Top 5 phần mềm quản lý kho dành cho nhà hàng, quán cafe

Mar 19, 2021 | Blog, Công nghệ

Việc thất thoát, lãng phí nguyên vật liệu trong các nhà hàng, quán cafe là bài toán khá đau đầu của không ít chủ kinh doanh. Việc này có thể dẫn đến tốn kém chi phí, sụt giảm lợi nhuận, vận hành quán khó khăn,… Tuy nhiên, bạn sẽ không cần phải lo lắng đến vấn đề này với sự trợ giúp của phần mềm quản lý kho.

Vậy phần mềm quản lý kho có những tính năng chính gì? Những phần mềm nào đang được sử dụng nhiều nhất? Hãy theo theo dõi trong bài viết dưới đây. 

1. Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho là sản phẩm công nghệ được thiết kế để tối ưu hóa quá trình đặt mua hàng, lưu trữ và theo dõi hàng hóa trong kho. Các tính năng của phần mềm quản lý kho dành cho nhà hàng và quán cafe sẽ cho phép bạn xác định số dư nguyên vật liệu trong kho, theo dõi mặt hàng dự trữ, sắp xếp nguyên vật liệu theo các nhóm khác nhau. Ngoài ra, phần mềm tự động theo dõi và ghi lại các giao dịch xuất nhập nguyên vật liệu, quản lý thất thoát,…

Phần mềm quản lý kho hỗ trợ kiểm soát nguyên vật liệu chặt chẽ hơn 

Phần mềm quản lý kho hỗ trợ kiểm soát nguyên vật liệu chặt chẽ hơn 

Sự trợ giúp đắc lực từ ứng dụng công nghệ hiện đại này giúp chủ kinh doanh có thể hạn chế việc đặt mua nguyên vật liệu quá nhiều dẫn đến dư thừa và bị hỏng, làm tăng chi phí thực phẩm cho món ăn, đồ uống hoặc việc đặt hàng quá ít để cung cấp cho bộ phận bếp, khiến cửa hàng thất thu, đánh mất khách hàng. Nói chung, các cửa hàng kinh doanh ăn uống nên sử dụng phần mềm quản lý kho để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu. 

2. Lợi ích của phần mềm quản lý kho 

2.1. Tiết kiệm chi phí nguồn nhân lực

Khi có một số lượng lớn các nguyên vật liệu cần quản lý, chủ kinh doanh cần bỏ ra một khoản chi phí rất tốn kém cho nhân viên làm việc trực tiếp tại kho. Quản lý kho bao gồm rất nhiều công việc như sắp xếp nguyên liệu trong kho, đảm tiêu tiêu chuẩn nguyên liệu, thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng, theo dõi tồn kho tối thiểu và đặt hàng mới khi cần thiết. 

Việc quản lý kho theo phương pháp thủ công như ghi chép sổ sách, giấy tờ, kiểm tra hàng ngày,… vừa tồn thời gian, nguồn lực mà vẫn không tránh khỏi những sai sót, nhầm lẫn. Nếu doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý kho chắc chắn sẽ làm giảm thiểu tối đa số lượng nhân viên, đồng thời tạo điều kiện cho chủ kinh doanh quản lý nhân viên dễ dàng hơn.

2.2. Theo dõi chính xác nguyên vật liệu tồn kho

Phần mềm quản lý kho hỗ trợ nhà hàng, quán cafe quản lý số lượng nguyên vật liệu tồn kho một cách chính xác nhất dựa vào các trường thông tin về loại hàng, ngày nhập, hạn sử dụng,… Việc luôn nắm chắc số lượng nguyên vật liệu giúp quản lý kho có thể thực hiện đặt hàng và cung cấp đầy đủ, kịp thời những nguyên vật liệu cần thiết, đảm bảo liên tục phục vụ cho hoạt động kinh doanh của các cửa hàng. 

Hơn nữa, thông qua phần mềm quản lý kho, người quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan về lượng hàng tồn ở tất cả các kho giúp giảm tồn kho đến mức tối thiểu, tránh để tồn nguyên vật liệu khiến sản phẩm bị hư hỏng, gây ra tốn kém chi phí. Bạn có thể dự đoán khi nào cần mua mới, khi nào cần bổ sung để đáp ứng đủ nhu cầu tiêu thụ mà không bị lãng phí.

2.3. Quản lý chi tiết và định mức từng mặt hàng

Các phần mềm quản lý kho phục vụ cho nhà hàng, quán cafe đều có tính năng hỗ trợ quản lý nguyên vật liệu theo nhiều đơn vị tính khác nhau (tạ, yến, kg, chai, lọ, bao, hộp,…), nhờ đó việc quản lý chính xác định mức hàng hóa trong kho trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Ví dụ: trong kho hàng của một quán cafe có 3kg hạt cà phê, 50 hộp sữa đặc, 2kg trà ô long, 5kg đường,… 

Quản lý kho bằng phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, chi phí hơn rất nhiều so với phương pháp truyền thống

Quản lý kho bằng phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, chi phí hơn rất nhiều so với phương pháp truyền thống

2.4. Hạn chế thất thoát nguyên vật liệu

Không ít nhà hàng, quán cafe rơi vào tình trạng số lượng nguyên vật liệu trên sổ sách và trên thực tế chênh lệch nhau khi kiểm kê vào cuối tháng. Nguyên nhân gây ra sự thất thoát này có thể đến từ nhiều yếu tố như nhầm lẫn trong quá trình xuất/nhập kho, sơ hở trong quản lý nhân viên kho dẫn đến hành vi trục lợi cá nhân. Phần mềm quản lý kho có thể kiểm soát tất cả các số liệu nhập/xuất kho chặt chẽ, tránh hậu quả thất thoát vào ảnh hưởng đến chi phí và hiệu quả kinh doanh.

Xem thêm:  Quản lý nguyên vật liệu quán cafe như thế nào để không thất thoát?

2.5. Cung cấp báo cáo chi tiết tức thì

Các phần mềm quản lý kho hiện nay đều có khả năng tạo báo cáo với nội dung theo nhu cầu của người dùng. Báo cáo được hiển thị dựa trên các dữ liệu được liên tục cập nhật trên phần mềm. Các báo cáo được thể hiện dưới hình thức sơ đồ, biểu đồ, bảng biểu để biểu diễn dữ liệu trong bản báo cáo nhằm đưa đến cái nhìn sinh động, trực quan cho người xem. 

3. Top 5 phần mềm quản lý kho được ưa chuộng nhất hiện nay

3.1. iPOS Inventory

Đối với các cửa hàng kinh doanh ăn uống, phần mềm iPOS Inventory chính là sự lựa chọn phù hợp nhất. Khác với những phần mềm quản lý kho khác trên thị trường, iPOS Inventory do iPOS.vn cung cấp là giải pháp thông minh, toàn diện, sở hữu những tính năng chuyên biệt dành riêng cho ngành F&B. Sản phẩm hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ quản lý kho, đáp ứng nhu cầu từ mô hình nhỏ lẻ cho đến chuỗi lớn.

iPOS Inventory sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với các phần mềm khác trên thị trường vì đáp ứng đầy đủ quy trình nghiệp vụ quản trị kho cho các vị trí vận hành từ quản lý kho, thu mua, kế toán,… và các mô hình lớn bao gồm kho tổng và bếp trung tâm. Tất cả các mô hình kinh doanh trong ngành F&B từ một cửa hàng đơn lẻ đến chuỗi nhiều cửa hàng bao gồm cả kinh doanh nhượng quyền để chủ thương hiệu có thể theo dõi và kiểm soát mức sử dụng nguyên vật liệu từng điểm. 

Giao diện của phần mềm quản lý kho iPOS Inventory 

Giao diện của phần mềm quản lý kho iPOS Inventory 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho iPOS Inventory:

– Thiết lập định mức nguyên vật liệu cho món để tránh nhân viên gian lận và đảm bảo chất lượng sản phẩm. 

– Theo dõi tồn kho nguyên vật liệu theo thời gian thực để lên kế hoạch xuất/nhập nguyên vật liệu kịp thời, đáp ứng đủ nhu cầu mà không bị lãng phí.

– Hệ thống báo cáo, phân tích xuất/nhập kho cập nhật theo nhu cầu khác nhau của người quản lý: báo cáo thu chi, quản lý tồn kho, nhà cung cấp… được thiết kế trực quan, dễ hiểu.

– Đánh giá và so sánh chi tiết quá trình mua hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian đáp ứng nguyên vật liệu từ những nhà cung cấp khác nhau. 

– Kết nối với phần mềm quản lý bán hàng iPOS.vn để tạo sự tiện lợi nhất cho quy trình quản lý kho.

3.2. KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý kho hàng dành cho nhiều cửa hàng kinh doanh bán lẻ thuộc các ngành nghề khác nhau. Chủ kinh doanh nhà hàng, quán cafe cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý kho của KiotViet vì sản phẩm cũng sở hữu những tính năng giúp nâng cao hiệu quả kiểm kê kho, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ hoạt động xuất/nhập của kho.  

Phần mềm quản lý kho KiotViet 

Phần mềm quản lý kho KiotViet 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho KiotViet:

– Chủ kinh doanh có thể nắm bắt số lượng nguyên vật liệu tồn kho thông qua các chỉ số được cập nhập thời gian thực.

– Quản lý tốt lịch sử nguyên vật liệu tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán được nhu cầu của bếp, giữ lượng sản phẩm tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn.

– Tạo các nghiệp vụ mua hàng mới như tạo hóa đơn, đặt hàng, trả hàng,… chỉ trên một màn hình giao diện. 

– Hạn chế thất thoát, lưu trữ thông tin vị trí đặt hàng, quản lý theo lô date, hỗ trợ cảnh báo nguyên vật liệu tồn để tránh bị hư hỏng một cách lãng phí.

3.3. CukCuk

Phần mềm quản lý kho CukCuk được phát triển bởi công ty Misa – đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp quản lý và kế toán cho doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam. Với CukCuk, chủ kinh doanh có thể thống kê hoạt động xuất nhập, theo dõi kho quỹ một cách khoa học, nhanh chóng, thuận tiện. CukCuk là phần mềm sở hữu giao diện thân thiện, các thao tác sử dụng đơn giản, cho phép chủ kinh doanh theo dõi hoạt động quản lý kho trên một giao diện duy nhất. Một ưu điểm khác của CukCuk là sản phẩm được tối ưu để quản lý kho quỹ cho nhà hàng, quán cafe.

Phần mềm quản lý kho CukCuk có giao diện thân thiện với người dùng 

Phần mềm quản lý kho CukCuk có giao diện thân thiện với người dùng 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho CukCuk:

– Khai báo danh mục kho, nhập tồn kho đầu kỳ, chuyển dữ liệu quản lý kho từ file excel đã có sẵn sang hệ thống.

– Hệ thống có thể nhắc nhở chủ quán hạn sử dụng kịp thời tránh tình trạng thất thoát, lãng phí.

– Theo dõi tình hình xuất/nhập kho bằng cách lập phiếu xuất, nhập, kiểm kê kho theo từng thời điểm.

– Kiểm soát, phân loại nguyên vật liệu chi tiết đến từng nhóm, thậm chí là từng nguyên vật liệu cụ thể.

3.4. Sapo 

Sapo là phần mềm quản lý kho của Công ty Công nghệ Sapo – đơn vị chuyên cung cấp các nền tảng bán hàng đa kênh uy tín trên thị trường, được phát triển nhằm hỗ trợ tối ưu các hoạt động quản lý và bán hàng tại cửa hàng và trên kênh online. Các cửa hàng kinh doanh ăn uống cũng có thể sử dụng Sapo để quản lý kho từ khâu nhập hàng đến xuất kho, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí trong việc kiểm soát nguyên vật liệu. 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho Sapo:

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho Sapo:

– Quản lý chính xác và chi tiết số lượng nguyên liệu tồn kho cho cửa hàng và chuỗi cửa hàng.

– Quản lý đồng thời chuỗi nhà hàng/quán cafe, đặc biệt việc phân chia quyền giữa các chi nhánh để chủ thương hiệu theo dõi và giám sát hàng ngày trên từng chi nhánh đơn giản hơn. 

– Tích hợp trực tiếp vào Facebook, giúp tự động cập nhật thông tin đơn hàng, khách hàng, tồn kho sản phẩm thực tế phục vụ quá trình tư vấn khách hàng trên Facebook. Tính năng này phù hợp với các cửa hàng kinh doanh bán lẻ sản phẩm thời trang, thực phẩm,… hơn cho ngành F&B. 

3.5. Suno

Phần mềm quản lý kho Suno được tích hợp trong giải pháp quản lý bán hàng tổng thể cũng là sản phẩm được nhiều cửa hàng bán lẻ sử dụng hiện nay. Suno phù hợp nhất với các cửa hàng bán lẻ, siêu thị, cửa hàng thời trang với chức năng quản lý mã vạch tiện lợi. Nhà hàng, quán cafe có thể sử dụng Suno để kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu, hạn chế gian lận, thất thoát, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành cửa hàng. 

Suno cũng là phần mềm quản lý kho phổ biến 

Suno cũng là phần mềm quản lý kho phổ biến 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho Suno: 

– Cho phép người dùng quản lý nguyên vật liệu chi tiết theo mã hàng, xuất thông tin hàng từ file excel, website hoặc phần mềm quản lý cũ, phân loại sản phẩm theo danh mục.

– Quản lý hoạt động xuất/nhập kho, đưa ra gợi ý khi kho cần mua thêm nguyên vật liệu để cung ứng đủ cho bộ phận chế biến. 

– Phần mềm hỗ trợ đa nền tảng, từ desktop, di động tới các thiết bị khác như máy in vạch, máy in tem.

– Phần mềm không giới hạn người dùng, hàng hóa, đơn hàng, hỗ trợ lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây.

Phần mềm quản lý kho giúp chủ nhà hàng, quán cafe chủ động trong việc điều chuyển nguyên vật liệu, đáp ứng nhu cầu của nhà bếp và khách hàng để tránh gián đoạn trong quá trình kinh doanh. Hơn nữa, ứng dụng giải pháp công nghệ còn hỗ trợ cửa hàng của bạn vận hành hiệu quả, nâng cao năng suất công việc. Chúc bạn kinh doanh thành công.