Quản lý nguyên vật liệu quán cafe như thế nào để không thất thoát?

Jan 26, 2021 | Blog, Quản trị

Làm thế nào để quản lý nguyên vật liệu quán cafe không thất thoát, lãng phí là một trong những vấn đề khiến nhiều chủ nhà hàng đau đầu. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới việc quản lý lợi nhuận, không kịp thời theo dõi để mua/bán nguyên liệu, không thể thẩm định chất lượng món ăn, không định vị được nguyên vật liệu chính xác cho mỗi món ăn, tốn công sức để đo đếm,… Từ đó, dẫn đến lợi nhuận ít nhưng chi phí bỏ ra để mua nguyên vật liệu tốn kém nhiều hơn. 

Vậy làm thế nào để quản lý nguyên vật liệu quán cafe tối ưu nhất? Hãy theo dõi trong bài viết dưới đây!

1. Tại sao phải quản lý nguyên vật liệu quán cafe?

Quá trình kinh doanh của một quán cafe có hiệu quả hay không bị chi phối rất nhiều bởi việc vận hành hiệu quả quy trình quản lý kho nguyên vật liệu. Với đặc thù ngành dịch vụ ăn uống, thì việc quản lý nguyên vật liệu càng phải chuẩn chỉ và nghiêm túc hơn bao giờ hết. Bên cạnh số lượng, nguyên vật liệu còn phải đảm bảo chất lượng, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, không để hàng tồn dư dẫn đến lãng phí, hết date, quá hạn sử dụng,… Dưới đây là một vài lý do khiến bạn cần chú ý đến vấn đề quản lý nguyên vật liệu quán cafe:

  • Ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của quán: Nếu thiếu nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng đến quá trình chế biến đồ uống, không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Trái lại, nguyên vật liệu dư thừa quá nhiều sẽ gây lãng phí, dẫn đến tăng chi phí sản xuất, giảm lợi nhuận. Đặc biệt, khi mở rộng quy mô hoặc xây dựng mô hình kinh doanh chuỗi thì điều này sẽ ảnh hưởng càng lớn tới quán cafe của bạn. Nếu không quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ sẽ không có con số chính xác để tính toán ra chi phí, lợi nhuận của quán.
  • Thất thoát và gây thiệt hại đến quá trình kinh doanh quán: Nguyên nhân gây thất thoát có thể đến từ nhiều yếu tố như nhầm lẫn trong quá trình xuất/nhập nguyên liệu, sơ hở trong quản lý nhân viên nhập hàng, nhân viên kho,… dẫn đến các hành vi trục lợi cá nhân.
  • Không đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu quán cafe thường có hạn sử dụng ngắn ngày. Bởi vậy cần đảm bảo sự tươi mới để tạo ra hương vị thơm ngon, đảm bảo chất lượng thành phẩm đồ uống.
nguyên vật liệu quán cafe

Quản lý nguyên vật liệu quán cafe không thất thoát, lãng phí là một trong những vấn đề khiến chủ nhà hàng đau đầu

2. Cách quản lý nguyên vật liệu quán cafe hiệu quả?

2.1. Dự tính nguyên vật liệu cần mua

Dự tính và ước lượng số nguyên vật liệu cần mua theo ngày/tuần/tháng là việc đặc biệt quan trọng. Số lượng nguyên vật liệu quán cafe phải đảm bảo vừa “đủ” trong quá trình vận hành quán, “đủ” cho tồn kho dự trữ, không quá thừa, không quá thiếu. Để làm tốt được việc này phụ thuộc khá nhiều vào khả năng và kinh nghiệm của người quản lý chất lượng đồ uống.

  • Dựa trên thực đơn của quán, người phụ trách quản lý chất lượng cần dự trù được số lượng đồ uống.
  • Tính mỗi đồ uống cần lượng nguyên vật liệu là bao nhiêu và quy ra số lượng từng loại nguyên vật liệu tương ứng.
  • Bên cạnh việc đưa ra bảng định lượng đồ uống chi tiết, cần tính thêm phần hao hụt của nguyên liệu khi cho ra thực đơn.
  • Xác định nguyên vật liệu nào chỉ được nhập tươi trong ngày. Nguyên vật liệu nào có thể nhập theo tuần/tháng hoặc lâu hơn.

Từ đó, quán cafe sẽ có kế hoạch rõ ràng trong việc nhập nguyên vật liệu, tránh dẫn đến việc thừa nguyên vật liệu này, thiếu nguyên vật liệu kia.

2.2. Định lượng công thức pha chế để quản lý nguyên vật liệu tốt hơn

Để quản lý nguyên vật liệu quán cafe hiệu quả và thúc đẩy kinh doanh cho quán, bạn phải là một người am hiểu về pha chế. Bạn cần có kiến thức và kinh nghiệm pha chế đồ uống để biết định lượng nguyên liệu trong từng công thức pha chế. 

Không kiểm soát được nguyên vật liệu là một trong những vấn đề phổ biến của các quán cafe. Nguyên nhân chủ yếu là do các chủ quán không thực hiện triệt để ngay từ đầu. Sau một thời gian quán đi vào hoạt động, kinh doanh thì nhận ra cửa hàng đang bị thất thoát nguyên vật liệu nhưng ở mức độ chấp nhận được, họ cũng đành “nhắm mắt cho qua”. Đa số chủ quán thả lỏng việc quản lý nguyên vật liệu vì sợ phải thay đổi nhiều thứ, gây ảnh hưởng đến quy trình hoạt động của quán. 

nguyên vật liệu quán cafe

Cần có kiến thức và kinh nghiệm pha chế đồ uống để biết định lượng nguyên liệu trong từng công thức pha chế

Tuy nhiên, về lâu về dài bạn sẽ nhận thấy được tác hại của việc thất thoát nguyên vật liệu, nó không chỉ dừng lại ở việc tăng chi phí đầu vào mà còn gây thất thoát, hao hụt nguồn nguyên vật liệu. Thậm chí điều này còn ảnh hưởng trực tiếp tới cảm nhận của khách hàng về chất lượng đồ uống khi thiếu nguyên vật liệu, gây ảnh hưởng đến hương vị. Vậy nên phải kiểm định và giám sát chặt chẽ trong khâu pha chế ngay từ lúc bắt đầu mở quán kinh doanh cafe.

2.3. Lựa chọn và quản lý nhân viên pha chế tốt

Để có được thức uống ngon, chất lượng phục vụ khách hàng bạn cần tìm và lựa chọn nhân viên pha chế giỏi, nhiệt tình và tận tâm. Một nhân viên pha chế tốt là người có khả năng định lượng nguyên liệu chuẩn cho từng công thức pha chế đồ uống. Từ đó, bạn cũng đỡ một phần lo lắng về việc nhân viên pha chế gian lận và lấy cắp nguyên vật liệu.

Để đảm bảo giám sát nhân viên pha chế theo đúng công thức, bạn cần tuyển dụng và đào tạo nhân viên kỹ lưỡng. Hãy đưa ra những chính sách đãi ngộ hợp lý để thu hút được những người pha chế tốt. Tránh trường hợp nhân viên làm việc được một thời gian ngắn lại xin nghỉ. Bởi khi đó bạn sẽ tốn công sức đào tạo nhân viên mới và mất thêm thời gian để họ làm quen với công việc và chuẩn hóa kỹ năng pha chế của mình.

2.4. Giám sát nhân viên pha chế để hạn chế gian lận

Khi đã có được định lượng nguyên liệu tiêu chuẩn cho từng công thức pha chế, tiếp theo bạn cần quản lý, giám sát chặt chẽ nhân viên để hạn chế gian lận, nhân viên không có cơ hội đánh cắp nguyên vật liệu của quán về. Cụ thể:

  • Lắp camera giám sát ở kho chứa nguyên vật liệu, quầy pha chế, lối ra/vào của quán cafe.
  • Kiểm tra khối lượng, số lượng nguyên vật liệu pha chế tương ứng với đồ uống mỗi ngày, ghi chép vào sổ hoặc Excel để tính toán và kiểm tra dễ dàng.
  • Thiết lập nội quy nhân viên phù hợp với những chính sách, quy định làm việc với chế độ thưởng, phạt rõ ràng.
  • Để nhân viên làm việc nghiêm túc, hiệu quả.
nguyên vật liệu quán cafe

Cần giám sát chặt chẽ nhân viên để hạn chế gian lận, đánh cắp nguyên vật liệu của quán

2.5. Kiểm soát nguyên liệu tồn kho

Rất nhiều nhà hàng bị hao hụt nguyên vật liệu do bộ phận pha chế không đồng bộ với bộ phận quản lý nguyên vật liệu, cắt giảm nguyên liệu pha chế đồ uống nhưng vẫn báo cáo đủ,… Bởi vậy, việc theo dõi báo cáo tồn kho nguyên vật liệu là một việc quan trọng trong cách quản lý quán cafe hiệu quả. Để làm được điều này cần kiểm tra tồn kho nguyên liệu và bộ phận pha chế để nắm bắt tình hình.

  • Kiểm kê nguyên vật liệu mỗi ngày: Việc kiểm soát mỗi ngày sẽ giúp bạn nắm bắt được mức tiêu thụ của quán. Đây là việc làm vô cùng quan trọng không chỉ với nhà hàng lớn mà quán nhỏ cũng phải thực hiện. Nhờ quá trình kiểm kê, bạn sẽ nắm được tình trạng tồn kho của nguyên vật liệu mỗi ngày, phân loại mặt hàng nào còn hay hết, nguyên liệu nào cần nhập bổ sung, nhập số lượng nhiều hay ít, nguyên liệu nào cần bảo quản tiếp,… Từ đó, nắm được tình trạng hạn sử dụng của thực phẩm và có kế hoạch sử dụng, tiêu hủy, mua mới,… phù hợp.
  • Không sử dụng nguyên vật liệu quá hạn sử dụng: Trên thực tế, không hiếm quán cafe để giảm thiểu chi phí mà sử dụng nguyên vật liệu hết hạn sử dụng như hoa quả tươi, sữa chua, bơ sữa,… bởi sau khi chế biến ra thành phẩm khách hàng khó mà phát hiện được. Đây là một tư duy kinh doanh sai lầm vì khi nguyên vật liệu hết hạn sử dụng sẽ là nguồn gây bệnh trực tiếp cho khách hàng. Nhiều trường hợp khách hàng có thể bị đầy bụng, nôn, tiêu chảy,…. Việc chạy theo để giải quyết các vấn đề khiếu nại không chỉ gây ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh mà còn ảnh hưởng đến sự tồn tại từng ngày của quán.

2.6. Sử dụng phần mềm quản lý kho

Có thể bạn đã quá quen thuộc vào phương pháp quản lý thủ công như ghi chép sổ sách, giấy tờ, kiểm tra hàng ngày,… nhưng vẫn không tránh khỏi sai sót, tốn thời gian và nguồn lực. Một trong những phương pháp khoa học, khắc phục các vấn đề của phương thức quản lý truyền thống được nhiều chủ quán tin dùng đó là phần mềm quản lý kho. Một vài ưu điểm của phần mềm quản lý kho phải kể đến như:

  • Dễ dàng theo dõi tình trạng nguyên vật liệu (Kiểm soát tình trạng còn/hết) 
  • Tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình quản lý
  • Quản lý tự động, chính xác, hỗ trợ các nghiệp vụ quản lý kho
  • Hệ thống báo cáo kho trực quan, dễ theo dõi
  • Thẩm định chất lượng của các nhà cung cấp
  • Tính bảo mật cao, hạn chế tình trạng tự ý sửa đổi thông tin và đánh cắp dữ liệu
  • Có khả năng kết nối với phần mềm bán hàng, kế toán,…
  • ….
nguyên vật liệu quán cafe

Phần mềm quản lý kho iPOS Inventory dành riêng cho ngành F&B

Nếu như bạn đang kinh doanh ăn uống thì phần mềm iPOS Inventory chính là sự lựa chọn hoàn hảo. Khác với những phần mềm quản lý kho khác, iPOS Inventory được iPOS.vn cung cấp dành riêng cho ngành F&B. Sản phẩm hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ quản lý kho, đáp ứng nhu cầu từ mô hình nhỏ lẻ cho đến chuỗi lớn. Một vài tính năng tiêu biểu của iPOS Inventory như:

  • Thiết lập định mức món: Bạn có thể kiểm soát 1kg cà phê sẽ pha được bao nhiêu ly cà phê. Điều này khiến nhân viên không thể gian lận, ăn bớt nguyên vật liệu hoặc tính tiền nhưng lại bỏ túi riêng. Không chỉ vậy, bạn có thể quản lý được nhân viên pha chế có theo công thức định lượng không, nếu pha chế tùy hứng có thể ảnh hưởng đến hương vị của đồ uống dẫn đến mất khách. Phần mềm sẽ giúp bạn đánh giá độ trung thực của nhân viên. 
  • Theo dõi tồn kho theo thời gian thực: Đôi khi có những nguyên liệu lâu ngày không được sử dụng, có những nguyên liệu cần thì không thấy đâu, điều này sẽ làm mất điểm trong mắt khách hàng. Phần mềm giúp theo dõi tình trạng tồn kho theo thời gian thực. Khi phát sinh giao dịch với khách hàng, phần mềm sẽ tự động trừ kho. Từ đó, bạn có thể thể dự đoán khi nào nguyên liệu cần mua mới, khi nào cần bổ sung để đáp ứng đủ nhu cầu mà không bị lãng phí. 
  • Hệ thống báo cáo, phân tích chi tiết quá trình mua hàng: Nếu như trước đây phải mất nhiều thời gian, công sức để tính lãi/lỗ mỗi ngày, mà vẫn gây ra sai sót, thất thoát. Với phần mềm iPOS Inventory khách hàng có thể cập nhật các loại báo cáo thu chi, quản lý tồn kho, nhà cung cấp,… một cách trực quan.
  • Đánh giá chất lượng nhà cung cấp (thời gian đáp ứng hàng hóa, chất lượng, hiệu quả,…): Nhà quản lý có thể dễ dàng so sánh số lượng, chất lượng và giá cả, thông tin giữa các nhà cung cấp. Điều này giúp việc lựa chọn nhà cung cấp dễ dàng hơn bao giờ hết.
  • Kết nối với phần mềm bán hàng iPOS.vn: Ngoài ra, khi sử dụng iPOS Inventory khách hàng có thể dễ dàng kết nối với phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán, các nhà cung cấp,… tạo sự tiện lợi nhất cho quy trình quản lý kho.

Hy vọng với những thông tin hữu ích này bạn sẽ tìm ra phương pháp quản lý nguyên vật liệu hiệu quả cho quán cafe của mình. Chúc các bạn thành công!