo thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới tốc độ phục vụ tại cửa hàng. Ngoài ra, phần mềm còn cần có sự linh hoạt, nghĩa là có khả năng mở rộng, kết nối nhiều giải pháp để đáp ứng nhu cầu quản lý khi quy mô của quán phát triển.

– Bảo mật và an toàn dữ liệu: Bạn sẽ phải đối mặt với nguy cơ bị mất hoặc bị đánh cắp dữ liệu nếu sử dụng những phần mềm không uy tín. Khi tìm kiếm một phần mềm POS bán hàng, bạn nên tìm hiểu cả về hệ thống bảo mật của phần mềm, khả năng backup, sao lưu dữ liệu,… để tránh những rủi ro không đáng có.

– Có chế độ hậu mãi sau mua: Bạn nên lựa chọn phần mềm POS của một đơn vị uy tín để nhận được hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật sau mua. Trước hết, hướng dẫn sử dụng chi tiết giúp bạn nhanh chóng làm quen và có thể bắt đầu sử dụng phần mềm. Sau đó, trong quá trình sử dụng phần mềm cũng không thể tránh khỏi những lúc xảy ra sự cố, khi đó bạn sẽ cần đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ kịp thời. 

4. Phần mềm POS FABi – giải pháp quản lý bán hàng dành cho nhà hàng, quán cafe được ưa chuộng nhất hiện nay

Trên thị trường hiện nay có đa dạng phần mềm POS dành cho ngành F&B, nhưng một cái tên nổi bật bạn không thể bỏ qua chính là FABi. Phần mềm POS FABi được phát triển bởi iPOS.vn – một đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ chuyên biệt cho ngành F&B. Với kinh nghiệm hơn 10 năm hỗ trợ vận hành cho hơn 30.000 nhà hàng, quán cafe (tiêu biểu như The Coffee House, Cộng Cà Phê, ToCoToCo,…), iPOS.vn cho ra đời phần mềm FABi như một giải pháp đáp ứng được mọi nhu cầu quản lý từ cửa hàng cafe nhỏ, vỉa hè cho đến chuỗi lớn nhiều chi nhánh. 

Phần mềm POS FABi được đông đảo nhà hàng, quán cafe sử dụng

Phần mềm POS FABi được đông đảo nhà hàng, quán cafe sử dụng

Phần mềm POS FABi là một giải pháp công nghệ hoạt động nên nền tảng Android, thuộc dạng phần mềm Cloud. Ngoài ra bạn có thể thực hiện cài đặt, theo dõi các báo cáo trên nền tảng website, quản lý từ xa bằng ứng dụng di động (Android, iOS). Sản phẩm đang được các nhà hàng, quán cafe sử dụng với hình thức trả phí theo tháng, rất tiết kiệm chi phí cho các cửa hàng mới mở. 

Hiện nay, phần mềm POS FABi đang là trợ thủ đắc lực cho các chủ kinh doanh ăn uống như nhà hàng, quán cafe trên cả phương diện bán hàng và quản lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh và trải nghiệm khách hàng vì sở hữu một số tính năng vượt trội sau đây:

4.1. Tính năng hỗ trợ nghiệp vụ quản lý và bán hàng cơ bản

Ghi nhận order gọi món nhanh chóng, chính xác: Thông qua phần mềm, các order được tiếp nhận, chuyển trực tiếp đến khu vực bếp/bar tương ứng và thu ngân theo đúng trình tự đơn hàng một cách khoa học. Vì được loại bỏ những thao tác thừa thãi, nhân viên không còn phải di chuyển nhiều, các thông tin order cũng được chuyển đến các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng và chính xác.

Thao tác ghi nhận order dễ dàng, đơn giản

Thao tác ghi nhận order dễ dàng, đơn giản

Thanh toán tiện lợi, đa dạng hình thức: FABi hỗ trợ in phiếu chốt đồ, tính tiền, tạo và in hóa đơn, thanh toán bằng nhiều hình thức khác nhau như tiền mặt, thẻ ngân hàng, thanh toán QR VNPAY, ví điện tử Momo, ZaloPay,… Ngoài ra, phần mềm cũng dễ dàng áp dụng thêm các chương trình khuyến mãi, cộng thuế VAT ngay trên giao diện thanh toán.

Hệ thống báo cáo quản trị đặc thù: Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe POS FABi cung cấp cho chủ quán một hệ thống báo cáo quản trị đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của mô hình kinh doanh nhà hàng, quán cafe. Các báo cáo doanh thu, nguồn đơn,… được thống kê chi tiết theo ngày/tháng/năm và hiển thị dưới dạng số liệu, biểu đồ trực quan giúp chủ quán dễ dàng nắm bắt được tình hình và xu hướng kinh doanh.

Phân quyền và quản lý nhân viên chặt chẽ: Tất cả các vị trí như chủ nhà hàng, quản lý cửa hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ,… được thiết lập quyền hạn trên phần mềm POS FABi để thiết lập các quyền riêng biệt. Phần mềm cũng lưu lại lịch sử chỉnh sửa, hủy hóa đơn, sửa món của nhân viên để chủ nhà hàng tiện theo dõi.

4.2. Tính năng mở rộng và nâng cao hỗ trợ tối ưu công việc kinh doanh 

Giải pháp quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi FABi Manager: Khi sử hữu ứng dụng quản lý từ xa được kết nối với phần mềm POS FABi, chủ quán có thể theo dõi tình hình kinh doanh tại cửa hàng thông qua thiết bị di động. Tình trạng bàn đang mở, hóa đơn, doanh thu,… được cập nhật theo thời gian thực giúp chủ kinh doanh có thể kiểm soát và đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời.

Ứng dụng quản lý từ xa được tích hợp trong phần mềm POS FABi

Ứng dụng quản lý từ xa được tích hợp trong phần mềm POS FABi

Điều phối chế biến, gia tăng hiệu suất làm việc khu vực bếp/bar: Phần mềm POS FABi hỗ trợ kết nối giải pháp quản lý bếp/bar KDS – một màn hình hiển thị toàn bộ các đơn order theo thứ tự thời gian đặt trong bếp/bar để người đầu bếp/pha chế theo dõi. Thông qua KDS, nhân viên ở khu vực bếp/bar có thể theo dõi được chi tiết các đơn order để điều phối hoạt động tại bếp/bar trở nên dễ dàng hơn.

Giải pháp order hiện đại – menu điện tử: Để tạo sự tiện lợi hơn trong quá trình gọi món và ghi nhận order, các cửa hàng kinh doanh ăn uống có thể sử dụng giải pháp menu điện tử O2O để khách hàng gọi món, gọi nhân viên bằng cách quét mã QR tại bàn. Đây là giải pháp giúp quán tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ phục vụ và khiến quy trình vận hành diễn ra trôi chảy hơn. 

Menu điện tử O2O - Giải pháp giúp khách hàng tự đặt đồ, gọi nhân viên nhanh chóng 

Menu điện tử O2O – Giải pháp giúp khách hàng tự đặt đồ, gọi nhân viên nhanh chóng 

Hỗ trợ quản lý đơn hàng online đa kênh: Phần mềm POS FABi sẽ giải quyết bài toán quản lý đơn hàng online đa kênh bằng việc kết nối giải pháp iPOS Call Center để toàn bộ đơn hàng từ các kênh online nội bộ như điện thoại, website, Facebook, Zalo,… được tập trung xử lý tại một nơi duy nhất. Bên cạnh đó, FABi cũng kết nối với các đối tác đặt giao hàng trực tuyến là GrabFood và Loship, đơn hàng từ các ứng dụng này được chuyển trực tiếp đến máy POS bán hàng để quản lý dễ dàng hơn. 

Phần mềm quản lý kho: FABi mở rộng có tích hợp giải pháp quản lý kho iPOS Inventory giúp quản lý kho nguyên vật liệu nhà hàng, quán cafe hiệu quả hơn. Giải pháp này cho phép chủ kinh doanh thiết lập định mức nguyên vật liệu, theo dõi tồn kho theo thời gian thực để lên kế hoạch xuất/nhập kịp thời, cung cấp hệ thống báo cáo theo nhu cầu để phục vụ cho nghiệp vụ kế toán.

Phần mềm quản lý kho giúp chủ kinh doanh kiểm soát tình hình tồn kho nguyên vật liệu dễ dàng

Phần mềm quản lý kho giúp chủ kinh doanh kiểm soát tình hình tồn kho nguyên vật liệu dễ dàng

Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng: iPOS CRM được tích hợp trong FABi cho phép khách hàng đăng ký thành viên thông qua OA Zalo và Facebook sau khi quét mã QR Code. Thông qua iPOS CRM, bạn có thể thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi và phân tích hành vi tiêu dùng, xây dựng chương trình hội viên, tương tác khách hàng theo kịch bản tự động, cá nhân hóa các chương trình marketing và chăm sóc khách hàng, quản lý e-voucher,… 

Phần mềm kế toán chuyên biệt cho ngành F&B: Mọi dữ liệu từ phần mềm POS FABi sẽ được đồng bộ với phần mềm iPOS Accounting. Bạn sẽ không cần mất thời gian nhập liệu thủ công, phần mềm tự động sinh các chứng từ, hạch toán và phiếu thu tương ứng ngay khi có giao dịch, hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử. Nhờ đó, phần mềm xuất báo cáo tài chính đầy đủ giúp bạn dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh của từng cửa hàng.

Giao diện phần mềm kế toán iPOS Accounting chuyên biệt cho ngành F&B

Giao diện phần mềm kế toán iPOS Accounting chuyên biệt cho ngành F&B

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm POS phục vụ cho ngành nhà hàng, quán cafe. Việc ứng dụng những giải pháp công nghệ trên chắc chắn sẽ giúp tối ưu quy trình vận hành cửa hàng kinh doanh ăn uống và hỗ trợ tối đa công việc quản lý của chủ kinh doanh. Nếu cần được tư vấn về phần mềm POS FABi, đừng ngần ngại liên hệ ngay với hotline 1900 4766 để được giải đáp nhanh nhất.