Kinh nghiệm quản lý quán cafe gấp đôi hiệu suất làm việc

Mar 6, 2021 | Blog, Quản trị

Những năm gần đây, lĩnh vực kinh doanh ăn uống có sự phát triển mạnh mẽ khi hàng quán liên tục mở ra, xu hướng mới nối nhau xuất hiện. Tuy nhiên do thiếu kinh nghiệm quản lý nên không ít thương hiệu vừa mở lên đã vội vã đóng cửa. Dưới đây là những lưu ý trong quản lý quán cafe giúp bạn hiểu rõ đặc thù kinh doanh ngành nghề, tăng tỷ lệ thành công cho thương hiệu của mình. 

1. Xây dựng quy trình làm việc

Bất kỳ một doanh nghiệp hay một cơ sở kinh doanh nào muốn đi vào hoạt động cũng cần có nội quy và quy trình làm việc. Việc xây dựng quy trình làm việc trong quán cafe cũng thế, nó giúp bạn có cơ sở để tuyển dụng, đào tạo và quản lý mọi hoạt động trong quán. Đấy cũng là bộ xương giúp bạn xây dựng và phát triển mô hình kinh doanh của mình. 

quản lý quán cafe

Xây dựng quy trình quản lý quán cafe ngay từ đầu

Từ quy trình làm việc chung, bạn phân chia công việc cho từng bộ phận. Thông thường ở quán cafe sẽ có những bộ phận cơ bản như phục vụ, thu ngân, pha chế, bảo vệ và quản lý chung. Quản lý của quán có thể là chủ quán nếu quy mô nhỏ. Bạn cũng cần xác định rõ mỗi bộ phận có chức năng gì và kết hợp với nhau như thế nào? Từ đó đào tạo và hướng dẫn nhân viên tuân theo quy trình làm việc, hướng đến mục đích chung của quán.

2. Phân quyền và gán trách nhiệm cho từng bộ phận

Sau khi chia nhỏ các bộ phận trong quán cafe, lúc này bạn cần phân quyền và trách nhiệm cho từng bộ phận. Tại sao lại cần phân quyền cụ thể? Ví dụ nhóm thu ngân có 2 người, một ca sáng và một ca tối. Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ bán hàng và thanh toán cho khách. Cuối ca thu ngân tổng hợp khoản thu và chi (nếu có) và báo cáo mỗi ngày lại chủ quán. Như vậy khi bạn rà soát và gặp vấn đề liên quan đến thu chi, bạn chỉ cần làm việc trực tiếp với bộ phận thu ngân là đủ. 

quản lý quán cafe

Phân chia các bộ phận trong quán cafe để dễ dàng quản lý

Bạn hoàn toàn có thể phân quyền và kiểm soát hoạt động từng nhân sự trên phần mềm quản lý bán hàng. Mỗi bộ phận hoặc mỗi vị trí khác nhau sẽ được phân quyền cụ thể. Ví dụ thu ngân chỉ được quyền thanh toán bán hàng, chọn món bỏ món. Quản lý sẽ được quyền chỉnh sửa hóa đơn, tạo phiếu chi. Kế toán sẽ được quyền xem và lọc báo cáo kinh doanh của quán,… Từ những quyền hạn được định sẵn bạn dễ dàng theo dõi và kiểm soát công việc của nhân viên. 

3. Những lưu ý trong quản lý quán cafe

3.1. Quản lý thu chi

Bất kể mô hình kinh doanh gì cũng vậy, quản lý dòng tiền là để bạn theo dõi sát liệu là quán cafe liệu có đang hoạt động sinh lời hay không. Từ những con số thực tế ấy bạn đưa là giải pháp điều chỉnh phù hợp và quyết định đi tiếp hay dừng lại.

quản lý quán cafe

Quản lý thu chi chi tiết trong quán cafe

Trong quản lý thu chi, thường bạn sẽ gặp những vấn đề dẫn đến sai số như: 

  • Quán đông khách nên thu ngân tính toán nhầm lẫn 
  • Nhân viên nhận tiền thừa của khách quên không trả lại
  • In sai hóa đơn khiến chênh lệch tiền từ phần mềm và số tiền thực tế
  • Nhân viên lấy tiền mua các vật dụng cần thiết nhưng quên không ghi chép
  • v.v…

Việc sử dụng phần mềm quản lý để lưu trữ và đối soát thu chi hiện nay đã phần nào giảm đi những vấn đề thường gặp ở trên. Bạn nên yêu cầu thu ngân ghi chép đầy đủ các khoản chi kèm hóa đơn, tổng kết ca mỗi ngày và chốt doanh thu báo cáo trực tiếp lên quản lý hoặc chủ quán cafe. Việc này phần nào thể hiện sự nghiêm túc, minh bạch trong quản lý quán cafe.  

3.2. Quản lý nguyên vật liệu

Đặc thù của kinh doanh ăn uống là nguyên liệu mua về được nhập kho sau đó mang chế biến thành thành phẩm và bán luôn cho khách hàng. Không ít thương hiệu gặp vấn đề trong quản lý định lượng bởi không biết rõ đồ uống vừa rồi được chế biến bằng bao nhiêu nguyên liệu. Cũng chính vì điểm này mà không ít quán cafe bị thất thoát nghiêm trọng do hao phí nguyên liệu. 

quản lý cafe

Xây dựng định lượng cho từng loại đồ uống

Để quản lý nguyên liệu quán cafe thì bạn cần xây dựng công thức định lượng cụ thể cho từng loại đồ uống. Sau khi có công thức định lượng, bộ phận bar sẽ dựa và quy định đó để pha chế, nhằm giảm thiểu sự lãng phí nguyên liệu trong quán cafe. 

3.3. Quản lý nhân viên

Yếu tố con người luôn là vấn đề khó nhất trong quản lý quán cafe. Nhân viên quán cafe đa phần là các bạn học sinh sinh viên làm việc theo ca, không có sự gắn bó dài lâu và trách nhiệm cũng chưa cao. Bên cạnh việc tạo ra chính sách lương thưởng, thì những buổi gặp nhau thân thiết, teamwork sẽ giúp bạn kết nối gần hơn với nhân viên của mình để khích lệ họ làm việc hiệu quả hơn.

quản lý quán cafe

Quan tâm nhiều hơn đến đời sống nhân viên để tạo sự gắn bó

Ngoài ra, bạn cũng cần xây dựng nội quy làm việc cho nhân viên, quy chế thưởng phạt rõ ràng để dựa vào đó đánh giá năng lực của từng cá nhân. Đưa ra các cuộc thi đua hàng tháng, hàng quý để thúc đẩy nhân viên chăm chỉ nghiêm túc, tạo môi trường làm việc công bằng. Xây dựng chương trình đào tạo và kịch bản đào tạo để giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với công việc. 

Đọc thêm: Phần mềm quản lý quán cafe tối ưu cho mọi mô hình kinh doanh

4. Sử dụng phần mềm để quản lý quán cafe

Phần mềm quản lý quán cafe trở thành một trong những hạng mục cần thiết cho mỗi chủ quán khi bắt đầu kinh doanh. Không chỉ giúp chủ quán tiết kiệm nguồn lực về nhân sự, phần mềm còn giúp chủ quán hệ thống và theo dõi được hiệu quả kinh doanh một cách thuận tiện. FABi hiện là phần mềm quản lý chuyên sâu cho cửa hàng kinh doanh ăn uống, được phát triển trên nền tảng android, mang lại nhiều lợi ích cho người dùng như:

  • Hỗ trợ nhân viên thực hiện các thao tác bán hàng, order, nhận đơn online nhanh chóng thuận tiện. 
  • Hỗ trợ chủ quán theo dõi các báo cáo kinh doanh, báo cáo hóa đơn chi tiết các loại đồ uống bán ra.
  • Mở rộng kết nối với các đối tác đặt giao hàng giúp chủ quán kinh doanh thuận tiện trên nền tảng online.
  • Kết nối với hệ sinh thái công nghệ rộng lớn của iPOS.vn – đơn vị hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp quản lý khách hàng, đáp ứng các nhu cầu của chủ quán từ bán hàng, quản trị, phân tích dữ liệu và marketing.
quan ly quán cafe

Phần mềm quản lý bán hàng FABi – Giải pháp chuyên sâu cho quán cafe

Hiện FABi đang là lựa chọn tối ưu cho các chủ quán cafe bởi khả năng đáp ứng yêu cầu cao và mức chi phí hợp lý. Thiết kế nhỏ gọn và mang tính thẩm mỹ của FABi cũng góp phần xây dựng hình ảnh cho thương hiệu. Nếu bạn đang có ý định lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng cho quán cafe thì FABi là lựa chọn tối ưu nhất ở thời điểm hiện tại. 

Kinh doanh cafe là cuộc chơi dài hạn đòi hỏi bạn cần có sự nghiêm túc nghiên cứu kỹ lưỡng, từ quản trị, vận hành, sản phẩm đến xu hướng thị trường. Bạn cần có một kế hoạch kinh doanh cụ thể, từ kế hoạch kinh doanh ấy xây dựng quy chế quản lý quán cafe và tuân theo nó. Chúc bạn và thương hiệu của mình kinh doanh nhiều thuận lợi.