Top 10 phần mềm quản lý kho được ưa chuộng nhất hiện nay

Feb 1, 2021 | Blog, Công nghệ

Quản lý kho là một trong những phần vô cùng quan trọng đối với bất kỳ ngành nghề kinh doanh nào. Kiểm soát lượng hàng hóa, nguyên vật liệu xuất nhập tồn càng chính xác và chặt chẽ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như hạn chế thất thoát tối đa. Phần mềm quản lý kho ra đời như một giải pháp ưu việt hỗ trợ các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh kiểm soát kho hàng hiệu quả hơn. 

Vậy phần mềm quản lý kho là gì? Vì sao việc ứng dụng phần mềm lại quan trọng? Đâu là những phần mềm tốt nhất hiện nay? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho là một phần mềm được phát triển nhằm hỗ trợ các hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp, bao gồm các chức năng như lưu trữ, quản lý thông tin hàng hóa, theo dõi đơn hàng nhập, thống kê hàng xuất, quản lý lượng tồn kho, cung cấp các loại báo cáo kho và hỗ trợ lên kế hoạch mua hàng.

Phần mềm quản lý kho nằm trong hệ thống quản lý kho, bao gồm thêm các thiết bị phần cứng hỗ trợ như máy tính, điện thoại thông minh, máy in mã vạch, máy đọc mã vạch,…

phần mềm quản lý kho là gì

Phần mềm quản lý kho giúp hạn chế sai sót và thất thoát không đáng có

2. Tại sao nên dùng phần mềm quản lý kho?

Quản lý kho hàng theo phương pháp sổ sách ghi tay truyền thống thường tốn nhiều thời gian, công sức và rất dễ nhầm lẫn, thất thoát. Bên cạnh đó, việc xóa hay sửa đổi thông tin trở nên khó khăn và khiến sổ sách không còn rõ ràng. Quản lý bằng sổ sách nhiều gây khó khăn trong việc tìm kiếm, tra cứu thông tin.

tại sao nên dùng phần mềm quản lý kho

Quản lý kho thủ công là một công việc nhiều khó khăn và tốn kém thời gian

Thay vì sổ sách ghi tay, nhiều doanh nghiệp sử dụng phương thức hiện đại hơn là quản lý bằng file Excel. Với phương thức này, người dùng có thể dễ dàng hơn trong việc theo dõi và kiểm soát thông tin hàng hóa bởi Excel có khả năng tổng hợp, lọc thông tin, tính toán số liệu, dễ dàng thay đổi thông tin,…

Nếu bạn chỉ có những yêu cầu quản lý cơ bản thì file Excel là công cụ quản lý đơn giản, dễ dùng và đặc biệt là hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên trường hợp bạn kinh doanh lớn, số lượng hàng hóa nhiều và cần quản lý phức tạp thì file Excel khó đáp ứng được. Chưa kể để sử dụng được nhiều tính năng nâng cao của Excel thì bạn cũng cần đến một lượng kiến thức lớn. Ngoài ra vấn đề bảo mật cũng là một nhược điểm khi quản lý kho bằng file Excel.

Phần mềm quản lý kho là giải pháp khắc phục các vấn đề của phương thức quản lý truyền thống kể trên. Những lợi thế khi sử dụng phần mềm quản lý kho có thể kể đến như sau:

  • Tiết kiệm thời gian và công sức
  • Quản lý tự động, chính xác, hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ quản lý kho
  • Thống kê số liệu nhanh chóng, cung cấp hệ thống báo cáo kho trực quan, dễ theo dõi
  • Bảo mật cao, hạn chế tình trạng tự ý sửa đổi thông tin hoặc đánh cắp dữ liệu
  • Dễ dàng mở rộng, kết nối với các phần mềm khác của doanh nghiệp như phần mềm quản lý bán hàng, kế toán, hệ thống ERP,…

Chính vì những ưu điểm này mà phần mềm quản lý kho ngày càng được sử dụng nhiều và trở thành một phần thiết yếu của các đơn vị kinh doanh từ nhỏ đến lớn.

3. Top 10 phần mềm quản lý kho miễn phí và trả phí tốt nhất

Ngày nay, khi nhu cầu quản lý kho ngày càng lớn và trở nên phức tạp hơn thì cũng ngày càng nhiều phần mềm quản lý kho xuất hiện trên thị trường với những tính năng, đặc điểm khác nhau đáp ứng từng mô hình và quy mô kinh doanh. Điều này khiến nhiều chủ kinh doanh băn khoăn không biết nên lựa chọn phần mềm nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Sau đây sẽ là một số gợi ý tốt mà bạn có thể tham khảo:

3.1. Phần mềm quản lý kho Việt Nam

3.1.1. Phần mềm quản lý kho KiotViet

KiotViet được biết đến là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản lý bán hàng uy tín nhất tại Việt Nam hiện nay. Không chỉ vậy, KiotViet còn cung cấp cả phần mềm quản lý kho để đáp ứng nhu cầu quản lý toàn diện cho các cửa hàng kinh doanh buôn bán. Hiện nay, phần mềm quản lý kho KiotViet được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, mô hình kinh doanh khác nhau, trong đó nổi bật hơn cả là các ngành bán lẻ.

Phần mềm KiotViet quản lý hàng hóa trong kho thông qua mã vạch, rất tiện lợi và tiết kiệm thời gian trong quá trình nhập xuất hàng hóa. Tính năng quản lý kho chi tiết đến từng sản phẩm (mẫu mã, màu sắc, kích thước, hình ảnh,…) giúp chủ kinh doanh nắm rõ chính xác lượng tồn kho. Khi có giao dịch phát sinh, hệ thống tự động cộng hoặc trừ kho tương ứng. Trường hợp kho gần cạn, hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo để chủ kinh doanh có kế hoạch nhập hàng kịp thời.

phần mềm quản lý kho kiotviet

Quản lý kho tiện lợi với phần mềm KiotViet

Ngoài ra, phần mềm quản lý kho KiotViet cũng hỗ trợ tính năng quản lý nhà cung cấp. Bạn có thể gửi email đến nhà cung cấp trực tiếp qua phần mềm, quản lý tình trạng nhập hàng, công nợ của từng nhà cung cấp.

Hiện nay, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho KiotViet trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… Nhờ đó bạn có thể quản lý kho mọi lúc mọi nơi.

3.1.2. Phần mềm quản lý kho iPOS Inventory

Nếu như bạn đang kinh doanh ăn uống thì iPOS Inventory là lựa chọn hoàn hảo để quản lý kho của bạn. So với các ngành bán lẻ, việc quản lý kho của các nhà hàng, quán cafe có nhiều nét đặc thù riêng biệt như cần xây dựng định nguyên liệu cho từng món ăn, chú trọng nhiều tới thời hạn vì nguyên liệu thực phẩm không bảo quản được lâu,… 

Hiện nay, phần mềm quản lý kho iPOS Inventory hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ quản lý kho, đáp ứng nhu cầu của các mô hình kinh doanh ăn uống từ cửa hàng nhỏ lẻ đến chuỗi lớn. Các tính năng ưu việt của iPOS Inventory có thể kể đến như: Thiết lập định mức món và tự động trừ kho khi phát sinh giao dịch; theo dõi tồn kho theo thời gian thực mọi lúc mọi nơi; đảm bảo tính thống kê hàng hóa, nguyên vật liệu và các chứng từ xuất – nhập – tồn; cung cấp các báo cáo, dashboard phân tích chi tiết quá trình mua hàng, dự trữ tồn kho, thời gian đáp ứng hàng hóa, chất lượng và hiệu quả từng nhà cung cấp,…

Ngoài ra, iPOS Inventory sở hữu hệ thống kết nối mở, bạn dễ dàng kết nối với phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán, các nhà cung cấp,… tạo sự tiện lợi nhất cho quy trình quản lý kho.

phần mềm quản lý kho ipos inventory

iPOS Inventory được thiết kế chuyên biệt cho ngành kinh doanh ăn uống

Phần mềm quản lý kho iPOS Inventory được kết nối cùng phần mềm quản lý bán hàng FABi, nằm trong hệ sinh thái sản phẩm công nghệ chuyên biệt cho F&B do iPOS.vn cung cấp, mang lại giải pháp quản lý toàn diện cho các nhà hàng, quán cafe. Hiện nay có hơn 30.000 khách hàng đang sử dụng phần mềm của iPOS.vn.

3.1.3. Phần mềm quản lý kho Sapo

Sapo là một đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho tin cậy dành cho các cửa hàng vừa và nhỏ. Không cần phải có nghiệp vụ, bạn vẫn có thể quản lý kho hàng hóa hiệu quả với phần mềm Sapo.

phần mềm quản lý kho sapo

Phần mềm Sapo giúp đơn giản hóa quy trình quản lý kho

Tương tự như KiotViet, phần mềm quản lý kho Sapo cũng quản lý hàng hóa theo mã vạch giúp đơn giản hóa công đoạn kiểm kho, không mất nhiều thời gian nhập liệu thủ công. Bạn có thể nhanh chóng nắm bắt tình trạng hàng hóa trong kho còn hay hết, biết chính xác vị trí hàng hóa tại kho. Bên cạnh đó, với các thống kê mặt hàng bán chạy, lịch sử tồn kho trên phần mềm, bạn có thể ra quyết định nhập hàng nhanh chóng, đúng thời điểm. Các tính năng tạo đơn nhập hàng, quản lý công nợ nhà cung cấp cũng cực kỳ hữu ích cho doanh nghiệp của bạn. 

Ngoài những tính năng trên, phần mềm quản lý kho Sapo còn hỗ trợ rút ngắn quy trình chuyển hàng giữa các chi nhánh. Bạn dễ dàng tạo phiếu chuyển hàng, số liệu tồn kho tại các chi nhánh được tự động cập nhật, theo dõi trạng thái hàng chuyển tiện lợi và chính xác.

3.1.4. Phần mềm quản lý kho Suno

Suno là một phần mềm quản lý kho đơn giản và dễ sử dụng, nằm trong hệ thống giải pháp quản lý bán hàng do Suno.vn cung cấp. 

phần mềm quản lý kho suno

Giao diện phần mềm quản lý kho Suno

Phần mềm này cho phép bạn quản lý tồn kho dễ dàng nhờ các tính năng như: Import hàng từ file excel, website bán hàng hay từ phần mềm quản lý kho cũ, quản lý bằng mã vạch, quản lý hàng hóa chi tiết, rõ ràng theo từng danh mục,… Phần mềm cũng hỗ trợ chủ doanh nghiệp có thể chủ động trong việc nhập hàng, tạo và quản lý các đơn đặt hàng, cho phép đặt hàng trước, tự động cập nhật tồn kho và công nợ với nhà cung cấp. 

Trường hợp bạn kinh doanh chuỗi cửa hàng, phần mềm này cũng giúp bạn theo dõi tồn kho chi tiết từng cửa hàng, điều chuyển hàng giữa các cửa hàng để tối ưu vận hành và tiền vốn, đồng thời tự động cập nhật tồn kho tương ứng từng cửa hàng.

3.1.5. Phần mềm quản lý kho Bravo

Quản lý kho là một phân hệ nằm trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP) mà Bravo đang cung cấp. Đây cũng là một lựa chọn đáng cân nhắc nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả để quản lý kho hàng của mình. 

Bên cạnh những tính năng quản lý kho cơ bản như kiểm soát giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, theo dõi việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ, lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông,… phần mềm Bravo còn hỗ trợ tính giá vốn tự động theo nhiều phương pháp như giá đích danh, giá bình quân gia quyền, giá nhập trước xuất trước và nhiều tính năng bổ trợ khác. Chỉ với những thao tác đơn giản trên phần mềm là bạn đã có thể quản lý kho một cách chính xác và hiệu quả.

Phần mềm quản lý kho Bravo

Phần mềm quản lý kho Bravo

3.2. Phần mềm quản lý kho nước ngoài

Bên cạnh các phần mềm trong nước, bạn cũng có thể tham khảo thêm một số phần mềm quản lý kho của nước ngoài như:

3.2.1. Phần mềm quản lý kho NetSuite

NetSuite là một phần mềm ERP hỗ trợ quản lý tổng thể doanh nghiệp, bao gồm quản lý kho, quản lý tài chính, quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng,… Nếu bạn đang sở hữu một doanh nghiệp lớn và cần tìm kiếm một giải pháp quản lý tổng thể thì NetSuite là một lựa chọn hoàn hảo. 

Với chức năng quản lý kho, NetSuite cung cấp cho bạn một công cụ toàn diện trong việc kiểm soát quy trình nhập/xuất kho, quản lý tồn kho chặt chẽ. Phần mềm này giúp bạn cập nhật tình trạng kho hàng theo thời gian thực, kiểm kê hàng hóa theo chu kỳ, hỗ trợ kiểm soát kho nhiều chi nhánh cho phép bạn quản lý tồn kho trên diện rộng. 

Phần mềm quản lý kho NetSuite

Phần mềm quản lý kho NetSuite

Phần mềm quản lý kho NetSuite lưu trữ thông tin bằng công nghệ điện toán đám mây, hỗ trợ sử dụng trên đa nền tảng từ máy tính để bàn cho đến các thiết bị di động. Phần mềm phù hợp cho nhiều mô hình kinh doanh như sản xuất, bán lẻ, bán sỉ,… và hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới trên sử dụng.

3.2.2. Phần mềm quản lý kho FPI

Phần mềm quản lý kho FPI (FPI-Professional) là phần mềm được thiết kế dành riêng cho việc quản lý kho nằm trong hệ thống giải pháp phần mềm doanh nghiệp của FPI. Phần mềm này được tích hợp đa mã vạch để đáp ứng nhu cầu quản lý cùng một sản phẩm nhập từ nhiều hãng khác nhau trên thế giới. Bởi vậy, phần mềm này sẽ rất phù hợp với các doanh nghiệp xuất – nhập khẩu, hàng hóa đa dạng và đến từ nhiều quốc gia khác nhau. Ngoài ra, các khu công nghiệp, bến bãi, cửa hàng phụ tùng ô tô, xe máy,… cũng phù hợp để sử dụng phần mềm này.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho FPI có thể kể đến như: Tự động nhận biết toàn bộ mã vạch của sản phẩm, cho phép nhập xuất dữ liệu thuận tiện với file Excel, quản lý tồn kho chính xác, nắm rõ hàng ở kho nào, vị trí cụ thể trong từng kho,… Phần mềm này cũng hỗ trợ phân quyền nhân viên. Nhân viên được phân quyền quản lý kho hàng nào thì chỉ được phép biết và thao tác xuất nhập trong kho đó.

phần mềm quản lý kho FPI

Phần mềm quản lý kho FPI nằm trong hệ thống các phần mềm quản lý bán hàng của FPI

3.2.3. Phần mềm quản lý kho IBM Sterling WMS

IBM Sterling WMS là một phần mềm quản lý kho có độ tùy biến cao và phù hợp cho các kho có lượng lưu thông lớn.

Phần mềm này cung cấp dữ liệu kho theo thời gian thực, hỗ trợ tự động hóa các quy trình trong kho, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch, tối ưu công việc quản lý kho. Các tính năng của IBM Sterling WMS có thể kể đến như: Quản lý tồn kho, kiểm soát việc bổ sung hàng hóa trong khi qua các kênh bán hàng đa dạng, theo dõi quy trình từ lúc nhập hàng, lập hóa đơn thanh toán cho đến lúc xuất kho, cung cấp các báo cáo phân tích số liệu kho theo thời gian thực,…

phần mềm quản lý kho IBM Sterling WMS

Giao diện phần mềm IBM Sterling WMS

3.3. Phần mềm quản lý kho miễn phí

Các phần mềm quản lý kho hiện nay thường có mức phí tương đối cao. Bởi vậy, đối với các doanh nghiệp, cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ không có nhiều nhu cầu quản lý phức tạp thì thường sẽ quan tâm đến các phần mềm quản lý kho miễn phí để tiết kiệm chi phí tối đa. Vậy có những phần mềm miễn phí nào đáng sử dụng?

3.3.1. Phần mềm quản lý kho Perfect Warehouse

Nếu đang tìm kiếm một phần mềm quản lý kho miễn phí nhưng hiệu quả thì không nên bỏ qua phần mềm Perfect Warehouse. Phần mềm này có thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, các mục được sắp xếp khoa học và dễ theo dõi.

Perfect Warehouse hỗ trợ nhiều tính năng quản lý kho cơ bản như quản lý hàng hóa xuất – nhập – tồn, báo cáo nhật ký hàng hóa, hỗ trợ nghiệp vụ chuyển kho, cảnh báo tồn kho quá hạn, dự báo tồn kho theo từng mặt hàng,… Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ phân quyền, giúp bạn dễ dàng quản lý và theo dõi người dùng trong hệ thống.

phần mềm quản lý kho Perfect Warehouse

Giao diện nhập kho trên phần mềm Perfect Warehouse

3.3.2. Phần mềm quản lý kho GM-Sales

Đây là phần mềm được phát triển để đáp ứng nhu cầu quản lý kho và thông tin hàng hóa cơ bản của các cửa hàng, doanh nghiệp. Phần mềm hỗ trợ sử dụng trên nền tảng Windows và MacOS nên bạn có thể linh hoạt trong quá trình sử dụng, giao diện tiếng Việt thân thiện với người dùng.

Phần mềm quản lý kho GM-Sales hỗ trợ các tính năng như: Theo dõi quá trình nhập xuất hàng, thống kê và kiểm soát hàng hóa, tìm kiếm sản phẩm theo danh mục,… Ngoài ra, bạn cũng có thể quản lý các kho riêng biệt, thống kê số hàng tồn, hàng lỗi, hàng trả lại,… một cách tiện lợi.

Phần mềm quản lý kho GM-Sales

Phần mềm quản lý kho GM-Sales

Các phần mềm quản lý kho miễn phí có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí và hỗ trợ một số tính năng quản lý cơ bản. Tuy nhiên bạn sẽ cần cân nhắc về việc sử dụng phần mềm này bởi những hạn chế về tính năng cũng như khả năng hỗ trợ kỹ thuật hay tính bảo mật. Bạn có thể sử dụng phần mềm miễn phí để định hình rõ những tính năng, nhu cầu quản lý kho cần thiết nhất cho doanh nghiệp của mình, sau đó nâng cấp lên các phần mềm quản lý kho có trả phí.

Quản lý kho chặt chẽ là chìa khóa để hạn chế thất thoát cũng như đảm bảo tính ổn định của hoạt động kinh doanh. Hy vọng rằng bài viết trên sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm quản lý kho phù hợp nhất cho mô hình kinh doanh của mình để mang lại hiệu quả cao nhất.