Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý quán ăn nhỏ tốt nhất

Mar 22, 2021 | Blog, Công nghệ

Hình thức kinh doanh quán ăn nhỏ đang rất được ưa chuộng hiện nay vì vốn bỏ ra không nhiều, dễ kiếm lãi. Tuy nhiên, phần lớn quán ăn nhỏ hiện nay đều quản lý vận hành theo cách thủ công, dẫn đến thất thoát, mất tiền mà chính chủ quán cũng không nhận ra. Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ chính là công cụ đắc lực hỗ trợ chủ kinh doanh giải quyết bài toán này.

1. Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý quán ăn nhỏ?

Quán ăn nhỏ thì cần gì dùng đến phần mềm quản lý cho “phí” tiền? Đây là quan niệm hoàn toàn sai lầm nếu bạn muốn kinh doanh thành công ở mô hình này. Khi trực tiếp đi vào hoạt động quán ăn một thời gian, đối mặt với nhiều vấn đề vận hành phức tạp, bạn sẽ thấy tầm quan trọng của phần mềm quản lý quán ăn nhỏ lớn đến nhường nào.

Đối với những quán ăn nhỏ với nguồn vốn không lớn và không có nhiều nhu cầu quản lý phức tạp, chủ quán thường quản lý bằng phương pháp thủ công như ghi order và tính tiền bằng tay, thông báo cho bộ phận bếp bằng miệng rồi nhập liệu thủ công vào excel để tổng hợp doanh thu, lợi nhuận. Việc này dẫn đến rất nhiều hậu quả nghiêm trọng như nhớ nhầm order, làm sai món cho khách hàng, doanh thu thực tế khi đối chiếu lại khác với doanh thu trên sổ sách, thất thoát tiền bạc mà không rõ nguyên nhân,…

Quán ăn nhỏ cũng cần phần mềm quản lý để vận hành trơn tru, hiệu quả hơn

Quán ăn nhỏ cũng cần phần mềm quản lý để vận hành trơn tru, hiệu quả hơn

Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ chính là giải pháp hạn chế tối đa những nhược điểm trên của phương pháp quản lý truyền thống. Sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại mang lại tốc độ và tính chính xác cao, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời giúp chủ quán quản lý chặt chẽ, hạn chế những thất thoát không đáng có trong quán ăn của mình. Một số lợi ích của phần mềm quản lý đối với các quán ăn, nhà hàng mô hình nhỏ:

Tăng tốc độ bán hàng: Nhân viên của quán ăn chỉ cần ghi nhận order của khách hàng thông qua thiết bị điện tử như máy tính bảng, máy POS bán hàng… Toàn bộ thông tin order sẽ tự động chuyển đến khu vực bếp/bar tương ứng theo đúng trình tự đơn hàng để đảm bảo trả món cho khách với tốc độ nhanh nhất, đặc biệt là trong giờ cao điểm. Phần mềm giúp loại bỏ công việc không cần thiết, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.

Tránh sự nhầm lẫn, sai sót khi phục vụ: Nhân viên phục vụ ghi tay order cẩu thả, chữ xấu, khó dịch dẫn đến nhầm lẫn, sai món trong quán ăn nhỏ không phải là chuyện hiếm gặp. Việc tiếp nhận và xử lý order qua hệ thống phần mềm đảm bảo tính chính xác, giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng để họ quay lại lần sau, từ đó giúp tăng doanh thu cho quán ăn. 

Kiểm soát nhân viên chặt chẽ, tránh gian lận: Nhờ phần mềm quản lý nhà hàng nhỏ, tất cả nguồn thu chi đều được kiểm kê, ghi nhận theo hóa đơn rõ ràng trên hệ thống. Việc phân quyền cho từng nhân viên giúp quản lý chặt chẽ hơn, hạn chế tối đa hành vi gian lận, bòn rút tiền bạc.

Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ giúp kiểm soát nhân viên chặt chẽ, tránh thất thoát tiền bạc

Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ giúp kiểm soát nhân viên chặt chẽ, tránh thất thoát tiền bạc

Theo dõi tình hình kinh doanh hiệu quả: Phần mềm có chức năng tự động tổng hợp báo cáo doanh thu, lãi lỗ theo ngày, tuần theo dạng biểu đồ trực quan, dễ hiểu. Chủ quán có thể theo dõi dữ liệu này để có quyết định điều chỉnh kế hoạch kinh doanh sao cho phù hợp để quán đông khách hơn trong tương lai.

Nhận biết sở thích của khách hàng: Số lượng đã bán của từng món ăn sẽ được hiển thị trên bảng thống kê của phần mềm. Chủ quán ăn có thể nắm bắt được các món không bán chạy để bỏ bớt, hạn chế việc bỏ thừa nguyên liệu, từ đó giúp gia tăng lợi nhuận kinh doanh.

Đọc thêm: Top 5 phần mềm tính tiền nhà hàng – quán cafe tốt nhất trong năm 2021

2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý quán ăn nhỏ

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm quản lý nhà hàng và quán ăn, nhưng không phải giải pháp nào cũng phù hợp với cửa hàng của bạn. Bạn cần có sự xem xét kỹ lưỡng trước khi quyết định sử dụng phần mềm nào để tránh việc “tiền mất tật mang”. Khi lựa chọn phần mềm quản lý quán ăn nhỏ, bạn cần cân nhắc những tiêu chí sau: 

Sở hữu tính năng phù hợp với mô hình kinh doanh: Bạn cần xem phần mềm đó có những tính năng gì, có đáp ứng được những nhu cầu quản lý của mô hình quán ăn của bạn hay không. Nhìn chung, quán ăn nhỏ lẻ có yêu cầu tương đối đơn giản, nhưng bạn nên lựa chọn những giải pháp quản lý bán hàng dành riêng cho ngành kinh doanh ăn uống để có tính năng phù hợp, chuyên sâu. 

Giá cả hợp lý: Đối với những quán ăn nhỏ, tối ưu chi phí là việc hết sức cần thiết. Bạn không cần lựa chọn những phần mềm có cấu hình phức tạp, yêu cầu thiết bị phần cứng cồng kềnh đòi hỏi chi phí cao. Các phần mềm dạng Cloud sẽ có giá cả hợp lý hơn phần mềm dạng cài đặt On-premises. 

Hãy lựa chọn phần mềm có tính năng phù hợp, giá cả hợp lý 

Hãy lựa chọn phần mềm có tính năng phù hợp, giá cả hợp lý 

Đơn vị cung cấp uy tín: Nhiều quán ăn nhỏ lựa chọn sử dụng phần mềm miễn phí để tiết kiệm chi phí, dẫn đến hậu quả phần mềm hoạt động kém ổn định, bị quá tải và đơ khi quán ăn đông khách vào giờ cao điểm. Vì vậy, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm có trả phí của những công ty uy tín, đã có tên tuổi trên thị trường để đảm bảo chất lượng của sản phẩm. 

Chính sách hậu mãi rõ ràng: Đây cũng là vấn đề rất quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý quán ăn nhỏ. Chủ quán có thể sẽ gặp khó khăn khi làm quen với một hệ thống công nghệ mới. Do đó bạn sẽ cần những hướng dẫn đầy đủ và chi tiết cùng sự hỗ trợ từ phía đơn vị cung cấp.

Bảo mật và an toàn dữ liệu: Khi tìm kiếm một phần mềm quản lý quán ăn nhỏ, bạn nên tìm hiểu cả về hệ thống bảo mật của phần mềm, khả năng backup, sao lưu dữ liệu,… để tránh những rủi ro mất dữ liệu trong quá trình sử dụng. 

Xem thêm: Top 6 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất Việt Nam năm 2021

3. FABi – phần mềm quản lý quán ăn nhỏ tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn FABi cung cấp và phát triển bởi iPOS.vn được thiết kế để phù hợp với đa dạng mô hình kinh doanh từ quy mô quán ăn nhỏ lẻ, vỉa hè cho đến các quán lớn hay chuỗi nhà hàng nhiều chi nhánh. Dù bạn chỉ đang kinh doanh một quán ăn nhỏ, phần mềm FABi vẫn là lựa chọn tối ưu hỗ trợ đắc lực trong việc giải quyết bài toán quản lý vận hành, nâng cao hiệu quả kinh doanh với nhiều tính năng nổi trội. 

3.1. Ghi nhận order gọi món nhanh chóng, hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ bán hàng

Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ FABi giúp chủ quán tối ưu quy trình order gọi món, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng, vừa giúp giảm bớt áp lực cho nhân viên, vừa đảm bảo khách hàng hài lòng khi được phục vụ tại quán. Giải pháp này giúp loại bỏ những thao tác thừa thãi như ghi chép tay, thông báo order bằng miệng, đưa order vào bếp,… Nhân viên phục vụ không còn phải di chuyển nhiều, các thông tin order cũng được chuyển đến các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng và chính xác.

Giao diện order của phần mềm quản lý quán ăn FABi

Giao diện order của phần mềm quản lý quán ăn FABi

Bên cạnh đó, nếu muốn tiện lợi hơn cũng như tăng trải nghiệm cho khách hàng, bạn có thể để khách tự order mà không cần chờ đợi nhân viên bằng cách sử dụng giải pháp menu điện tử (gọi món, gọi nhân viên bằng cách quét mã QR tại bàn). Nói chung, FABi là giải pháp giúp rút ngắn thời gian phục vụ và khiến quy trình vận hành diễn ra trôi chảy hơn. 

3.2. Tính tiền tiện lợi, tích hợp đa dạng các phương thức thanh toán

Nhiều chủ quán nghĩ rằng quán ăn nhỏ chỉ có “dăm ba” món ăn với lượng khách không quá đông nên tính tiền thì cộng nhẩm, bấm máy tính cho nhanh. Trên thực tế, cách làm này không những có thể dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, mà còn khiến chủ quán khó kiểm soát doanh thu, xảy ra thất thoát mà không có số liệu để đối chiếu, không phát hiện được. 

Với giao diện thu ngân của phần mềm quản lý quán ăn nhỏ FABi, nhân viên có thể theo dõi toàn bộ các đơn hàng, thực hiện các hoạt động tính tiền, thanh toán cho khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Sau khi thanh toán xong, hóa đơn được in ra ngay tại máy in bill để khách hàng có thể tiện kiểm tra lại nếu cần. 

FABi hỗ trợ khách hàng thanh toán với nhiều phương thức khác nhau 

FABi hỗ trợ khách hàng thanh toán với nhiều phương thức khác nhau 

Nhiều quán ăn nhỏ hiện nay chỉ đáp ứng thanh toán bằng tiền mặt gây bất tiện cho khách hàng khi tới sử dụng dịch vụ tại quán. Hiện nay, phần mềm FABi hỗ trợ đa dạng thanh toán như như tiền mặt, thẻ ngân hàng, thanh toán QR VNPAY, ví điện tử Momo, ZaloPay,… Giờ đây, khách hàng của bạn có thêm nhiều lựa chọn hơn trong việc thanh toán, tăng sự tiện lợi và hình ảnh chuyên nghiệp cho quán ăn của bạn. 

3.3. Hệ thống phân quyền để quản lý nhân viên chặt chẽ

FABi – phần mềm quản lý quán ăn nhỏ tốt nhất hiện nay có hệ thống phân quyền rõ ràng cho từng vị trí nhân viên, sắp xếp vị trí nào được quyền thực hiện những thao tác gì trên phần mềm. Quyền hạn đã được thiết lập sẵn cho các vị trí nhân viên phổ biến trong quán ăn như chủ quán, quản lý cửa hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ,…

Chủ quán có thể phân quyền cho từng vị trí nhân viên trong quán ăn 

Chủ quán có thể phân quyền cho từng vị trí nhân viên trong quán ăn 

Bên cạnh đó, FABi cũng lưu lại lịch sử chỉnh sửa, hủy hóa đơn của nhân viên để chủ quán tiện theo dõi. Thông qua các báo cáo như nhật ký order, báo cáo hóa đơn sửa hủy, báo cáo bỏ món,… chủ quán có thể phát hiện sớm những bất thường, hạn chế gian lận từ nhân viên.

3.4. Quản lý hiệu quả kinh doanh bằng hệ thống báo cáo đặc thù

Nếu quản lý quán ăn theo phương pháp thủ công, tất cả các số liệu về tình hình thu chi, lãi lỗ, các món bán chạy, thời điểm đông khách, số lượng đơn hàng từ các nguồn tại chỗ, mang về, app giao hàng,… đều chỉ là những con số “áng chừng” mà không có cơ sở dữ liệu chính xác. Điều này dẫn đến những khó khăn trong việc ra quyết định điều chỉnh kế hoạch kinh doanh trong từng giai đoạn để quán ăn đông khách hơn, lợi nhuận cao hơn.

Báo cáo doanh thu được thể hiện trực quan dưới dạng biểu đồ

Báo cáo doanh thu được thể hiện trực quan dưới dạng biểu đồ

Để giúp các chủ quán ăn gỡ rối vấn đề trên, phần mềm quản lý quán ăn nhỏ FABi cung cấp đầy đủ các báo cáo đặc thù dành riêng cho ngành kinh doanh ăn uống. Các chủ kinh doanh có thể theo dõi chi tiết thu chi, lãi lỗ, lịch sử bán hàng, thống kê hóa đơn, các mặt hàng bán chạy, tổng quan xu hướng kinh doanh,… một cách trực quan, chi tiết. Dựa trên những báo cáo này, chủ quán có thể đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp để đạt được hiệu quả cao nhất.

3.5. Tính năng mở rộng chuyên nghiệp, toàn diện

Điều phối chế biến, gia tăng hiệu suất làm việc khu vực bếp/bar: Phần mềm FABi hỗ trợ kết nối giải pháp quản lý bếp/bar KDS – một màn hình hiển thị toàn bộ các đơn order theo thứ tự thời gian đặt trong bếp/bar để người đầu bếp/pha chế theo dõi. Giải pháp KDS cho phép cập nhật nhanh chóng các thay đổi đơn order (thêm món, hủy món,…) để kịp thời đưa ra giải pháp, đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Giải pháp hỗ trợ bếp/bar KDS giúp quy trình chế biến món hiệu quả hơn 

Giải pháp hỗ trợ bếp/bar KDS giúp quy trình chế biến món hiệu quả hơn 

Tiếp nhận và xử lý đơn hàng online đa kênh tập trung: FABi giải quyết bài toán quản lý đơn hàng online đa kênh bằng việc kết nối giải pháp iPOS Call Center. Toàn bộ đơn hàng từ các kênh online nội bộ như điện thoại, website, Facebook, Zalo,… được tập trung xử lý tại một nơi duy nhất. Bên cạnh đó, FABi cũng kết nối với các đối tác đặt giao hàng trực tuyến là GrabFood và Loship. 

– Quản lý và chăm sóc khách hàng: iPOS CRM được tích hợp trong FABi giúp bạn có thể thu hút khách hàng đăng ký thành viên thông qua các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo Official Account (Zalo OA). Bạn có thể dễ dàng phát hành e-vouchers cho các chương trình khuyến mãi, tích điểm hội viên, tạo các kịch bản tự động tương tác chăm sóc khách hàng như gửi lời chúc sinh nhật, tặng e-vouchers, nhắc nhớ nhóm khách hàng lâu chưa quay lại,… 

Phần mềm quản lý khách hàng CRM được tích hợp trong giải pháp FABi 

Phần mềm quản lý khách hàng CRM được tích hợp trong giải pháp FABi 

Quản lý quán ăn từ xa trên thiết bị di động: Thông qua ứng dụng quản lý từ xa FABi Manager, bạn có thể theo dõi mọi hoạt động kinh doanh tại quán mọi lúc mọi nơi ngay trên các như điện thoại thông minh hay máy tính bảng. Mọi thông tin bán hàng đều được thể hiện rõ ràng, chính xác và cập nhật liên tục theo thời gian thực. Nhờ đó bạn có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời dù không có mặt trực tiếp tại quán.

Quản lý kho nguyên vật liệu: Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ FABi tích hợp giải pháp quản lý kho iPOS Inventory mang đến một công cụ quản lý kho chặt chẽ và hiệu quả dành cho các quán ăn. iPOS Inventory hỗ trợ bạn xây dựng định mức món ăn, tự động trừ kho nguyên vật liệu khi món được bán ra. Cùng với đó, bạn có thể theo dõi chi tiết tình trạng xuất nhập tồn, kết nối và quản lý nhà cung cấp, lên kế hoạch mua hàng,… một cách dễ dàng và chính xác hơn.

Giao diện giải pháp quản lý kho nguyên vật liệu của phần mềm FABi

Giao diện giải pháp quản lý kho nguyên vật liệu của phần mềm FABi

Giải pháp hỗ trợ nghiệp vụ kế toán trong quán ăn: Toàn bộ dữ liệu trên phần mềm quản lý quán ăn nhỏ FABi được đồng bộ với giải pháp iPOS Accounting, nhờ đó nhân viên không cần mất thời gian nhập liệu thủ công, phần mềm tự động sinh các chứng từ, hạch toán và phiếu thu tương ứng ngay khi có giao dịch, hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Bên cạnh đó, hệ thống báo cáo tài chính đầy đủ giúp bạn dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh, phân tích lãi lỗ chi tiết từng sản phẩm, từng điểm bán hàng.

Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp bạn lựa chọn được một phần mềm quản lý quán ăn nhỏ tốt nhất cho cửa hàng của mình. Giải pháp công nghệ hiện đại này sẽ giúp quy trình bán hàng trơn tru, tăng tốc độ phục vụ khách hàng, từ đó doanh thu và lợi nhuận của quán cũng sẽ phát triển. Chúc bạn kinh doanh thành công!