5 “tử huyệt” trong kinh doanh cafe mà chủ quán cần tránh

May 21, 2021 | Blog, Quản trị

Bạn đang có ý định kinh doanh cafe nhưng vẫn còn đắn đo, cân nhắc không biết sẽ phải đối mặt với những rủi ro gì? Liệu mở quán cafe có đơn giản, dễ dàng như người ta vẫn nghĩ hay luôn rình rập những “tử huyệt” mà chỉ cần sảy chân vào là kinh doanh thất bại? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về đặc điểm của ngành kinh doanh cafe và những lý do khiến nhiều chủ quán thất bại để có thể tránh những sai lầm không đáng có dưới đây. 

1. Đặc trưng của ngành kinh doanh cafe hiện nay

Trên thực tế, kinh doanh cafe không phải là một ngành “hào nhoáng” như vẻ bề ngoài của nó. Rất nhiều chủ quán mới bước chân vào ngành chưa thực sự hiểu bản chất và sứ mệnh của một quán cafe mang lại cho khách hàng. Nếu chỉ “lao theo” tiêu chí “lợi nhuận là ưu tiên hàng đầu”, tỷ lệ kinh doanh một quán cafe thành công là rất mong manh. Trước hết, nếu có ý định mở quán cafe, bạn cần hiểu rõ những đặc điểm sau đây của ngành:

Thứ nhất, kinh doanh cafe không thể có lãi một sớm một chiều. Đặc trưng cơ bản của kinh doanh cafe là phải đầu tư một lượng vốn ban đầu tương đối lớn. Phần lớn chủ quán phải chấp nhận chịu lỗ trong khoảng 6 tháng đầu vì đây là lúc quán chưa đi vào quỹ đạo ổn định và chưa được nhiều người biết tới. Điều này khiến ngành kinh doanh cà phê rủi ro cao hơn nhiều những ngành khác. Hơn nữa, khác với lĩnh vực bán lẻ chỉ cần sản phẩm có thương hiệu, giá tốt là bán được hàng, kinh doanh cafe cần thời gian để quảng bá thương hiệu và tạo ra tệp khách hàng trung thành. Trong thời gian đầu, hãy ưu tiên việc duy trì tồn tại quán. 

Thứ hai, kinh doanh cafe là ngành có thời gian thu hồi vốn dài và có nguồn thu ổn định. Nếu bạn đang tìm một kênh đầu tư thu hồi vốn nhanh, dòng tiền đột biến thì chắc chắn đây không phải là sự lựa chọn hợp lý. Thời gian hòa vốn của một quán thuê mặt bằng 5 năm đâu đó sẽ rơi vào 36 tháng, và thuê 3 năm thì sẽ khoảng 19 tháng. Đây là con số ước lượng dựa trên kinh nghiệm đánh giá các chỉ số kinh doanh của một số quán. Tuy nhiên, khi quán cafe đã có thương hiệu và xây dựng được mối quan hệ với khách hàng, doanh thu của quán lại khá ổn định và đều đặn. Vì vậy, mở quán cafe cần sự bền bỉ, kiên trì và không được nóng vội. 

Kinh doanh cafe là ngành nghề cần rất nhiều thời gian mới có thể thu hồi vốn 

Kinh doanh cafe là ngành nghề cần rất nhiều thời gian mới có thể thu hồi vốn 

Thứ ba, kinh doanh cafe bao gồm rất nhiều quy trình. Trong thời gian đầu, bạn cần rất nhiều thời gian để xây dựng quy trình quản lý kinh doanh, quy trình nhập nguyên liệu và quản lý kho, quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự, quy trình phục vụ khách hàng,… Ngoài ra, trong quá trình vận hành, chủ kinh doanh cũng cần liên tục theo dõi, giám sát, đánh giá và điều chỉnh lại các quy trình để tối ưu bộ máy hoạt động trơn tru, hiệu quả hơn. 

Thứ tư, kinh doanh cafe thành công hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều vấn đề như mặt bằng, thời tiết, con người, khách hàng, mô hình kinh doanh, nhà cung cấp, trang trí, thiết kế,… rất rất nhiều thứ mà không phải một sớm một chiều bạn có thể tối ưu được tất cả. Vì vậy, hãy chuẩn bị tinh thần để trở thành người “ba đầu sáu tay” mới có thể kiểm soát được các đầu việc cần quản lý. 

Thứ năm, kinh doanh cafe là ngành “làm dâu thiên hạ”. Bạn sẽ phải phục vụ với rất nhiều kiểu khách hàng từ người trẻ đến người già, từ người dễ tính đến người chi li, xét nét. Do đó, chủ kinh doanh phải có sự linh động và ứng biến tốt trong mọi tình huống, luôn giữ thái độ bình tĩnh, chuyên nghiệp để xử lý vấn đề nếu không muốn để xảy ra khủng hoảng về dịch vụ khách hàng. Hãy tỉnh táo, vì chỉ cần một vụ việc nhỏ thôi cũng đủ để khiến ảnh hưởng đến tiếng tăm của quán mà bạn đã mất bao nhiêu công sức để xây dựng. Không những thế, bạn phải luôn cố gắng nâng cao trải nghiệm khách hàng từ sản phẩm, dịch vụ, thái độ phục vụ, không gian,… để họ hài lòng, vui vẻ. 

Xem thêm: Quy trình 10 bước để lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hoàn chỉnh

Thứ sáu, kinh doanh cafe cũng cần có đạo đức nghề nghiệp. Sản phẩm của bạn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của khách hàng, vì vậy, nguyên tắc vệ sinh an toàn thực phẩm luôn cần đặt lên hàng đầu. Chủ quán cafe tuyệt đối không nên chạy theo lợi nhuận mà nhập các nguyên vật liệu kém chất lượng với giá thành thấp để pha chế đồ uống phục vụ khách hàng. Đây là hành vi đi ngược lại với đạo đức nghề nghiệp và đáng bị lên án. 

Nguyên liệu để pha chế đồ uống trong quán cafe cần được tuyển chọn kỹ lưỡng 

Nguyên liệu để pha chế đồ uống trong quán cafe cần được tuyển chọn kỹ lưỡng 

Thứ bảy, kinh doanh cafe có bài toán nhân sự khá phức tạp. Khác với những ngành nghề khác, nhân viên phục vụ quán cafe thường làm việc với mục đích tạm thời để trang trải cho cuộc sống nên không gắn bó với quán. Tuyển được người làm được việc đã khó, giữ được người ấy còn khó hơn. Chủ quán nên biết cách khéo léo đối đãi với nhân viên, khích lệ họ với nguồn thu xứng đáng cũng như vạch ra lộ trình phát triển sự nghiệp. Tuy nhiên, chủ quán cafe vẫn cần nghiêm khắc để đảm bảo không để xảy ra tình huống nhân viên gian lận, thất thoát tiền bạc và nguyên liệu. 

Thứ tám, kinh doanh cafe là ngành cạnh tranh khốc liệt và có tỷ lệ đào thải bậc nhất. Giữa hàng nghìn quán cafe, điều gì khiến khách hàng phải lựa chọn bạn? Hãy sẵn sàng với sự cạnh tranh về giá bán, sản phẩm,… Đặc biệt, quán của bạn phải đem lại giá trị khác biệt cho khách hàng mới có thể thành công. Hơn nữa, đây là ngành dễ vào nhưng cũng rất dễ ra. Với vẻ bề ngoài đơn giản là phục vụ đồ uống cho mọi người, nhưng khi tham gia mới biết mở quán cafe phức tạp đến mức nào. Vì vậy, rất nhiều người thất bại vì thiếu kiến thức về tài chính, quản lý.  

2. Những “tử huyệt” trong kinh doanh cafe mà người mới dễ sảy chân vào

2.1. Sai lầm trong lựa chọn mặt bằng

70% chủ quán tán thành với ý kiến yếu tố quan trọng nhất khi kinh doanh cafe chính là địa điểm, địa điểm và địa điểm. Vì thế, việc đầu tiên cần làm trước khi mở quán là phải tìm hiểu và cân nhắc kỹ lưỡng địa điểm. Đặc điểm của ngành kinh doanh cafe là sản phẩm của các cửa hàng đều tương đối giống nhau. Việc không quá nhiều sự khác biệt trong menu đồ uống khiến khách hàng có rất nhiều lựa chọn khi quyết định đi cafe. Khi đó, họ sẽ ưu tiên đến yếu tố vị trí của quán cafe.

Giữa hàng trăm quán cafe ngoài kia, vì sao khách hàng phải tìm đến bạn? Bạn tự tin quán mình có đồ uống ngon, không gian đẹp thì chắc chắn khách hàng sẽ phải tự “mò” đến? Không, họ sẽ không lãng phí thời gian để đi tìm kiếm những quán cafe trong ngõ ngách xa xôi nào đó, trừ khi sản phẩm của bạn cực kỳ đặc biệt mà không thể tìm được ở đâu khác. Tuy nhiên, một địa điểm với “view” đẹp và thu hút nhiều người qua lại nhưng nếu vỉa hè nhỏ hẹp, không có chỗ để xe hay nằm trên đường một chiều… thì khách hàng cũng sẵn sàng rời bỏ bạn để đến một cửa hàng khác thuận tiện hơn.

Tất tần tật mọi vấn đề liên quan đến địa điểm kinh doanh cafe cần phải xem xét, khảo sát thật kỹ càng như: Lưu lượng xe và người qua lại mỗi giờ vào nhiều thời điểm khác nhau trong ngày để có thể ước đoán lượng khách hàng tiềm năng, có thuận lợi về giao thông không, có vỉa hè để xe thoải mái hay không, có gần khu dân cư, văn phòng, đông dân không…

2.2. Không xác định được khách hàng mục tiêu

Trước khi mở quán cafe, bạn không được quên một công việc quen thuộc đó là phân tích thị trường và khoanh vùng khách hàng mục tiêu. Việc vẽ ra chân dung khách hàng mục tiêu giúp bạn hiểu được tâm lý, mong muốn, nhu cầu của họ. Đây là những thông tin quan trọng ảnh hưởng đến hầu hết các khâu sau đó như thiết kế không gian quán, menu đồ uống, phong cách phục vụ… làm sao để phù hợp và thu hút đối tượng quán cafe đang hướng tới. 

Sai lầm của nhiều quán cafe là mặc dù có vị trí gần khu văn phòng mà lại thiết kế “xì tin”, ngộ nghĩnh, vật dụng in hình hoạt hình, phim truyện hoặc quán gần trường học mà bạn thiết kế phong cách quán trầm lặng, chín chắn… Những khách hàng xung quanh sẽ không ai vào quán cafe đó vì hoàn toàn “lệch” với phong cách với họ. 

Nếu muốn tránh khỏi “tử huyệt” này, quán cafe của bạn cần đáp ứng đúng sở thích và nhu cầu của khách hàng mục tiêu. Ví dụ, đối tượng quán cafe hướng tới là học sinh, sinh viên thì cần có không gian đẹp mắt, ánh sáng lung linh với đồ uống được trang trí “ngon mắt”, cầu kỳ để phục vụ việc check-in “sống ảo” trên mạng xã hội. Ngược lại, quán cafe nên được thiết kế tối giản, thoáng đãng với âm nhạc nhẹ nhàng sẽ thu hút đối tượng người đi làm tốt hơn. 

Bạn cần xác định khách hàng mục tiêu trước khi thiết kế không gian quán cafe

Bạn cần xác định khách hàng mục tiêu trước khi thiết kế không gian quán cafe

2.3. Định giá sản phẩm không hợp lý

Giá sản phẩm cũng là một “cái bẫy” mà nhiều chủ quán cafe dễ mắc phải. Giá đồ uống góp phần quan trọng quyết định việc khách hàng có lựa chọn quán của bạn hay không, và tất nhiên giá sẽ tác động đến lợi nhuận của quán nữa. Định giá sản phẩm tốt sẽ giúp quán vừa đạt được lợi nhuận như kỳ vọng mà vẫn đủ sức cạnh tranh trên thị trường. 

Có một số chủ quán cafe định giá sản phẩm giống hệt những cửa hàng đối thủ cạnh tranh hoặc thấp hơn một chút để khách hàng thấy mua đồ uống của quán mình sẽ “hời” hơn. Tuy nhiên, định giá thấp hơn đối thủ trong khi tiền thuê mặt bằng quán cao hơn, chi phí nguyên liệu đắt hơn, thì liệu doanh thu có đủ sức để “gánh” chi phí vận hành quán? Hơn nữa, định giá thấp sẽ khiến bạn khó lòng thực hiện các chương trình khuyến mãi và chăm sóc khách hàng. Ngược lại, nếu bạn mở một quán cafe đơn giản, nhưng bán với giá của một cốc cafe The Coffee House thì liệu có ai đến mua? 

Cách định giá sản phẩm khi kinh doanh cafe hợp lý nhất là định giá theo chi phí và lợi nhuận. Chủ quán sẽ xác định chi phí cấu thành thức uống/món ăn và mức lợi nhuận (theo tỷ lệ hay theo giá trị tuyệt đối) để quyết định giá bán cho menu.

– Chi phí trực tiếp: Là chi phí liên quan đến việc tạo ra đồ uống, bao gồm nguyên vật liệu, định lượng khẩu phần, những phần đồ bỏ để lấy nguyên liệu chất lượng tốt nhất,…

– Chi phí gián tiếp: Là chi phí của những giá trị tăng thêm như thương hiệu, dịch vụ,… Nếu quán cafe của bạn có thương hiệu, bạn được phép tính giá cao hơn thông thường nhưng vẫn được khách hàng chấp nhận là nhờ có chi phí gián tiếp này. 

– Chi phí nhân sự: Là chi phí trả lương cho người pha chế chuẩn bị đồ uống. Nếu người pha chế có bí quyết, công thức, kỹ thuật,… tốt thì nó gián tiếp tăng giá trị cho quán để bạn có thể định mức giá cao hơn thị trường. 

– Chi phí khác: Là những chi phí bao gồm khấu hao trang thiết bị, chi phí marketing, nhân sự vận hành khác, khấu hao mặt bằng,… tạo ra giá trị gia tăng ảnh hưởng đến giá sản phẩm. 

– Mức lợi nhuận mong muốn: Bạn cần xác định mức lợi nhuận mong muốn với từng sản phẩm theo giá trị tương đối (tỷ lệ %) hoặc giá trị tuyệt đối (lợi nhuận so với giá vốn). 

Ngoài ra, còn một phương pháp định giá sản phẩm phổ biến khác bằng cách xem xét chi phí thực phẩm cấu thành đồ uống, tính ra giá thành của từng đồ uống rồi sau đó định giá menu dựa trên tỷ lệ của giá thành. Ví dụ, giá thành tạo ra một cốc sinh tố dâu là 8.000 đồng, chi phí nguyên liệu, thực phẩm chiếm 25% thì giá bán lẻ của sinh tố dâu trên menu = giá thành chi phí tạo ra món / tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm = 8.000 / 25%. Như vậy, một cốc sinh tố dâu có giá 32.000 đồng. 

2.4. Không quản lý được dòng tiền

Dòng tiền của một quán kinh doanh cafe bao gồm: vốn (vốn đầu tư ban đầu như tiền thuê mặt bằng, thiết kế quán, mua thiết bị dụng cụ,… và vốn xoay vòng như tiền nhập nguyên liệu, thuê nhân viên,…) và doanh thu của quán. Quản lý dòng tiền mục đích chính là tạo ra lợi nhuận tốt, tránh thất thoát để sớm bù vốn ban đầu. Để làm được điều đó, chủ quán phân bổ vốn hợp lý và kiểm soát doanh thu chặt chẽ. 

Sai lầm mà nhiều chỉ quán cafe mắc phải là có số vốn khá ổn nhưng mua sắm, đầu tư ban đầu quá lãng phí, mạnh tay, khiến cho số tiền còn lại để duy trì quán quá ít. Nếu dự trù kinh phí hoạt động của những tháng sau đó rất hạn hẹp, chỉ trông chờ vào bán sản phẩm nguy cơ rủi ro thua lỗ là rất lớn. Ngoài ra, quản lý doanh thu không tốt cũng gây ảnh hưởng khiến số vốn xoay vòng không ổn định. Thất thoát doanh thu có thể đến từ những nguyên nhân như nguyên liệu kiểm soát không chặt chẽ, nhân viên gian lận trong quá trình thu tiền của khách hàng,…

Một bí quyết chủ quán có thể áp dụng là mua lại đồ đạc từ những địa điểm đang cần thanh lý, sang nhượng để tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, những tháng đầu mới khai trương có thể chưa đông khách, thậm chí phải bù lỗ nên bạn cần để ra một số vốn nhất định để duy trì hoạt động cho quán, ít nhất là trong 6 tháng. Trong quá trình vận hành quán, chủ quán cần theo dõi, kiểm soát doanh thu hàng ngày một cách chặt chẽ, chi tiết để có kế hoạch cân đối dòng tiền kinh doanh. 

2.5. Không xây dựng mối quan hệ với khách hàng

Một “tử huyệt” khác trong kinh doanh quán cafe mà người mới dễ sảy chân vào là không tạo ra được tệp khách hàng trung thành thông qua việc chủ động tương tác với khách hàng khi họ tới quán. Trong ngành kinh doanh cafe, 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng thân thiết. Bản chất đằng sau của những thẻ tích điểm, ứng dụng tích điểm hay thẻ thành viên chính là gây dựng lòng tin và sự kết nối lâu dài với khách hàng. Việc “trao thưởng” cho những khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ sẽ khiến họ cảm thấy “xứng đáng” khi trung thành với thương hiệu và đánh giá cao về chất lượng dịch vụ chăm sóc. 

Những chuỗi thương hiệu cafe lớn như The Coffee House, Starbucks hay Phúc Long,.. đều đầu tư vào chương trình khách hàng thân thiết bằng cách xây dựng ứng dụng tích điểm riêng. Tuy nhiên, nếu quán cafe của bạn không có đủ tiềm lực tài chính để xây dựng ứng dụng, bạn hoàn toàn có thể xây dựng chương trình hội viên trên Phần mềm quản lý khách hàng iPOS CRM dành riêng cho ngành kinh doanh ăn uống. 

Ngoài ra, quán cafe cần tích cực tương tác với khách hàng và mang tới những trải nghiệm cá nhân hóa. Ví dụ, chuỗi cafe The Coffee House luôn gây ấn tượng với lời chào niềm nở khi khách hàng vừa bước vào quán hay Starbucks tặng một phần bánh miễn phí cho thành viên trong tháng sinh nhật. Có rất nhiều ý tưởng tạo tương tác khách hàng mà quán cafe của bạn có thể tham khảo như: gửi lời chúc mừng kèm phần nước miễn phí trong tháng sinh nhật khách hàng, chủ động gợi ý món ăn theo lịch sử trong quá khứ,… 

The Coffee House tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng

The Coffee House tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng

Tóm lại, kinh doanh cafe là một lĩnh vực hết sức rủi ro và nhiều thử thách. Tuy nhiên, nếu chủ quán tránh được những “tử huyệt” trên thì khả năng thành công là rất lớn và có thể “hốt bạc” từ ngành nghề đầy tiềm năng này. Chúc bạn kinh doanh thành công!