Tối ưu công suất nhà hàng nhờ ứng dụng công nghệ số

Dec 17, 2020 | Blog, Quản trị | 0 comments

Tối ưu công suất nhà hàng là sự lựa chọn hoàn toàn đúng đắn của các doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế khó khăn hiện nay. Đặc biệt là sau diễn biến phức tạp của dịch COVID-19 đang gây áp lực lên toàn bộ nền kinh tế, ảnh hưởng tiêu cực đến nhiều lĩnh vực, ngành nghề. Vậy vấn đề đặt ra là: Làm thế nào để ra các quyết định tối ưu một cách chính xác? Ứng dụng công nghệ số chính là câu trả lời cho bài toán này. 

1. Những khó khăn khi quản lý nhà hàng

tối ưu công suất nhà hàng

Nhà hàng quá đông khách đồng nghĩa với việc khâu phục vụ, chăm sóc khách hàng gặp nhiều khó khăn.

Nhà hàng quá đông khách: Ngành F&B được đánh giá là có sự tăng trưởng rất mạnh tại Việt Nam với triển vọng rất lớn. Khi nhà hàng quá đông khách đồng nghĩa với việc khâu phục vụ, chăm sóc khách hàng gặp nhiều khó khăn. Các khó khăn này hầu như đều xảy ra theo một chuỗi hệ thống từ đội ngũ nhân viên nhà hàng.

Lễ tân: Nhân viên không nắm được cụ thể số lượng khách hàng, số lượng bàn còn trống, bàn nào chuẩn bị ra về,… dẫn tới việc khách hàng phải chờ đợi quá lâu, thậm chí cảm thấy hậm hực khi ra về. Không quá khó khăn để nhận ra khi nào quán “vỡ trận” và quá tải. Nhiều trường hợp dở khóc dở cười khi vừa nhận khách hàng mới nhưng khi kiểm tra lại thì không còn bàn nào trống.

Nhân viên order: Khi quán quá đông khách rất dễ xảy ra việc order nhầm món, nhầm bàn của khách hàng. Nguyên nhân chính là do việc không nắm bắt kịp khách hàng nào đến trước, khách hàng nào đến sau. Quán đông, chen chúc, xếp hàng, ai cũng muốn phục vụ trước. Một nhân viên đôi khi phải phục vụ 5-7 bàn cùng một lúc, lúc quên lúc nhớ. Khách hàng phải chờ đợi quá lâu, đồ ăn không đúng như yêu cầu rồi sinh ra bực bội, khó chịu.

tối ưu công suất nhà hàng

Bộ phận chế biến thường phải chịu áp lực lớn khi lượng thông tin về khẩu phần ăn của khách hàng quá nhiều

Bộ phận chế biến: Khi lượng khách dồn dập, bộ phận Bar/bếp thường phải chịu áp lực rất lớn khi nhân viên order giục giã và truyền nhiều lượng thông tin về khẩu phần ăn của mỗi vị khách, quản lý nguyên vật liệu trong kho để phân bổ cho từng món ăn, giải quyết các vấn đề khi nhân viên đặt bàn order sai, chế biến nhầm món,…. dẫn tới món ăn lên chậm và trái ý khách hàng.

Và đây cũng là thời điểm dễ xảy ra thất thoát nhất khi không thể theo dõi các công đoạn sát sao. Một món ăn được nhiều bàn gọi nhưng người đầu bếp không thể tổng hợp hết, dẫn tới việc chế biến lắt nhắt, không tối ưu quá trình chế biến. Từ đó, nguyên vật liệu cũng bị lãng phí và thất thoát kèm theo. Tuy khách hàng đông nhưng không thấy lãi mà chỉ thất hao hụt nguyên vật liệu.

Thu ngân: Là người phụ trách theo sát, tổng hợp các thông tin, số liệu đơn hàng từ nhà bếp và phục vụ chuyển ra để thanh toán cho khách hàng nhanh nhất. Tuy nhiên, khi lượng khách hàng quá đông, thu ngân rất dễ bị nhầm số liệu, thông tin khiến khách hàng không hài lòng. Nhiều trường hợp tính nhẩm, trả lại tiền thừa, ghép đơn, ghép bàn,… và rất nhiều nghiệp vụ cần phải xử lý. Thậm chí, nhiều trường hợp phức tạp bị rối trí và không xử lý kịp thời. 

2. Làm thế nào để tối ưu công suất nhà hàng?

Có kế hoạch tuyển dụng cụ thể

Quản lý nhà hàng cần ước lượng được số lượng khách hàng, thời điểm nào là khung giờ cao điểm đông khách cần nhiều nhân viên phục vụ, số lượng khách hàng tối đa có thể phục vụ để đưa ra kế hoạch tuyển dụng chi tiết. Cần vạch ra số lượng nhân viên cần tuyển, các yêu cầu và trình độ cần thiết, thiết lập bộ câu hỏi phỏng vấn để kiểm tra mức độ phù hợp của nhân viên. Bên cạnh đó, cần tính toán mức lương chi trả cho nhân viên sao cho hợp lý nhất, bởi nó là một phần ngân sách duy trì quán bạn phải bỏ ra hàng tháng.

Nhiều chủ nhà hàng lựa chọn phương án thuê thêm nhân viên để giải quyết vấn đề khi quán đông khách để tối ưu công suất nhà hàng nhưng lại không thể phân chia công việc, quyền hạn cho từng nhân viên một cách hợp lý. Đặc biệt, đối với những nhà hàng quy mô lớn, số lượng nhân viên đông, người quản lý thường gặp khó khăn khi không bao quát được tất cả. 

Không chỉ vậy, nhiều nhân viên nhà hàng chỉ làm việc thời vụ, làm theo ca với lịch làm việc không ổn định. Từ đó, rất dễ nảy sinh các vấn đề trong quá trình sắp xếp công việc, tính lương cho nhân viên, dẫn đến thất thoát nguồn lực và giảm hiệu quả kinh doanh.

tối ưu công suất nhà hàng

Cần ước lượng được số lượng khách hàng tối đa có thể phục vụ để đưa ra kế hoạch tuyển dụng chi tiết. 

Đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng

Những tiêu chuẩn về năng lực ở mỗi vị trí sẽ là cơ sở chuẩn mực để người quản lý theo dõi và đánh giá nhân viên có đáp ứng đúng yêu cầu công việc hay không. Từ đó, sẽ có phương án đào tạo hoặc sa thải những nhân viên không đủ năng lực. Việc đặt ra các tiêu chuẩn là phương pháp thúc đẩy nhân viên cố gắng hoàn thành công việc tốt nhất.

Phân chia công việc một cách hợp lý

Mỗi bộ phận trong nhà hàng đều có một chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Để nhà hàng vận hành trơn tru các bộ phận cần có sự phối hợp và phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các ca, công việc của từng bộ phận. Từ đó, nhân viên sẽ được giao công việc phù hợp với năng lực của mình.

Chuyên nghiệp hóa quản lý tại từng bộ phận

Chia nhỏ và chuyên nghiệp hóa từng bộ phận để quản lý là điều cần thiết tại mỗi nhà hàng:

  • Nhân viên phục vụ: Người quản lý thường là các trưởng ca và có trách nhiệm đánh giá năng suất làm việc của từng nhân viên tại ca đó. Tùy vào thời điểm đông khách hay vắng khách mà người quản lý sẽ bố trí, phân công công việc phù hợp nhất.
  • Bộ phận chế biến: Chất lượng món ăn và tốc độ ra đồ ăn phụ thuộc hoàn toàn vào bộ phận Bar/bếp. Do đó, đòi hỏi người bếp trưởng cần đảm bảo nhân viên của mình làm việc với năng suất tốt và phối hợp nhuần nhuyễn với các bộ phận khác.
  • Bộ phận thu ngân/kế toán/kiểm kho: Nhân viên thu ngân, kế toán và người quản lý kho là hai bộ phận cần có tính cẩn thận và đặc biệt phải trung thực. Do đó người quản lý cần phải theo dõi nhân viên một cách sát sao và yêu cầu họ gửi báo cáo hàng ngày nhằm hạn chế tối đa những sai phạm không đáng có.
tối ưu công suất nhà hàng

Quản lý nhà hàng cần theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

Quản lý nhà hàng cần theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên. Với những nhân viên làm việc có năng suất thì cần có sự khen thưởng, động viên để khích lệ tinh thần làm việc. Trái lại, đối với những trường hợp sai phạm, người quản lý cần có biện pháp xử lý và đưa ra phương án giải quyết phù hợp nhất.

Chính sách lương thưởng và đãi ngộ hợp lý

Chế độ lương thưởng là một phần quan trọng nếu muốn phát triển đội ngũ nhân viên chất lượng. Sẽ mất nhiều công sức để tính toán chi phí và doanh thu để tạo ra lợi nhuận. Nhiều nhà hàng kinh doanh đông khách mà vẫn lỗ, không phát triển được một phần cũng bởi khâu quản lý thất thoát và quản lý nhân sự không chặt chẽ.

3. Ứng dụng công nghệ để tối ưu công suất nhà hàng

Để thay đổi và đưa ra các giải pháp khắc phục khó khăn đòi hỏi nhà hàng phải mạnh dạn thay đổi, đầu tư và ứng dụng giải pháp công nghệ mới, đặc biệt là trong cuộc cách mạng 4.0 như hiện nay. Điều này không chỉ giúp tối ưu công suất nhà hàng, tăng hiệu quả kinh doanh mà còn cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho thực khách. Việc sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng sẽ mang lại cho nhà hàng nhiều lợi ích. Cụ thể:

Sử dụng đồng bộ trên nhiều thiết bị

Không giới hạn việc sử dụng trên thiết bị máy POS hay máy tính, bạn có thể thao tác bán hàng, quản lý tình hình kinh doanh thông qua các thiết bị di động như máy tính bảng, smartphone với phần mềm quản lý bán hàng iPOS. Toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ với nhau, giúp bạn linh hoạt trong quá trình sử dụng nhằm tối ưu công suất nhà hàng.

tối ưu công suất nhà hàng

Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng sẽ mang lại cho nhà hàng nhiều lợi ích

Tối ưu quy trình tương tác giữa các bộ phận

Thay vì cầm giấy đi từng bàn để khi món theo phương thức truyền thống thì chỉ cần một cú chạm nhẹ trên điện thoại, máy tính bảng nhân viên có thể order tiện lợi, nhanh chóng. Ngay lập tức, đơn hàng sẽ được chuyển tiếp cho bộ phận Bar/bếp để thực hiện chế biến. Đồng thời, thông tin cũng được chuyển đến máy POS cho nhân viên thu ngân. Nhờ đó, nhân viên không phải di chuyển nhiều như trước, mọi thông tin order, yêu cầu thêm/hủy món, hết món đều được chuyển tiếp giữa các bộ phận nhanh chóng, kịp thời.

Đa dạng phương thức thanh toán

Sau khi khách hàng dùng bữa xong, bạn có thể in hóa đơn để thực hiện thanh toán nhanh chóng bằng các thao tác cực kỳ đơn giản. Trường hợp áp dụng thêm các chương trình khuyến mãi hay cộng thuế VAT, nhân viên cũng có thể thao tác dễ dàng ngay trên giao diện thanh toán.

Hiện nay, phần mềm tính tiền iPOS hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán như: tiền mặt, thẻ ATM, Visa, Mastercard, thanh toán điện tử như Momo, Zalo Pay, VNPAY,… Nhờ đó khách hàng có nhiều lựa chọn trong việc thanh toán và nhà hàng cũng có thể đáp ứng kịp thời khi khách có nhu cầu.

Không chỉ vậy, phần mềm có thể kết nối với các thiết bị phần cứng như máy in, máy in order, máy in tem nhãn, két đựng tiền,… Khi thanh toán các thiết bị liên quan sẽ hoạt động ngay tức thì như in hóa đơn, mở két tiền,… giúp quá trình thanh toán thuận tiện, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

FABi Manager

Quản lý nhà hàng từ xa ngay trên thiết bị di động

Ứng dụng quản lý từ xa cho nhà quản lý

Không cần có mặt trực tiếp tại nhà hàng để giám sát mọi hoạt động kinh doanh, chủ nhà hàng hoàn toàn có thể nắm bắt tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi trên thiết bị di động thông qua ứng dụng FABi Manager. Các dữ liệu, báo cáo kinh doanh, thu chi,… sẽ được cập nhật nhanh chóng và chính xác theo thời gian thực, giúp chủ nhà hàng dễ dàng theo dõi và đưa ra kế hoạch điều chỉnh kịp thời.

Mở rộng kết nối với nhiều ứng dụng chuyên biệt trong quản lý nhà hàng

Nằm trong hệ sinh thái sản phẩm công nghệ được xây dựng chuyên biệt cho ngành kinh doanh nhà hàng của iPOS.vn, phần mềm có thể tích hợp thêm các giải pháp tiện ích khác giúp bạn quản lý nhà hàng một cách toàn diện và chuyên nghiệp hơn. Một số giải pháp ưu việt có thể kể đến như:

– Phần mềm chăm sóc khách hàng CRM: Thu hút đăng ký thành viên qua Zalo, Facebook; Lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, tạo tương tác chăm sóc khách hàng tự động, xây dựng chương trình hội viên; phát hành e-vouchers; hỗ trợ đặt đơn trên Zalo OA (Zalo Official Account),…

– Phần mềm quản lý kho: Xây dựng định mức nguyên liệu, quản lý kho chặt chẽ, theo dõi chi tiết tình hình xuất nhập tồn, kết nối dễ dàng với các nhà cung cấp,…

– Phần mềm kế toán nhà hàng : Đồng bộ dữ liệu với hệ thống quản lý bán hàng, hỗ trợ đắc lực cho nghiệp vụ kế toán tại nhà hàng như tự động phát sinh bút toán doanh thu, chiết khấu, giảm giá, thuế,… theo đúng quy định kế toán hiện hành. Nhờ đó, kế toán nhà hàng không cần phải thực hiện nhập số liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót.

tối ưu công suất nhà hàng

Đa dạng giải pháp giúp quản lý nhà hàng toàn diện

– Giải pháp quản lý bán hàng đa kênh : Quản lý toàn bộ đơn hàng từ các kênh online nội bộ như website, Facebook, Zalo, điện thoại,… tại một nơi duy nhất; xử lý và điều phối đơn hàng nhanh chóng tránh tình trạng mất đơn, thiếu đồ, sai đồ,…; kết nối tổng đài VOIP giúp tiếp nhận cuộc gọi dễ dàng; kết nối iPOS CRM giúp hiển thị đầy đủ thông tin khách hàng, dễ dàng đăng ký thành viên hay áp dụng ưu đãi,…

Giải pháp Menu điện tử 020: Khách hàng có thể tự gọi món bằng cách quét QR Code tại bàn, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự trong quá trình vận hành.

Giải pháp quản lý bếp KDS: Ngoài tiếp nhận và hiển thị các đơn order, cũng hỗ trợ đắc lực trong việc điều phối hoạt động trong khu vực bếp khi sắp xếp thứ tự đơn hàng một cách khoa học, tổng hợp số lượng các món cần thực hiện, theo dõi đơn nào đã hoàn thành, đơn nào chưa, đơn nào đang chờ lâu,… Trường hợp hết món nào đó, bếp cũng có thể thông báo kịp thời đến nhân viên order qua hệ thống KDS, nhờ đó nhân viên cập nhật kịp thời tình trạng còn hết món để tư vấn cho khách hàng.

Hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp được cho bạn những thông tin hữu ích về việc tối ưu công suất nhà hàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý nhà hàng để khắc phục được những vấn đề trên, hãy liên hệ iPOS.vn để được tư vấn và giải đáp mọi vấn đề thắc mắc.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN